Zo organiseer je een vrijwilligersfeest

Begin met de datum, locatie en toegang voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna verzamel je aanmeldingen en dieetwensen, zodat je het definitieve aantal gasten en de cateringhoeveelheden op tijd kunt bepalen. Werk vervolgens het programma uit met een welkomstwoord, muziek en spellen. In de laatste dagen regel je boodschappen, reserveringen en naamkaartjes en controleer je of tafels, servies, apparatuur en sleutels beschikbaar zijn. Zo voorkom je dat de voorbereiding op de feestdag zelf vastloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen registreren
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Herinnering versturen
8
Definitief aantal gasten bepalen
9
Cateringhoeveelheden berekenen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Reserveringen maken
12
Muziek afspeellijst samenstellen
13
Programma uitwerken
14
Welkomstwoord voorbereiden
15
Spelmateriaal selecteren
2 personen
16
Naamkaartjes maken
2 personen
17
Menukaarten printen
18
Prijzen voor spellen kopen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Groenten wassen
2 personen
22
Desserts voorbereiden
2 personen
23
Servies klaarzetten
2 personen
24
Locatie controleren
2 personen
25
Sleutels en toegang regelen

Event

26
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
27
Buffettafels opstellen
3 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Verlichting plaatsen
2 personen
30
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
31
Muziek testen
32
Buffetgerechten bereiden
4 personen
33
Salades klaarmaken
3 personen
34
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
35
Desserts klaarzetten
2 personen
36
Drankenbuffet inrichten
2 personen
37
Naamkaartjes klaarleggen
38
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
39
Toiletten controleren
40
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
41
Gasten verwelkomen
3 personen
42
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
43
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
44
Welkomstwoord houden
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Spelronde begeleiden
2 personen
48
Buffet openen
2 personen
49
Buffet aanvullen
3 personen
50
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
51
Borden en bestek aanvullen
2 personen
52
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
53
Dessert serveren
3 personen
54
Dankwoord uitspreken
55
Prijswinnaars bekendmaken
56
Muziek en dans begeleiden
2 personen
57
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
58
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

59
Restanten veilig verpakken
2 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Decoratie verwijderen
2 personen
63
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Afval wegbrengen
2 personen
66
Voorraad controleren
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Verloren voorwerpen verzamelen
69
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 10
Kledingrek
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Kommetjesaantal 30
Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Scharenaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Inductiekookplatenaantal 2
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaarthoudersaantal 55
Fotowand
Fotopropsaantal 20

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 4

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 60
Bingomolen
Quizkaartenaantal 60
Pennenaantal 60
Prijzenaantal 10

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging zodra datum en locatie vaststaan en plan uiterlijk een week voor het feest een herinnering. Zo kun je aanmeldingen, afmeldingen en dieetwensen verwerken voordat je bestelt.
Bepaal het definitieve aantal gasten enkele dagen vóór het feest en bereken daarna pas de cateringhoeveelheden. Controleer de boodschappenlijst nog een keer op vegetarische, allergene en dieetgebonden opties.
Leg het programma op tijd vast: reserveer een moment voor het welkomstwoord, plan de spellen en zet de muziek klaar. Koop prijzen voor de spellen niet pas op de feestdag zelf.
Controleer de locatie vóór de opbouw op tafels, stoelen, buffettafels, afvalbakken en een plek voor het kledingrek. Test ook de draagbare speaker, koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudbakken.
Zet servies, serveerbestek, waterkannen, thermoskannen en koelboxen per onderdeel klaar. Regel sleutels en toegang vooraf en wijs minstens één persoon aan die tijdens de ontvangst praktische problemen opvangt.

Veelgestelde vragen

Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een vrijwilligersfeest?: Verstuur de uitnodigingen zodra de datum en locatie bevestigd zijn, bij voorkeur minimaal 3 weken vooraf. Stuur ongeveer 1 week voor het feest een herinnering en sluit daarna de aanmeldingen op een vaste datum.
Wanneer bepaal je het definitieve aantal gasten?: Bepaal het definitieve aantal gasten enkele dagen vóór het vrijwilligersfeest, bijvoorbeeld 3 tot 5 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor de catering, het servies, de stoelen en de spelmaterialen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een vrijwilligersfeest?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Zet daarnaast vanaf het begin waterkannen klaar en houd extra voorraad achter de hand voor een langer programma.
Wanneer bereid je eten en desserts voor een vrijwilligersfeest?: Was groenten en bereid desserts bij voorkeur de dag ervoor als dat veilig kan. Doe bederfelijke boodschappen zo laat mogelijk, meestal 1 dag vooraf, en koel dranken en andere producten op tijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.