Checklist para organizar una feria de franquicias

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Reserva el recinto y define la distribución de los puestos antes de enviar las invitaciones. Los expositores necesitan conocer el espacio disponible y la ubicación de su stand con varias semanas de antelación.
• Cierra la lista de expositores y las inscripciones antes de imprimir acreditaciones, el plano y la lista de participantes. Haz una última revisión entre 24 y 48 horas antes, porque suelen cambiar nombres y empresas.
• Pide las preferencias dietéticas al registrarse y entrega esos datos al catering con al menos 7 días de margen. Compra aparte las bebidas y los aperitivos, y refrigera la compra antes de abrir la feria.
• Prepara la electricidad y la conectividad como parte del montaje: reparte regletas y alargadores, coloca el router wifi y comprueba portátiles, tablets, pantallas, lector de códigos e impresora de etiquetas antes de que lleguen los visitantes.
• Reserva tiempo suficiente para el montaje final. Primero coloca mesas, sillas, paneles y mostradores; después conecta iluminación y equipos, cuelga los banners y comprueba por separado la entrada y la salida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de franquicias?

Empieza a reservar el recinto y contactar con los expositores con 8 a 12 semanas de antelación. Así tendrás tiempo para publicar la página de participantes, gestionar inscripciones y cerrar la distribución de los stands.

¿Cuándo debo enviar la información a los expositores?

Envíala entre 3 y 4 semanas antes de la feria, cuando ya estén confirmados el recinto y los puestos. Manda una actualización final 48 horas antes con horarios, acceso, plano y cualquier cambio operativo.

¿Cuándo se imprimen las acreditaciones y el plano de la feria?

Imprime las acreditaciones, el plano y la lista de participantes entre 24 y 48 horas antes, después de revisar la lista de expositores. Guarda algunas acreditaciones en blanco para cambios de última hora en el registro.

¿Cuánto tiempo necesita el montaje de una feria de franquicias?

Calcula al menos 3 horas para montar mesas, sillas, paneles, mostrador, señalización, iluminación y conexiones. Reserva 30 minutos adicionales para probar el wifi, las pantallas, el sonido y el lector de códigos antes de abrir.

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