Cómo organizar una feria de franquicias sin perder el control

Organizar una feria de franquicias exige coordinar a los expositores, los visitantes y el montaje en un orden muy concreto. Empieza por reservar el recinto y cerrar la lista de participantes; después gestiona las inscripciones, la información de cada stand y la distribución del espacio. En la última semana, confirma catering, acreditaciones, plano y necesidades técnicas. El día anterior, clasifica los materiales y refrigera las bebidas; el día del evento, abre el recinto con tiempo para revisar accesos, electricidad, señalización y registro.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el recinto de la feria
2
Contactar a los expositores
2 personas
3
Publicar la página de participantes
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Enviar información a los expositores
7
Definir la distribución de los puestos
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Reservar el catering
10
Comprar bebidas y aperitivos
2 personas
11
Preparar acreditaciones
2 personas
12
Imprimir el plano de la feria
13
Imprimir la lista de participantes
14
Revisar la lista de expositores
15
Clasificar los materiales del stand
2 personas
16
Refrigerar la compra
2 personas
17
Abrir la ubicación
2 personas
18
Comprobar la entrada y la salida
2 personas
19
Montar mesas
4 personas
20
Colocar las sillas
3 personas
21
Instalar los paneles del stand
4 personas
22
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
23
Conectar la iluminación
2 personas
24
Colgar señalización
2 personas
25
Montar el mostrador de registro
2 personas
26
Preparar las acreditaciones
2 personas
27
Montar la mesa de catering
3 personas
28
Rellenar las máquinas de café
2 personas
29
Enfriar las bebidas
2 personas
30
Preparar aperitivos
3 personas
31
Recibir a los expositores
3 personas
32
Repartir materiales del stand
3 personas
33
Ayudar a los expositores en su stand
4 personas
34
Probar la técnica de cada stand
2 personas
35
Instruir al equipo de registro
2 personas
36
Etiquetar alérgenos del catering
2 personas

Evento

37
Atender la entrada
2 personas
38
Registrar a los visitantes
3 personas
39
Entregar acreditaciones
2 personas
40
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
41
Apoyar a los expositores
2 personas
42
Servir café y té
2 personas
43
Servir aperitivos
3 personas
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
46
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
47
Comprobar los baños
48
Responder a las preguntas de los participantes
2 personas
49
Montar el aperitivo de networking
3 personas
50
Servir el cóctel de networking
3 personas
51
Recoger vasos vacíos
2 personas
52
Ronda final de atención a visitantes
2 personas
53
Registrar a los expositores
2 personas
54
Recoger objetos perdidos
55
Cerrar el mostrador de registro
2 personas

Seguimiento

56
Reunir materiales del stand
4 personas
57
Desmontar los paneles del stand
4 personas
58
Recoger mesas y sillas
4 personas
59
Lavar la vajilla
3 personas
60
Vaciar neveras y neveras portátiles
2 personas
61
Clasificar residuos
3 personas
62
Limpiar el lugar
4 personas
63
Inventariar materiales
2 personas
64
Devolver el material alquilado
2 personas
65
Guardar la catering sobrante
2 personas
66
Retirar las acreditaciones y la basura
2 personas
67
Enviar mensaje de agradecimiento
68
Archivar datos de inscripción

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 24
Mesas bistrocant. 12
Sillascant. 120
Mesas altascant. 10
Taburetescant. 20
Mostrador de registro
Percheroscant. 2
Armario con cerradura
Paredes para standscant. 24
Expositores para folletoscant. 24

Equipo

Portátilescant. 3
Tabletscant. 3
Pantallascant. 12
Proyector
Pantalla de proyección
Router wifi
Cables alargadorescant. 24
Regletascant. 24
Estaciones de cargacant. 3
Lector de códigos de barrascant. 2
Impresora de etiquetas
Altavocescant. 2
Micrófono
Mesa de mezclas

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Banners de feriacant. 24
Pegatinas con logocant. 24
Plantascant. 12
Mantelescant. 24
Carteles direccionalescant. 12
Cartel de bienvenida
Pósteres del programacant. 6

Vajilla

Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 150
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Tablas para servircant. 12
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Cubiterascant. 6
Pinzas de servircant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Vitrinas refrigeradascant. 2

Limpieza

Papeleracant. 12
Paños de microfibracant. 12
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Registro

Portabadgescant. 200
Lanyardscant. 200
Bolígrafoscant. 50
Portapapelescant. 6
Pegatinas con nombrecant. 200
Pulserascant. 200
Planos de la feriacant. 200
Folletos del programacant. 200
Carpetas de expositorescant. 30

Seguridad

Alfombrillas para cablescant. 24
Cinta de marcadocant. 8
Guantes de trabajocant. 12
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva el recinto antes de confirmar expositores y define por escrito horarios de montaje, acceso de proveedores, entradas y salidas. Una feria con varios stands necesita tiempo suficiente para montar mesas, paneles, iluminación y señalización sin bloquear el registro.
Cierra la información de los expositores al menos 7 días antes. Pide el nombre definitivo, necesidades eléctricas, preferencias de ubicación y materiales para el stand; así puedes imprimir la lista de participantes y el plano sin cambios de última hora.
Envía las invitaciones y abre las inscripciones con una fecha límite clara. Recoge también las preferencias dietéticas al registrarse, porque modificar el catering el mismo día suele ser más difícil que ajustar el número de asistentes con 48 horas de margen.
Prepara las acreditaciones, las etiquetas y el lector de códigos de barras como un único sistema. Imprime una lista de respaldo y comprueba la impresora, los portátiles, las tablets, el router wifi y las estaciones de carga antes de abrir las puertas.
Haz el montaje siguiendo el recorrido del visitante: entrada, mostrador de registro, stands, zona de bebidas y salida. Comprueba cada regleta, cable alargador, pantalla, proyector, micrófono y altavoz; deja al menos 60 minutos entre el final del montaje y la llegada del primer visitante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de franquicias?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el recinto, contactar con expositores y publicar la página de participantes. Deja la última semana para cerrar inscripciones, catering, acreditaciones, plano y necesidades técnicas.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?: Confirma los datos y necesidades de cada expositor al menos 7 días antes de la feria. Envía la distribución del stand, los horarios de montaje, las instrucciones de acceso y la información técnica antes de esa fecha.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria de franquicias?: Reserva entre 3 y 5 horas para montar mesas, sillas, paneles, mostrador, iluminación, señalización y equipos. Programa además una revisión final de 60 minutos antes de la apertura para probar electricidad, wifi, registro y sonido.
¿Cuántas bebidas y aperitivos hacen falta para una feria?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade aperitivos para cubrir la duración prevista. Confirma el número final de asistentes 48 horas antes y refrigera la compra el día anterior.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.