Zo organiseer je een franchisebeurs zonder last-minute chaos

Een franchisebeurs organiseren begint niet met tafels neerzetten, maar met de locatie, exposanten en bezoekersstroom. Leg eerst vast hoeveel stands en deelnemers je verwacht, zodat je de standindeling, catering, badges en techniek daarop afstemt. Daarna bouw je de communicatie op: publiceer de deelnemerspagina, verstuur uitnodigingen en verwerk aanmeldingen. Op de beursdag draait alles om een duidelijke entree, een ingerichte registratiebalie en een gecontroleerde opbouw van stands, stroom, verlichting en bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beurslocatie reserveren
2
Exposanten benaderen
2 personen
3
Deelnemerspagina publiceren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Exposanteninformatie versturen
7
Standindeling vastleggen
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering reserveren
10
Dranken en hapjes inkopen
2 personen
11
Badges voorbereiden
2 personen
12
Beursplattegrond afdrukken
13
Deelnemerslijst afdrukken
14
Exposantenlijst controleren
15
Standmaterialen sorteren
2 personen
16
Boodschappen koel zetten
2 personen
17
Locatie openen
2 personen
18
Entree en uitgang controleren
2 personen
19
Tafels opstellen
4 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Standwanden plaatsen
4 personen
22
Stroompunten verdelen
2 personen
23
Verlichting aansluiten
2 personen
24
Bewegwijzering ophangen
2 personen
25
Registratiebalie inrichten
2 personen
26
Badges klaarleggen
2 personen
27
Cateringtafel inrichten
3 personen
28
Koffieapparaten vullen
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Exposanten ontvangen
3 personen
32
Standmaterialen uitdelen
3 personen
33
Exposanten bij hun stand helpen
4 personen
34
Techniek per stand testen
2 personen
35
Registratieteam instrueren
2 personen
36
Catering allergenen labelen
2 personen

Event

37
Entreebalie bemannen
2 personen
38
Bezoekers registreren
3 personen
39
Badges uitgeven
2 personen
40
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
41
Exposanten ondersteunen
2 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Toiletten controleren
48
Deelnemersvragen beantwoorden
2 personen
49
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
50
Netwerkborrel serveren
3 personen
51
Lege glazen inzamelen
2 personen
52
Eindronde bezoekersbegeleiding
2 personen
53
Exposanten uitchecken
2 personen
54
Verloren voorwerpen verzamelen
55
Registratiebalie afsluiten
2 personen

Nazorg

56
Standmaterialen verzamelen
4 personen
57
Standwanden demonteren
4 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Koelkasten en koelboxen legen
2 personen
61
Afval sorteren
3 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Huurmaterialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven catering opslaan
2 personen
66
Badges en afval afvoeren
2 personen
67
Bedankbericht versturen
68
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 24
Bistrotafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 10
Krukkenaantal 20
Registratiebalie
Kledingrekkenaantal 2
Afsluitbare kast
Standwandenaantal 24
Folderrekkenaantal 24

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Beeldschermenaantal 12
Projector
Projectiescherm
Wifi-router
Verlengkabelsaantal 24
Stekkerdozenaantal 24
Oplaadstationsaantal 3
Barcodelezeraantal 2
Labelprinter
Speakersaantal 2
Microfoon
Geluidsmixer

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Snoerlampenaantal 6

Decoratie

Beursdoekenaantal 24
Logo-stickersaantal 24
Plantenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbord
Programmapostersaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerplankenaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelvitrinesaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6

Registratie

Badgehoudersaantal 200
Lanyardsaantal 200
Pennenaantal 50
Klembordenaantal 6
Naamstickersaantal 200
Polsbandjesaantal 200
Beursplattegrondenaantal 200
Programmaflyersaantal 200
Exposantenmappenaantal 30

Veiligheid

Kabelmattenaantal 24
Markeertapeaantal 8
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de beurslocatie voordat je exposanten definitief benadert. Controleer meteen hoeveel standwanden, tafels, stoelen en stroompunten beschikbaar zijn en hoeveel je zelf moet regelen.
Werk met een sluitingsdatum voor exposanteninformatie, bijvoorbeeld 14 dagen voor de beurs. Vraag vóór die datum standafmetingen, logo’s, technische wensen en dieetwensen op, anders blijft de indeling tot het laatste moment wijzigen.
Maak de standindeling op basis van looproutes, niet alleen op basis van beschikbare vierkante meters. Houd entree, registratiebalie, catering en uitgang vrij en leg per stand vast waar tafel, stroompunt en verlichting komen.
Bereid badges, plattegrond en deelnemerslijst vooraf per onderdeel voor. Leg de geprinte materialen en een werkende laptop, tablet of barcodelezer bij de registratiebalie klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
Plan de opbouw met een controle per zone: entree, registratie, stands, techniek en catering. Test vóór opening de wifi-router, beeldschermen, projector, microfoon en speakers en zet dranken en hapjes tijdig koel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een franchisebeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met de locatie en exposanten. Plan de deelnemerspagina en uitnodigingen uiterlijk 8 weken voor de beurs, zodat je aanmeldingen, badges en catering op tijd kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een franchisebeurs op te bouwen?: Reken op minimaal 4 uur voor het plaatsen van standwanden, tafels, stoelen, verlichting, bewegwijzering en de registratiebalie. Reserveer extra tijd als standmaterialen of audiovisuele apparatuur op meerdere plekken moeten worden aangesloten.
Wanneer moet je de catering voor een franchisebeurs regelen?: Reserveer de catering zodra je een eerste deelnemersaantal hebt, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Geef het definitieve aantal personen en de verzamelde dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de beurs door.
Wat moet je klaarleggen bij de registratiebalie van een franchisebeurs?: Leg badges, deelnemerslijst, beursplattegrond en een laptop, tablet of barcodelezer klaar. Test de registratie minimaal 60 minuten voor opening en houd een geprinte lijst achter de hand voor bezoekers die niet digitaal kunnen worden gevonden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.