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Fête des bénévoles : la checklist pour tout organiser

Une fête des bénévoles réussie repose surtout sur un bon ordre de préparation. Commence par confirmer la date, le lieu et l’accès, puis gère les invitations et les inscriptions avant de fixer le nombre final de convives. Les quantités de repas, la vaisselle, les boissons, l’animation et l’accueil se préparent ensuite avec des chiffres fiables. Cette checklist de 69 tâches et 55 éléments t’aide à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Rédiger les invitations

  • Envoyer les invitations

  • Enregistrer les inscriptions

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer un rappel

  • Définir le nombre final d’invités

  • Calculer les quantités de catering

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Composer la playlist musicale

  • Élaborer le programme

  • Préparer le mot de bienvenue

  • Sélectionner le matériel de jeu

    2 personnes

  • Créer des badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer les menus

  • Acheter des prix pour les jeux

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Laver les légumes

    2 personnes

  • Préparer les desserts

    2 personnes

  • Préparer la vaisselle

    2 personnes

  • Vérifier le lieu

    2 personnes

  • Organiser les clés et l’accès

Événement

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer les tables de buffet

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer l’éclairage

    2 personnes

  • Raccorder le matériel audio

    2 personnes

  • Tester la musique

  • Préparer les plats du buffet

    4 personnes

  • Préparer les salades

    3 personnes

  • Préparer le pain et les garnitures

    2 personnes

  • Préparer les desserts

    2 personnes

  • Installer le buffet de boissons

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

  • Préparer le matériel de jeu

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Tenir le bureau d'accueil

    2 personnes

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    3 personnes

  • Prononcer le mot de bienvenue

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Animer le tour de jeu

    2 personnes

  • Ouvrir le buffet

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Réapprovisionner les assiettes et les couverts

    2 personnes

  • Dégager les tables au fil de l’événement

    3 personnes

  • Servir le dessert

    3 personnes

  • Prononcer le discours de remerciement

  • Annoncer les gagnants

  • Animer la musique et la danse

    2 personnes

  • Ramasser les déchets entre-temps

    2 personnes

  • Raccompagner les invités

    2 personnes

Suivi

  • Emballer les restes en toute sécurité

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Vérifier les stocks

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Rassembler les objets perdus

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 55
  • Tables de buffetqté 3
  • Tabouretsqté 10
  • Portant à vêtements
  • Poubellesqté 6

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 60
  • Assiettes à dessertqté 60
  • Petits bolsqté 30
  • Verres à boireqté 80
  • Verres à vinqté 60
  • Tasses à caféqté 50
  • Couteauxqté 60
  • Fourchettesqté 60
  • Cuillèresqté 60
  • Louchesqté 12
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Couverts de serviceqté 8

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
  • Saladiersqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 4
  • Carafes d’eauqté 6
  • Ciseauxqté 3

Équipement

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Bacs de maintien au chaudqté 4
  • Plaques à inductionqté 2
  • Enceinte portable
  • Microphone
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Piles rechargeablesqté 12

Décoration

  • Ballonsqté 100
  • Guirlandesqté 8
  • Nappesqté 8
  • Compositions floralesqté 6
  • Porte-nomsqté 55
  • Mur photo
  • Accessoires photoqté 20

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lampes LEDqté 8
  • Rallongesqté 4

Matériel de jeu

  • Cartes de bingoqté 60
  • Boule de bingo
  • Cartes-quizqté 60
  • Stylosqté 60
  • Prixqté 10

Nettoyage

  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Balaiqté 2
  • Pelle et balayetteqté 2
  • Brosses à vaisselleqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixe le nombre final d’invités après la date limite d’inscription, puis calcule les quantités de repas et de boissons à partir de ce chiffre. Prévois aussi un suivi séparé des besoins alimentaires signalés.
  • Envoie un rappel quelques jours avant la fête et indique clairement l’heure, l’adresse, l’accès et la possibilité de se garer. Les informations d’accès et l’organisation des clés sont souvent oubliées jusqu’au jour même.
  • Prépare la salle dans l’ordre suivant : tables et chaises, buffet, portants et poubelles, puis vaisselle et matériel de service. Vérifie les prises électriques avant d’installer la machine à café, les bouilloires ou l’enceinte.
  • Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée des bénévoles et réserve des carafes d’eau facilement accessibles. Pour le café, installe les thermos et les tasses avant le début du mot de bienvenue.
  • Garde un créneau de 30 à 45 minutes avant l’accueil pour vérifier le lieu, les badges nominatifs, les menus, la playlist et le programme. Prépare aussi les prix des jeux et les ustensiles nécessaires avant de commencer les courses finales.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête des bénévoles ?
Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la fête, avec une date limite d’inscription fixée environ 10 jours avant. Tu peux ainsi recueillir les besoins alimentaires et confirmer le nombre final d’invités à temps.
Combien de temps prévoir pour préparer la salle ?
Prévois au moins 2 heures sur place pour installer les tables, les chaises, le buffet, la vaisselle, les boissons et l’équipement. Ajoute 30 à 45 minutes pour les dernières vérifications avant l’arrivée des bénévoles.
Quand calculer les quantités de nourriture et de boissons ?
Calcule-les dès que le nombre final d’invités est connu, généralement 7 à 10 jours avant l’événement. Vérifie ensuite la liste des courses 2 à 3 jours avant et effectue les préparations fraîches le jour même.
Que faut-il vérifier juste avant une fête des bénévoles ?
Dans l’heure précédant l’accueil, vérifie l’accès et les clés, la disposition de la salle, les badges, les menus, les boissons fraîches et le matériel audio. Contrôle aussi que les poubelles, les ustensiles de service et les jeux sont bien disponibles.

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