Freiwilligenfest organisieren: die Checkliste

Ein Freiwilligenfest gelingt, wenn Zusagen, Verpflegung und Raum früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum und Ort fest, verschicke danach die Einladungen und führe Anmeldungen sowie Ernährungswünsche in einer aktuellen Liste. Zwei bis drei Wochen vorher lassen sich Cateringmengen, Reservierungen und das Programm zuverlässig planen. Kurz vor dem Fest zählen Zugang, gekühlte Getränke, vorbereitete Speisen und vollständig bereitgestelltes Geschirr.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen erfassen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung senden
Endgültige Gästezahl festlegen
Cateringmengen berechnen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Musik-Playlist zusammenstellen
Programm ausarbeiten
Begrüßungswort vorbereiten
Spielmaterial auswählen
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Menükarten drucken
Preise für Spiele kaufen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Gemüse waschen
2 Personen
Desserts vorbereiten
2 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Schlüssel und Zugang organisieren

Event

Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Buffetische aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung anbringen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Musik testen
Buffetgerichte zubereiten
4 Personen
Salate zubereiten
3 Personen
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
Desserts bereitstellen
2 Personen
Getränkebuffet einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Spielmaterial bereitlegen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Empfangstisch betreuen
2 Personen
Gäste begrüßen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Begrüßungswort halten
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Spielrunde betreuen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Teller und Besteck auffüllen
2 Personen
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Dankeswort sprechen
Preisträger bekanntgeben
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Reste sicher verpacken
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Müll entsorgen
2 Personen
Bestand prüfen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 55
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 10
Kleiderständer
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
SchälchenAnz. 30
TrinkgläserAnz. 80
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 50
MesserAnz. 60
GabelnAnz. 60
LöffelAnz. 60
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
ScherenAnz. 3

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
InduktionskochplattenAnz. 2
Tragbarer Lautsprecher
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
NamensschildhalterAnz. 55
Fotowand
FotopropsAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 4

Spielmaterial

Bingo-KartenAnz. 60
Bingo-Rad
QuizkartenAnz. 60
StifteAnz. 60
PreiseAnz. 10

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Setze eine Anmeldefrist etwa 14 Tage vor dem Fest. Danach kannst du die endgültige Gästezahl festlegen und Cateringmengen, Sitzplätze sowie Namensschilder passend vorbereiten.
Frage Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung ab und prüfe sie beim finalen Catering-Check erneut. So werden vegetarische, vegane oder allergenbezogene Portionen nicht erst beim Buffet improvisiert.
Plane den Zugang spätestens eine Woche vorher: Schlüssel, Ansprechpartner und Aufbauzeit sollten feststehen. Prüfe außerdem, ob Tische, Stühle, Buffetische und Abfallbehälter am Veranstaltungsort tatsächlich verfügbar sind.
Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn. Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasserkannen bereit.
Bereite Begrüßungswort, Programm und Playlist spätestens am Vortag vor. Lege Spielmaterial, Preise, Namensschilder, Menükarten sowie Servierbesteck gemeinsam an einem festen Ausgabeplatz bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Freiwilligenfest einladen?: Verschicke die Einladung etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Fest. Setze die Rückmeldefrist rund 14 Tage vor dem Termin, damit Reservierungen und Cateringmengen noch angepasst werden können.
Wann muss die endgültige Gästezahl für das Freiwilligenfest feststehen?: Lege sie spätestens 10 bis 14 Tage vorher fest. Berücksichtige dabei bestätigte Anmeldungen, Absagen und erfasste Ernährungswünsche.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Freiwilligenfest?: Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Wasser sollte zusätzlich in Kannen bereitstehen; weitere Mengen hängen von Dauer, Wetter und Programm ab.
Was muss am Tag vor dem Freiwilligenfest vorbereitet werden?: Bereite Desserts und soweit möglich Gemüse am Vortag vor, drucke Menükarten und Namensschilder und stelle Geschirr sowie Servierschalen zusammen. Prüfe außerdem Playlist, Begrüßungswort, Spielmaterial und den Zugang zum Ort.

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