Organiser une fête des bénévoles, étape par étape

Commencez par fixer la date et le lieu, puis travaillez à rebours jusqu’au jour de la fête. Le nombre d’inscrits détermine les quantités de repas, la vaisselle, les tables et les boissons. Prévoyez aussi un suivi des besoins alimentaires, un programme simple et une personne pour gérer l’accès au lieu. Les oublis les plus fréquents concernent les réponses tardives, les boissons non refroidies et le matériel de service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Rédiger les invitations
3
Envoyer les invitations
4
Enregistrer les inscriptions
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer un rappel
8
Définir le nombre final d’invités
9
Calculer les quantités de catering
10
Vérifier la liste des courses
2 personnes
11
Faire les réservations
12
Composer la playlist musicale
13
Élaborer le programme
14
Préparer le mot de bienvenue
15
Sélectionner le matériel de jeu
2 personnes
16
Créer des badges nominatifs
2 personnes
17
Imprimer les menus
18
Acheter des prix pour les jeux
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Laver les légumes
2 personnes
22
Préparer les desserts
2 personnes
23
Préparer la vaisselle
2 personnes
24
Vérifier le lieu
2 personnes
25
Organiser les clés et l’accès

Événement

26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer les tables de buffet
3 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Installer l’éclairage
2 personnes
30
Raccorder le matériel audio
2 personnes
31
Tester la musique
32
Préparer les plats du buffet
4 personnes
33
Préparer les salades
3 personnes
34
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
35
Préparer les desserts
2 personnes
36
Installer le buffet de boissons
2 personnes
37
Préparer les badges nominatifs
38
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
41
Accueillir les invités
3 personnes
42
Distribuer les badges
2 personnes
43
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
44
Prononcer le mot de bienvenue
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Animer le tour de jeu
2 personnes
48
Ouvrir le buffet
2 personnes
49
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
50
Servir les repas diététiques
2 personnes
51
Réapprovisionner les assiettes et les couverts
2 personnes
52
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
53
Servir le dessert
3 personnes
54
Prononcer le discours de remerciement
55
Annoncer les gagnants
56
Animer la musique et la danse
2 personnes
57
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
58
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

59
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Évacuer les déchets
2 personnes
66
Vérifier les stocks
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Rassembler les objets perdus
69
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 10
Portant à vêtements
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Petits bolsqté 30
Verres à boireqté 80
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Ciseauxqté 3

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques à inductionqté 2
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Porte-nomsqté 55
Mur photo
Accessoires photoqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Rallongesqté 4

Matériel de jeu

Cartes de bingoqté 60
Boule de bingo
Cartes-quizqté 60
Stylosqté 60
Prixqté 10

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant la fête et demandez une réponse avec les besoins alimentaires. Faites un rappel 7 jours avant la date limite d’inscription.
Fixez le nombre final d’invités 5 à 7 jours avant l’événement. Utilisez ce chiffre pour calculer le traiteur, les assiettes, les verres et les couverts, avec une petite marge de sécurité.
Réservez le matériel dès que le lieu est confirmé : tables, chaises, tables de buffet, enceinte et équipements de maintien au chaud peuvent manquer si vous attendez la dernière semaine.
Préparez le déroulé, le mot de bienvenue, les badges et les menus au moins 2 jours avant. Le jour même, vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’accueil plutôt que sur l’impression ou l’organisation.
Refroidissez les boissons la veille et vérifiez l’accès au lieu le jour précédent. Confirmez qui possède les clés, à quelle heure l’installation commence et où placer les déchets.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête des bénévoles ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement, avec une date limite de réponse fixée 10 à 14 jours avant. Gardez ensuite 5 à 7 jours pour traiter les inscriptions et confirmer les quantités.
Quand arrêter le nombre d’invités ?: Arrêtez le nombre final 5 à 7 jours avant la fête. Ce délai permet encore d’ajuster les courses, les réservations et les besoins alimentaires sans travailler dans l’urgence.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la vaisselle, les boissons et l’espace d’accueil. Ajoutez 30 minutes si vous devez vérifier l’accès, préparer le café ou installer une enceinte.
Que faut-il vérifier la veille d’une fête des bénévoles ?: Vérifiez les clés, l’accès, le mobilier, la vaisselle, les boissons et les équipements de cuisine la veille. Préparez aussi les badges, les menus et les desserts afin de garder le jour même pour les dernières courses et l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.