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Organiser un festival de food trucks sans rien oublier

Un festival de food trucks demande plus qu’une liste de stands et de menus. Il faut réserver le lieu, obtenir les autorisations, coordonner les fournisseurs et prévoir l’électricité, les déchets, les toilettes et les secours. Cette checklist de 74 tâches et 56 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, le plan d’implantation et les informations de stationnement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Demander une autorisation

  • Vérifier l’assurance

  • Sélectionner les food trucks

    2 personnes

  • Confirmer les food trucks

  • Fixer les accords avec les fournisseurs

  • Établir le programme

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Partager les régimes alimentaires

  • Recenser les besoins en énergie

  • Réserver l’alimentation électrique

  • Organiser l’enlèvement des déchets

  • Réserver les toilettes

  • Commander le matériel de sécurité

  • Créer le plan

  • Attribuer les emplacements

  • Élaborer le déroulé

    2 personnes

  • Établir la liste de contacts

  • Répartir les bénévoles

  • Assurer la présence des secours

  • Envoyer les infos de parking

  • Vérifier les prévisions météo

  • Vérifier les stocks

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer le matériel

    3 personnes

  • Inspecter le lieu

    2 personnes

  • Accueillir les food trucks

    2 personnes

  • Dégager l’itinéraire de circulation

    2 personnes

  • Brancher l’électricité

    2 personnes

  • Monter les tentes

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer l’éclairage

    2 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Installer le comptoir d'information

    2 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    2 personnes

  • Préparer les boissons

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Lancer les food trucks

    2 personnes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

  • Briefer rapidement l’équipe

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Fournir les informations

    2 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Soutenir les food trucks

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Nettoyer les tables

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Allumer l’éclairage

  • Annoncer les dernières commandes

  • Reconduire les visiteurs

    4 personnes

Suivi

  • Faire partir les foodtrucks

    2 personnes

  • Couper l’électricité

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Faire récupérer les toilettes

  • Nettoyer le matériel

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Gérer les objets trouvés

  • Rassembler les factures des fournisseurs

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 4
  • Tables hautesqté 18
  • Tables de bièreqté 12
  • Chaises pliantesqté 80
  • Tables de buffetqté 6
  • Comptoir
  • Nappesqté 12

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 500
  • Assiettes réutilisablesqté 350
  • Couverts réutilisablesqté 350
  • Tasses à caféqté 100
  • Verres à théqté 100
  • Plateaux de serviceqté 20
  • Pinces de serviceqté 12

Équipement

  • Glacièresqté 8
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 2
  • Multiprisesqté 8
  • Rallongesqté 12
  • Passe-câblesqté 12
  • Enrouleurs électriquesqté 4
  • Microphone à main
  • Haut-parleur portableqté 2
  • Lampes rechargeablesqté 8

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 8
  • Lampes à pilesqté 6

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 12
  • Bannièresqté 6
  • Panneaux de menuqté 8
  • Chevalets de trottoirqté 4
  • Pancartes de tableqté 24

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteauxqté 8
  • Verres doseursqté 4
  • Thermosqté 6
  • Cuillères à glaceqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 18
  • Conteneurs à déchetsqté 4
  • Panneaux de tri des déchetsqté 6
  • Sets de balaiqté 4
  • Raclettes de solqté 2
  • Seauxqté 6
  • Chiffons de nettoyageqté 30
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
  • Distributeurs de serviettesqté 6

Sécurité

  • Barrières de fouleqté 20
  • Cônes de signalisationqté 12
  • Panneaux d'avertissementqté 8
  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Extincteursqté 4

Informations

  • Badges nominatifsqté 40
  • Stylosqté 20
  • Presse-papiersqté 6
  • Plansqté 350
  • Flyers du programmeqté 350

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le festival. Vérifiez aussi l’assurance et les contraintes d’accès avant de confirmer les food trucks.
  • Demandez à chaque food truck ses besoins électriques, sa surface nécessaire et son heure d’arrivée au moins 4 semaines à l’avance. Une multiprise ne remplace pas une alimentation électrique adaptée.
  • Fixez les emplacements sur un plan environ 3 semaines avant l’événement. Prévoyez des passages dégagés entre les tentes, les tables hautes, les files d’attente et les sorties de secours.
  • Clôturez les inscriptions et recueillez les régimes alimentaires 7 jours avant le festival. Partagez ensuite ces informations avec les food trucks concernés plutôt que le jour même.
  • Vérifiez la météo et les stocks 48 heures avant l’ouverture. Les gobelets, assiettes, couverts, sacs pour déchets, lampes et rallonges manquent souvent quand le nombre de visiteurs dépasse les prévisions.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de food trucks ?
Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les food trucks, l’électricité, les toilettes et les secours doivent être confirmés avant d’envoyer les invitations.
Combien de food trucks faut-il prévoir pour un festival ?
Prévoyez en général 1 food truck pour 75 à 100 personnes, puis ajustez selon la durée et le type de repas. Pour un service concentré sur une heure, prévoyez davantage de capacité ou répartissez les menus pour réduire l’attente.
Quand confirmer les food trucks et les fournisseurs ?
Confirmez les food trucks et les accords avec les fournisseurs au moins 4 semaines avant le festival. Demandez à ce moment-là les horaires d’arrivée, les besoins électriques, les menus et les contraintes d’installation.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de food trucks ?
La veille, vérifiez les prévisions météo, les stocks, le plan d’implantation, les contacts et la répartition des bénévoles. Confirmez également l’accès du site, l’enlèvement des déchets et la présence des secours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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