Cómo organizar una fiesta para voluntarios sin olvidar lo esencial
Una fiesta de voluntarios funciona mejor cuando cierras primero la fecha, el lugar y el número de asistentes. Después puedes calcular el catering, recoger preferencias dietéticas y organizar las compras sin improvisar. Reserva con tiempo lo que no tengas disponible, como mesas, sillas, vajilla o una máquina de café. En los últimos días, centra el trabajo en preparar la comida, enfriar las bebidas, comprobar el acceso y dejar listo el programa.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Redactar invitaciones
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Registrar inscripciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Enviar recordatorio
- 8
Determinar el número definitivo de invitados
- 9
Calcular las cantidades de catering
- 10
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 11
Hacer reservas
- 12
Crear lista de reproducción musical
- 13
Desarrollar el programa
- 14
Preparar el discurso de bienvenida
- 15
Seleccionar material de juego
2 personas
- 16
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 17
Imprimir menús
- 18
Comprar premios para los juegos
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Lavar las verduras
2 personas
- 22
Preparar los postres
2 personas
- 23
Preparar la vajilla
2 personas
- 24
Comprobar el lugar
2 personas
- 25
Gestionar llaves y acceso
Evento
- 26
Montar mesas y sillas
4 personas
- 27
Montar mesas de buffet
3 personas
- 28
Colgar la decoración
3 personas
- 29
Instalar la iluminación
2 personas
- 30
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 31
Probar la música
- 32
Preparar los platos del bufé
4 personas
- 33
Preparar ensaladas
3 personas
- 34
Preparar pan y acompañamientos
2 personas
- 35
Preparar los postres
2 personas
- 36
Montar el buffet de bebidas
2 personas
- 37
Preparar tarjetas con nombres
- 38
Preparar el material del juego
2 personas
- 39
Comprobar los baños
- 40
Atender la mesa de recepción
2 personas
- 41
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
- 42
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 43
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 44
Dar el discurso de bienvenida
- 45
Servir aperitivos
3 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Coordinar la ronda del juego
2 personas
- 48
Abrir el buffet
2 personas
- 49
Reponer el bufé
3 personas
- 50
Servir comidas especiales
2 personas
- 51
Reponer platos y cubiertos
2 personas
- 52
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
- 53
Servir el postre
3 personas
- 54
Dar las gracias
- 55
Anunciar a los ganadores
- 56
Coordinar la música y el baile
2 personas
- 57
Recoger la basura durante el evento
2 personas
- 58
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 59
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 62
Retirar la decoración
2 personas
- 63
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 64
Limpiar el lugar
4 personas
- 65
Llevar la basura
2 personas
- 66
Comprobar el inventario
- 67
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 68
Recoger objetos perdidos
- 69
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 10
- Perchero
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Cuencoscant. 30
- Vasoscant. 80
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Cuchilloscant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharascant. 60
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Tijerascant. 3
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Placas de induccióncant. 2
- Altavoz portátil
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías recargablescant. 12
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Portatarjetas de nombrecant. 55
- Photowall
- Accesorios para fotoscant. 20
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
- Cables alargadorescant. 4
Material de juego
- Cartones de bingocant. 60
- Bombo de bingo
- Tarjetas de quizcant. 60
- Bolígrafoscant. 60
- Premioscant. 10
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Cepillos para fregarcant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de calcular las cantidades de comida. Envía un recordatorio varios días antes y fija una fecha límite para comunicar alergias o preferencias dietéticas.
- Haz las reservas y comprueba las llaves y el acceso al lugar al menos 48 horas antes. El día del evento, una mesa de buffet o una nevera portátil sirven de poco si nadie sabe dónde recogerlas o colocarlas.
- Separa la compra en productos que puedes adquirir antes y alimentos frescos. Lava las verduras y prepara los postres con antelación, pero deja la vajilla, las bandejas de servicio y las bebidas organizadas para el mismo día.
- Prepara el programa y el discurso de bienvenida antes de montar la sala. Incluye una lista de reproducción, tarjetas con nombres y los materiales de los juegos para no buscarlos mientras llegan los invitados.
- Cuenta la vajilla por persona y añade un pequeño margen: platos de cena y postre, vasos, cubiertos y tazas de café deben estar listos antes de servir. Comprueba también las papeleras, el perchero y la distribución de mesas y sillas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de voluntarios?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar fecha y ubicación, enviar invitaciones y registrar inscripciones. Deja cerradas las reservas, el programa y la lista de compras como muy tarde 7 días antes.
- ¿Cuándo debo confirmar el número de invitados?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes de la fiesta. Así tendrás tiempo para calcular el catering, revisar las preferencias dietéticas y ajustar la compra.
- ¿Cuándo se preparan las bebidas y la comida?
- Compra los productos no perecederos con varios días de margen y enfría las bebidas la víspera. Lava las verduras y prepara los postres con antelación, dejando solo los acabados y el montaje para el día del evento.
- ¿Qué debo comprobar en el lugar antes de la fiesta?
- Haz una revisión final 24 o 48 horas antes: acceso y llaves, mesas, sillas, buffet, iluminación y espacio para la música. Comprueba también que haya suficientes enchufes para la máquina de café, las placas de inducción y el altavoz.
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