Wie organisiert man eine Franchise-Messe?
Eine Franchise-Messe steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst sicherst du den Messestandort und gewinnst Aussteller, danach veröffentlichst du die Teilnehmerseite und steuerst Einladungen sowie Anmeldungen. Kurz vor dem Termin müssen Standaufteilung, Catering, Technik und Teilnehmerunterlagen zusammenpassen. Plane den Aufbau so, dass Registrierung, Strom, Beleuchtung und Beschilderung vor dem Eintreffen der ersten Gäste geprüft sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Messestandort reservieren
- 2
Aussteller kontaktieren
2 Personen
- 3
Teilnehmerseite veröffentlichen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ausstellerinformationen versenden
- 7
Standaufteilung festlegen
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Catering reservieren
- 10
Getränke und Snacks einkaufen
2 Personen
- 11
Badges vorbereiten
2 Personen
- 12
Messeplan drucken
- 13
Teilnehmerliste ausdrucken
- 14
Ausstellerliste überprüfen
- 15
Standmaterialien sortieren
2 Personen
- 16
Einkäufe kühl stellen
2 Personen
- 17
Location öffnen
2 Personen
- 18
Eingang und Ausgang kontrollieren
2 Personen
- 19
Tische aufstellen
4 Personen
- 20
Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Standwände aufstellen
4 Personen
- 22
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
- 23
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 24
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 25
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 26
Badges bereitlegen
2 Personen
- 27
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 28
Kaffeemaschinen auffüllen
2 Personen
- 29
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 30
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 31
Aussteller empfangen
3 Personen
- 32
Standmaterialien verteilen
3 Personen
- 33
Aussteller an ihrem Stand unterstützen
4 Personen
- 34
Technik pro Stand testen
2 Personen
- 35
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
- 36
Catering-Allergene kennzeichnen
2 Personen
Event
- 37
Eingangstheke besetzen
2 Personen
- 38
Besucher registrieren
3 Personen
- 39
Badges ausgeben
2 Personen
- 40
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
- 41
Aussteller unterstützen
2 Personen
- 42
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 43
Snacks servieren
3 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Cateringtische sauber halten
2 Personen
- 46
Mülleimer leeren
2 Personen
- 47
Toiletten kontrollieren
- 48
Teilnehmerfragen beantworten
2 Personen
- 49
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
- 50
Netzwerk-Getränke servieren
3 Personen
- 51
Leere Gläser einsammeln
2 Personen
- 52
Abschlussrunde der Besucherbetreuung
2 Personen
- 53
Aussteller auschecken
2 Personen
- 54
Fundsachen sammeln
- 55
Registrierungstresen schließen
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Standmaterial sammeln
4 Personen
- 57
Standwände abbauen
4 Personen
- 58
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Kühlschränke und Kühlboxen leeren
2 Personen
- 61
Abfall trennen
3 Personen
- 62
Location reinigen
4 Personen
- 63
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 64
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 65
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 66
Ausweise und Abfall entsorgen
2 Personen
- 67
Dankesnachricht versenden
- 68
Anmeldedaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 24
- BistrotischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- StehtischeAnz. 10
- HockerAnz. 20
- Registrierungstheke
- KleiderständerAnz. 2
- Abschließbarer Schrank
- StandwändeAnz. 24
- ProspektständerAnz. 24
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- TabletsAnz. 3
- BildschirmeAnz. 12
- Projektor
- Projektionsleinwand
- WLAN-Router
- VerlängerungskabelAnz. 24
- VerlängerungskabelAnz. 24
- LadestationenAnz. 3
- Barcode-ScannerAnz. 2
- Etikettendrucker
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Tonmischpult
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- LichterkettenAnz. 6
Dekoration
- MessebannerAnz. 24
- Logo-StickerAnz. 24
- PflanzenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 24
- WegweiserAnz. 12
- Willkommensschild
- Programmatische PosterAnz. 6
Geschirr
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierbretterAnz. 12
- KaraffenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- ServierzangenAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- KühlvitrinenAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- MikrofasertücherAnz. 12
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Staubsauger
- ToilettenbürstenAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 6
Registrierung
- BadgehalterAnz. 200
- LanyardsAnz. 200
- StifteAnz. 50
- KlemmbretterAnz. 6
- NamensaufkleberAnz. 200
- ArmbänderAnz. 200
- MessepläneAnz. 200
- ProgrammflyerAnz. 200
- AusstellerordnerAnz. 30
Sicherheit
- KabelmattenAnz. 24
- MarkierungsbandAnz. 8
- ArbeitshandschuheAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Messestandort möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Kläre dabei sofort, wie viele Standflächen, Stromanschlüsse, Tische und Stühle tatsächlich verfügbar sind.
- Kontaktiere Aussteller vor dem Versand der Einladungen und setze eine verbindliche Rückmeldefrist von 14 Tagen. So kannst du die Standaufteilung festlegen, bevor Messeplan und Ausstellerliste gedruckt werden.
- Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Messe und gib die bestätigte Personenzahl an das Catering weiter. Getränke und Snacks sollten am Veranstaltungstag gekühlt bereitstehen, nicht erst während des Einlasses eintreffen.
- Bereite Badges, Teilnehmerliste und Messeplan mindestens 2 Tage vorher vor. Prüfe die Ausstellerliste gegen die Anmeldungen, weil fehlende Namen oder doppelte Einträge direkt an der Registrierungstheke auffallen.
- Beginne den Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. Stelle zuerst Standwände, Tische und Stromanschlüsse auf, schließe danach Beleuchtung, Bildschirme und WLAN an und teste Mikrofon sowie Projektor vor dem Start.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Franchise-Messe planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Der Standort, die Ausstellerakquise und die Teilnehmerseite brauchen am meisten Vorlauf; Catering und Drucksachen sollten spätestens 7 Tage vorher feststehen.
- Wann sollte man Aussteller für eine Franchise-Messe kontaktieren?
- Kontaktiere die ersten Aussteller 8 bis 10 Wochen vor der Messe und setze eine Rückmeldefrist von etwa 14 Tagen. Ihre Zusagen brauchst du für Standaufteilung, Ausstellerinformationen und den gedruckten Messeplan.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Franchise-Messe?
- Plane mindestens 3 Stunden für den Aufbau ein, bei vielen Standwänden oder umfangreicher Technik eher 4 bis 5 Stunden. Registrierungstheke, Beschilderung, Strom, Beleuchtung und Technik sollten mindestens 30 Minuten vor dem Einlass getestet sein.
- Wann müssen Teilnehmerlisten und Badges fertig sein?
- Drucke Teilnehmerliste, Ausstellerliste und Badges spätestens 2 Tage vor der Messe. Am Veranstaltungstag bleibt dann nur noch die Kontrolle der letzten Änderungen an der Registrierungstheke.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!