Foodtruck-Festival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre Genehmigung und Versicherung nicht erst kurz vor dem Termin. Beantrage die nötige Genehmigung, sobald Datum und Ort feststehen, und prüfe spätestens einige Wochen vorher, ob der Versicherungsschutz für alle Anbieter und Helfer ausreicht.
• Bestätige Foodtrucks erst, wenn Standplätze, Strombedarf und Vereinbarungen schriftlich festgehalten sind. Plane im Lageplan genug Abstand für Anlieferung, Warteschlangen und geöffnete Türen der Fahrzeuge ein.
• Erfasse Ernährungs- und Diätwünsche zusammen mit den Anmeldungen und teile sie rechtzeitig mit den Foodtruck-Betreibern. So können Speisekarten und Menükarten vor dem Festival angepasst werden, statt Fragen erst an der Ausgabe zu klären.
• Rechne Strom nicht pauschal, sondern pro Gerät. Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlboxen und Lautsprecher brauchen eigene Anschlüsse; reserviere die Stromversorgung und sichere Kabel mit Kabelmatten oder Kabeltrommeln.
• Lege spätestens am Vortag Ablaufplan, Kontaktliste, Helfereinteilung und Ersthelfer-Besetzung aus. Prüfe außerdem Wettervorhersage, Zelte, Beleuchtung, Mehrweggeschirr, Müllentsorgung und Toiletten, damit fehlende Ausstattung noch ersetzt werden kann.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Foodtruck-Festival anmelden?

Beginne mit Genehmigungen und Versicherungsprüfung, sobald Datum und Ort feststehen. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, weil Anforderungen von Ort, Größe und erwarteter Besucherzahl abhängen können.

Wie viele Foodtrucks brauche ich für ein Festival?

Als grobe Planung kannst du mit einem Foodtruck für etwa 75 bis 100 Gäste rechnen, abhängig von Menü und Ausgabegeschwindigkeit. Bei 300 Gästen sind daher meist 3 bis 4 Trucks sinnvoll; bestätige zusätzlich, wer Getränke, Dessert oder spezielle Ernährungswünsche abdeckt.

Wie viel Strom braucht ein Foodtruck-Festival?

Erstelle für jeden Foodtruck und jedes zusätzliche Gerät eine Verbrauchsliste, statt nur eine einzelne Stromquelle zu reservieren. Kläre den Bedarf mindestens 2 bis 3 Wochen vorher und plane Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Kabelmatten für sichere Wege ein.

Wie lange vorher soll ich Einladungen verschicken?

Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Festival und setze den Anmeldeschluss rund 10 bis 14 Tage vor dem Termin. So bleiben genügend Tage, um Ernährungswünsche zu erfassen, sie zu teilen und Parkinformationen zu versenden.

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