Organiser un salon de la franchise, étape par étape

Un salon de la franchise se prépare d’abord comme un projet d’accueil, puis comme un espace d’exposition. Commence par réserver le lieu et confirmer les exposants avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouille le plan des stands, les besoins alimentaires, les équipements et les informations envoyées aux participants. La veille, concentre-toi sur les badges, les listes imprimées, les boissons et le matériel. Le jour J, l’installation doit suivre un ordre précis pour éviter les câbles oubliés et les files à l’entrée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du salon
2
Contacter les exposants
2 personnes
3
Publier la page des participants
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Envoyer les informations aux exposants
7
Définir l'aménagement des stands
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Réserver le catering
10
Acheter les boissons et les amuse-bouches
2 personnes
11
Préparer les badges
2 personnes
12
Imprimer le plan du salon
13
Imprimer la liste des participants
14
Vérifier la liste des exposants
15
Trier le matériel du stand
2 personnes
16
Mettre les courses au frais
2 personnes
17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Contrôler l’entrée et la sortie
2 personnes
19
Installer les tables
4 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Installer les parois des stands
4 personnes
22
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
23
Brancher l’éclairage
2 personnes
24
Installer la signalétique
2 personnes
25
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
26
Préparer les badges
2 personnes
27
Installer la table traiteur
3 personnes
28
Remplir les machines à café
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Accueillir les exposants
3 personnes
32
Distribuer les supports de stand
3 personnes
33
Aider les exposants sur leur stand
4 personnes
34
Tester la technique par stand
2 personnes
35
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
36
Étiqueter les allergènes du service traiteur
2 personnes

Événement

37
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
38
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
39
Distribuer les badges
2 personnes
40
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
41
Aider les exposants
2 personnes
42
Servir le café et le thé
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
46
Vider les poubelles
2 personnes
47
Vérifier les toilettes
48
Répondre aux questions des participants
2 personnes
49
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
50
Servir le cocktail réseau
3 personnes
51
Récupérer les verres vides
2 personnes
52
Dernier tour d’accompagnement des visiteurs
2 personnes
53
Faire le départ des exposants
2 personnes
54
Rassembler les objets perdus
55
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes

Suivi

56
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
57
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Vider les réfrigérateurs et les glacières
2 personnes
61
Trier les déchets
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Retourner les matériels de location
2 personnes
65
Stocker la restauration restante
2 personnes
66
Évacuer les badges et les déchets
2 personnes
67
Envoyer un message de remerciement
68
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Tables bistrotqté 12
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 10
Tabouretsqté 20
Comptoir d'inscription
Portants à vêtementsqté 2
Armoire verrouillable
Panneaux de standqté 24
Présentoirs à dépliantsqté 24

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 3
Écransqté 12
Projecteur
Écran de projection
Routeur wifi
Rallongesqté 24
Multiprisesqté 24
Stations de rechargeqté 3
Lecteur de codes-barresqté 2
Imprimante d'étiquettes
Haut-parleursqté 2
Microphone
Console de mixage

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Bannières de salonqté 24
Autocollants logoqté 24
Plantesqté 12
Nappesqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Planches de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Vitrines réfrigéréesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Inscription

Porte-badgesqté 200
Lanyardsqté 200
Stylosqté 50
Presse-papiersqté 6
Étiquettes nominativesqté 200
Braceletsqté 200
Plans du salonqté 200
Flyers du programmeqté 200
Dossiers des exposantsqté 30

Sécurité

Passe-câblesqté 24
Ruban de marquageqté 8
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu avant de confirmer les exposants : il te faut assez d’espace pour les tables de stand, les panneaux, les allées et un comptoir d’inscription. Prévois aussi les prises et le réseau wifi dès la visite technique.
Envoie aux exposants un dossier pratique au moins 7 jours avant le salon : horaires d’accès, dimensions de leur espace, emplacement, besoins électriques et consignes pour le matériel. Cela évite les demandes de dernière minute.
Ferme les inscriptions suffisamment tôt pour imprimer les badges, la liste des participants et le plan du salon. Garde une liste séparée pour les inscriptions sur place et vérifie les noms des exposants le matin même.
Installe d’abord les tables, les chaises et les parois, puis répartis les multiprises, rallonges, éclairages et stations de recharge. Les écrans, ordinateurs et projecteurs se testent seulement après le branchement du réseau et de l’alimentation.
Mets les boissons, les amuse-bouches et les produits du catering au frais avant l’ouverture. Prévois une personne à l’entrée et une autre pour contrôler les sorties, orienter les visiteurs et résoudre les problèmes des exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la franchise ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, contacter les exposants, publier la page des participants et traiter les inscriptions. Réserve les dernières 48 heures aux impressions, aux achats et aux vérifications.
Quand faut-il envoyer les informations aux exposants ?: Envoie les informations pratiques au plus tard 7 jours avant le salon, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Le premier message doit préciser l’accès, l’emplacement du stand, les horaires d’installation et les besoins techniques.
Quand préparer les badges et la liste des participants ?: Prépare une première version des badges 3 à 5 jours avant l’événement, lorsque les inscriptions sont presque stabilisées. Imprime la liste finale la veille et garde quelques badges vierges pour les changements du jour J.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Compte au minimum 2 à 3 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables, chaises, panneaux, signalétique et équipements. Ajoute 30 minutes pour tester le wifi, les écrans, le son, l’éclairage et le comptoir d’inscription.

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