Organiser un salon de la franchise sans rien oublier

Un salon de la franchise demande de coordonner les exposants, les inscriptions, les stands et l’accueil dans un ordre précis. Commence par réserver le lieu et confirmer les participants, puis verrouille l’aménagement, le catering et le matériel technique. Les dernières heures servent surtout à préparer les badges, les documents, les boissons et les branchements. Cette checklist réunit les étapes à suivre avant et pendant le salon, jusqu’au contrôle des entrées et des sorties.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du salon
Contacter les exposants
2 personnes
Publier la page des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Envoyer les informations aux exposants
Définir l'aménagement des stands
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Acheter les boissons et les amuse-bouches
2 personnes
Préparer les badges
2 personnes
Imprimer le plan du salon
Imprimer la liste des participants
Vérifier la liste des exposants
Trier le matériel du stand
2 personnes
Mettre les courses au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler l’entrée et la sortie
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Remplir les machines à café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les supports de stand
3 personnes
Aider les exposants sur leur stand
4 personnes
Tester la technique par stand
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Étiqueter les allergènes du service traiteur
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions des participants
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir le cocktail réseau
3 personnes
Récupérer les verres vides
2 personnes
Dernier tour d’accompagnement des visiteurs
2 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les réfrigérateurs et les glacières
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Évacuer les badges et les déchets
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Tables bistrotqté 12
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 10
Tabouretsqté 20
Comptoir d'inscription
Portants à vêtementsqté 2
Armoire verrouillable
Panneaux de standqté 24
Présentoirs à dépliantsqté 24

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 3
Écransqté 12
Projecteur
Écran de projection
Routeur wifi
Rallongesqté 24
Multiprisesqté 24
Stations de rechargeqté 3
Lecteur de codes-barresqté 2
Imprimante d'étiquettes
Haut-parleursqté 2
Microphone
Console de mixage

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Bannières de salonqté 24
Autocollants logoqté 24
Plantesqté 12
Nappesqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Planches de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Vitrines réfrigéréesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Inscription

Porte-badgesqté 200
Lanyardsqté 200
Stylosqté 50
Presse-papiersqté 6
Étiquettes nominativesqté 200
Braceletsqté 200
Plans du salonqté 200
Flyers du programmeqté 200
Dossiers des exposantsqté 30

Sécurité

Passe-câblesqté 24
Ruban de marquageqté 8
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande les besoins alimentaires des exposants avant de réserver le catering. Prévois aussi les boissons et les amuse-bouches, puis mets les achats au frais dès leur arrivée sur place.
Fixe un plan des stands plusieurs jours avant l’ouverture et vérifie que chaque exposant dispose d’un emplacement, d’une table et des prises nécessaires. Les rallonges et multiprises manquent souvent au dernier moment.
Prépare les badges, la liste des participants et le plan du salon avant le jour J. Imprime quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer rapidement un badge ou orienter un visiteur.
Réserve un créneau d’installation d’au moins 2 heures avant l’accueil du public. Il faut encore installer les tables, chaises, parois, éclairages, signalétique et comptoir d’inscription.
Teste le wifi, les écrans, le projecteur, le microphone et les haut-parleurs avant l’arrivée des exposants. Garde les chargeurs, rallonges et multiprises regroupés à l’accueil pour résoudre les problèmes rapidement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de la franchise ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, contacter les exposants, publier la page des participants et traiter les inscriptions sans précipitation.
Combien de temps prévoir pour installer un salon de la franchise ?: Prévois au minimum 2 heures pour l’installation, et 3 heures si le salon comprend plusieurs rangées de stands ou du matériel audiovisuel. Ajoute 30 minutes pour tester les branchements et l’accueil.
Quand envoyer les informations aux exposants ?: Envoie les informations pratiques 2 à 3 semaines avant le salon, puis un rappel 2 ou 3 jours avant. Indique l’horaire d’accès, le plan des stands, les besoins techniques et les consignes d’installation.
Que faut-il vérifier le matin d’un salon de la franchise ?: Vérifie la liste des exposants, les badges, le plan imprimé, le comptoir d’inscription et le matériel de scan. Fais aussi un test de 15 minutes du wifi, de l’éclairage, des écrans et de la sonorisation avant l’ouverture.

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