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Franchise-Messe organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Franchise-Messe müssen Aussteller, Teilnehmer, Stände und Technik gleichzeitig koordiniert werden. Beginne mehrere Wochen vorher mit Standort, Ausstellerkommunikation und Anmeldung; die Aufbauphase entscheidet über einen pünktlichen Start. Plane außerdem Namensbadges, Messeplan, Teilnehmerlisten und Verpflegung so, dass sie am Eingang sofort verfügbar sind. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zur Kontrolle von Ein- und Ausgang am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messestandort reservieren

  • Aussteller kontaktieren

    2 Personen

  • Teilnehmerseite veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ausstellerinformationen versenden

  • Standaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Getränke und Snacks einkaufen

    2 Personen

  • Badges vorbereiten

    2 Personen

  • Messeplan drucken

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Ausstellerliste überprüfen

  • Standmaterialien sortieren

    2 Personen

  • Einkäufe kühl stellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Eingang und Ausgang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Stromanschlüsse verteilen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Badges bereitlegen

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Kaffeemaschinen auffüllen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standmaterialien verteilen

    3 Personen

  • Aussteller an ihrem Stand unterstützen

    4 Personen

  • Technik pro Stand testen

    2 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

    2 Personen

  • Catering-Allergene kennzeichnen

    2 Personen

Event

  • Eingangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Badges ausgeben

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Cateringtische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Teilnehmerfragen beantworten

    2 Personen

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    3 Personen

  • Netzwerk-Getränke servieren

    3 Personen

  • Leere Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Abschlussrunde der Besucherbetreuung

    2 Personen

  • Aussteller auschecken

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Registrierungstresen schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standmaterial sammeln

    4 Personen

  • Standwände abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlschränke und Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Ausweise und Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Anmeldedaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 24
  • BistrotischeAnz. 12
  • StühleAnz. 120
  • StehtischeAnz. 10
  • HockerAnz. 20
  • Registrierungstheke
  • KleiderständerAnz. 2
  • Abschließbarer Schrank
  • StandwändeAnz. 24
  • ProspektständerAnz. 24

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 3
  • TabletsAnz. 3
  • BildschirmeAnz. 12
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • WLAN-Router
  • VerlängerungskabelAnz. 24
  • VerlängerungskabelAnz. 24
  • LadestationenAnz. 3
  • Barcode-ScannerAnz. 2
  • Etikettendrucker
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Tonmischpult

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 6

Dekoration

  • MessebannerAnz. 24
  • Logo-StickerAnz. 24
  • PflanzenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 24
  • WegweiserAnz. 12
  • Willkommensschild
  • Programmatische PosterAnz. 6

Geschirr

  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierbretterAnz. 12
  • KaraffenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • KühlvitrinenAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Staubsauger
  • ToilettenbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 6

Registrierung

  • BadgehalterAnz. 200
  • LanyardsAnz. 200
  • StifteAnz. 50
  • KlemmbretterAnz. 6
  • NamensaufkleberAnz. 200
  • ArmbänderAnz. 200
  • MessepläneAnz. 200
  • ProgrammflyerAnz. 200
  • AusstellerordnerAnz. 30

Sicherheit

  • KabelmattenAnz. 24
  • MarkierungsbandAnz. 8
  • ArbeitshandschuheAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Standaufteilung spätestens 7 Tage vor der Messe fest und verschicke die Ausstellerinformationen danach gesammelt. So können Standwände, Tische, Stromanschlüsse und Beleuchtung passend vorbereitet werden.
  • Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor der Messe ab. Drucke anschließend Teilnehmer- und Ausstellerlisten sowie die Badges; halte einige leere Badges für kurzfristige Nachmeldungen bereit.
  • Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Termin und bestätige das Catering danach. Getränke und Snacks solltest du am Vortag einkaufen und kühl stellen, statt sie erst am Aufbauvormittag zu besorgen.
  • Teste Laptops, Tablets, Bildschirme, Projektor, WLAN-Router und Barcode-Scanner mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Ladestationen, Lautsprecher, Mikrofon und Tonmischpult an den tatsächlichen Standorten.
  • Plane für den Aufbau einen festen Rundgang von mindestens 60 Minuten ein: zuerst Möbel und Standwände, dann Strom und Beleuchtung, danach Beschilderung und Registrierungstheke. Kontrolliere vor dem Öffnen außerdem Messeplan, Prospektständer, Banner und verschließbaren Schrank.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Franchise-Messe organisieren?
Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Messestandorts und der Kontaktaufnahme zu Ausstellern. Die Teilnehmerseite und Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin veröffentlicht beziehungsweise verschickt werden.
Wann sollte die Anmeldung für eine Franchise-Messe geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung etwa 3 bis 5 Tage vor der Messe, damit Teilnehmerliste, Ausstellerliste und Badges rechtzeitig vorbereitet werden können. Plane danach noch Zeit für Rückfragen und kurzfristige Änderungen ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Franchise-Messe?
Rechne je nach Standzahl mit mindestens 3 bis 4 Stunden für Möbel, Standwände, Strom, Beleuchtung, Beschilderung und Registrierung. Beende den technischen Test spätestens 60 Minuten vor dem Einlass.
Wann sollte man Catering und Getränke für eine Franchise-Messe bestellen?
Reserviere das Catering mindestens 7 Tage vorher, sobald die erwartete Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche bekannt sind. Getränke und Snacks kaufst du am Vortag ein und stellst verderbliche Ware direkt kühl.

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