Was du für ein Freiwilligenfest brauchst

Für ein Freiwilligenfest brauchst du mehr als Essen und Getränke: Auch Geschirr, Buffetaufbau, Kaffeeausstattung und Zugang zum Veranstaltungsort müssen rechtzeitig bereitstehen. Plane die Mengen anhand der endgültigen Gästezahl und rechne bei Tellern, Gläsern und Besteck mit einer Reserve von etwa 10 Prozent. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden. Besonders häufig fehlen Servierbesteck, Abfallbehälter, Namensschilder und genügend Platz für Jacken.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 55
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 10
Kleiderständer
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
SchälchenAnz. 30
TrinkgläserAnz. 80
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 50
MesserAnz. 60
GabelnAnz. 60
LöffelAnz. 60
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
ScherenAnz. 3

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
InduktionskochplattenAnz. 2
Tragbarer Lautsprecher
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
NamensschildhalterAnz. 55
Fotowand
FotopropsAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 4

Spielmaterial

Bingo-KartenAnz. 60
Bingo-Rad
QuizkartenAnz. 60
StifteAnz. 60
PreiseAnz. 10

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 1 Karton
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Bitter Lemon - 3 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Bier - 5 Kästen
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Rotwein - 8 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rosé - 4 Flaschen
- Sprudel - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 12 Säcke
- Zitronen - 12 Stück
- Limetten - 12 Stück
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Paprika - 12 Stück
- Rote Zwiebeln - 2 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Frischer Spinat - 1 Kilo
- Kartoffeln - 8 Kilo
- Reis - 4 Kilo
- Nudeln - 4 Kilo
- Brot - 12 Brote
- Baguettes - 10 Stück
- Wraps - 60 Stück
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 1,5 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Brie - 1,5 Kilo
- Schinken - 2 Kilo
- Hähnchenbrustaufschnitt - 2 Kilo
- Eier - 60 Stück
- Hähnchenbrustfilet - 5 kilo
- Rinderhackfleisch - 4 Kilo
- Vegetarische Burger - 20 Stück
- Falafel - 2 Kilo
- Kichererbsen - 8 Dosen
- Mais - 6 Dosen
- Tomatenwürfel - 12 Dosen
- Kokosmilch - 6 Dosen
- Gemüsebrühe - 2 Kartons
- Olivenöl - 2 Liter
- Frittieröl - 1 Liter
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Currypulver - 1 pot
- Italienische Kräuter - 1 Glas
- Knoblauch - 6 Knollen
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Knoblauchsoße - 2 Liter
- Chilisauce - 1 Liter
- Erdnusssauce - 2 Liter
- Äpfel - 4 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Bananen - 3 kilo
- Wassermelonen - 3 Stück
- Joghurt - 4 Kilo
- Schlagsahne - 2 Liter
- Brownies - 60 Stück
- Kekse - 6 Packungen
- Schokolade - 2 Kilo
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Gewürzgurken - 2 Gläser
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Schwämme - 6 Stück
- Mikrofasertücher - 12 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Servietten - 200 Stück
- Handseife - 4 Flaschen

Tipps

Plane pro angemeldeter Person einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Trinkglas sowie Messer, Gabel und Löffel ein. Bei Selbstbedienung sind 10 Prozent Reserve sinnvoll, also 55 statt 50 Exemplare.
Für das Buffet brauchst du pro Speise eine Servierschale und mindestens einen Servierlöffel oder eine Zange. Lege diese Teile spätestens beim Aufbau neben die jeweiligen Gerichte, damit niemand später danach suchen muss.
Rechne beim Kaffee mit einer Tasse pro erwarteter Kaffeerunde und halte zusätzlich Thermoskannen bereit. Kaffeemaschine, Wasserkocher und Warmhaltebehälter solltest du vor dem Fest auf Funktion und verfügbare Steckplätze prüfen.
Stelle Abfallbehälter dort auf, wo gegessen und getrunken wird, nicht nur am Ausgang. Bei 50 Gästen sind mindestens zwei gut erreichbare Behälter praktikabler als ein einzelner kleiner Eimer.
Kläre spätestens eine Woche vorher, wer Schlüssel, Zugang und Mobiliar organisiert. Prüfe dabei, ob Tische, Stühle, Buffetische, Kleiderständer und Hocker tatsächlich vor Ort vorhanden sind oder mitgebracht werden müssen.

Häufige Fragen

Wie viele Teller und Gläser brauche ich für ein Freiwilligenfest?: Plane pro Gast einen Dinner-Teller, einen Dessertteller und ein Trinkglas ein. Bei 50 Gästen solltest du jeweils etwa 55 Stück bereithalten, damit Bruch, Nachschub und zusätzliche Gänge abgedeckt sind.
Wie viele Getränke sollte ich für ein Freiwilligenfest kaufen?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Für 50 Gäste entspricht das für drei Stunden ungefähr 200 bis 250 Getränken, abhängig von Wetter, Dauer und alkoholfreier Auswahl.
Wann muss ich Getränke für das Freiwilligenfest kühlen?: Kühle Flaschen und Dosen spätestens am Vortag. Wenn der Kühlschrank nicht reicht, stelle Kühlboxen bereit und fülle sie am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden vor Beginn mit Eis oder Kühlakkus.
Was wird bei einem Freiwilligenfest besonders oft vergessen?: Häufig fehlen Servierbesteck, Wasserkannen, Abfallbehälter, Kleiderständer und genügend Kaffeetassen. Prüfe diese Dinge spätestens einen Tag vor dem Fest und lege Namensschilder sowie Scheren ebenfalls bereit.

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