LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerd vrijwilligersfeest

Een vrijwilligersfeest vraagt vooral om een strakke planning van gasten, eten, programma en praktische toegang tot de locatie. Begin met datum en locatie, verstuur daarna de uitnodigingen en houd aanmeldingen en dieetwensen centraal bij. Zodra het definitieve aantal gasten bekend is, kun je catering, boodschappen en servies precies afstemmen. Plan de laatste controles, zoals koelen, klaarzetten, sleutels en het welkomstwoord, uiterlijk op de dag vóór het feest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

  • Uitnodigingen opstellen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen registreren

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Herinnering versturen

  • Definitief aantal gasten bepalen

  • Cateringhoeveelheden berekenen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Reserveringen maken

  • Muziek afspeellijst samenstellen

  • Programma uitwerken

  • Welkomstwoord voorbereiden

  • Spelmateriaal selecteren

    2 personen

  • Naamkaartjes maken

    2 personen

  • Menukaarten printen

  • Prijzen voor spellen kopen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Groenten wassen

    2 personen

  • Desserts voorbereiden

    2 personen

  • Servies klaarzetten

    2 personen

  • Locatie controleren

    2 personen

  • Sleutels en toegang regelen

Event

  • Tafels en stoelen klaarzetten

    4 personen

  • Buffettafels opstellen

    3 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Verlichting plaatsen

    2 personen

  • Geluidsapparatuur aansluiten

    2 personen

  • Muziek testen

  • Buffetgerechten bereiden

    4 personen

  • Salades klaarmaken

    3 personen

  • Brood en beleg klaarzetten

    2 personen

  • Desserts klaarzetten

    2 personen

  • Drankenbuffet inrichten

    2 personen

  • Naamkaartjes klaarleggen

  • Spelmateriaal klaarleggen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Ontvangsttafel bemannen

    2 personen

  • Gasten verwelkomen

    3 personen

  • Naamkaartjes uitdelen

    2 personen

  • Welkomstdrankjes serveren

    3 personen

  • Welkomstwoord houden

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Spelronde begeleiden

    2 personen

  • Buffet openen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    3 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Borden en bestek aanvullen

    2 personen

  • Tafels tussentijds afruimen

    3 personen

  • Dessert serveren

    3 personen

  • Dankwoord uitspreken

  • Prijswinnaars bekendmaken

  • Muziek en dans begeleiden

    2 personen

  • Afval tussentijds verzamelen

    2 personen

  • Gasten uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Restanten veilig verpakken

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Geluidsapparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Afval wegbrengen

    2 personen

  • Voorraad controleren

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Verloren voorwerpen verzamelen

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 55
  • Buffettafelsaantal 3
  • Krukkenaantal 10
  • Kledingrek
  • Afvalbakkenaantal 6

Servies

  • Dinerbordenaantal 60
  • Dessertbordenaantal 60
  • Kommetjesaantal 30
  • Drinkglazenaantal 80
  • Wijnglazenaantal 60
  • Koffiekopjesaantal 50
  • Messenaantal 60
  • Vorkenaantal 60
  • Lepelsaantal 60
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveerbestekaantal 8

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koks- en broodmessenaantal 6
  • Mengkommenaantal 6
  • Koelboxenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 4
  • Waterkannenaantal 6
  • Scharenaantal 3

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Warmhoudbakkenaantal 4
  • Inductiekookplatenaantal 2
  • Draagbare speaker
  • Microfoon
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Oplaadbare batterijenaantal 12

Decoratie

  • Ballonnenaantal 100
  • Slingersaantal 8
  • Tafelkledenaantal 8
  • Bloemstukkenaantal 6
  • Naamkaarthoudersaantal 55
  • Fotowand
  • Fotopropsaantal 20

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 6
  • Ledlampenaantal 8
  • Verlengkabelsaantal 4

Spelmateriaal

  • Bingokaartenaantal 60
  • Bingomolen
  • Quizkaartenaantal 60
  • Pennenaantal 60
  • Prijzenaantal 10

Schoonmaak

  • Emmersaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Bezemaantal 2
  • Blik en vegeraantal 2
  • Afwasborstelsaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Stuur de uitnodigingen ruim vóór het feest en sluit de aanmeldingen op een vast moment. Zo heb je tijd om dieetwensen te verwerken en het definitieve aantal gasten vast te leggen.
  • Bereken de catering pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Controleer daarna de boodschappenlijst en reserveer wat niet op het laatste moment beschikbaar moet zijn.
  • Werk het programma uit voordat je de muziek en spelmaterialen kiest. Leg ook prijzen, naamkaartjes en het welkomstwoord klaar, zodat de avond niet afhankelijk is van improvisatie.
  • Controleer de locatie minstens één dag vooraf: staan tafels, stoelen, buffettafels en afvalbakken klaar en zijn sleutels en toegang geregeld? Plan ook waar kleding en materialen worden opgeborgen.
  • Koel dranken op tijd en bereid groenten, desserts en servies volgens een korte dagplanning voor. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en warmhoudbakken klaar voordat de gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vrijwilligersfeest organiseren?
Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Houd de aanmeldingen bij en bepaal het definitieve aantal gasten ongeveer 1 week voor het feest.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een vrijwilligersfeest versturen?
Verstuur de uitnodigingen idealiter 4 weken vooraf en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Stuur ongeveer 1 week voor het feest een herinnering aan mensen die nog niet hebben gereageerd.
Wanneer bepaal ik hoeveel eten en drinken ik nodig heb?
Bereken de hoeveelheden zodra de aanmeldingen zijn verwerkt, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Controleer daarna opnieuw of dieetwensen en wijzigingen in het aantal gasten zijn meegenomen.
Wat moet ik de dag voor een vrijwilligersfeest controleren?
Controleer de locatie, toegang, tafels, stoelen, afvalbakken, servies, spelmaterialen en techniek uiterlijk de dag ervoor. Koelbare dranken kun je dan alvast koud zetten en houdbare boodschappen compleet klaarleggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!