LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Foodtruckfestival organiseren: complete checklist

Een foodtruckfestival organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen trucks boeken. Je regelt ook vergunningen, verzekering, stroom, afval, toiletten en een plattegrond waarop elke standplaats klopt. Begin met datum en locatie, leg daarna leveranciers en het programma vast en werk toe naar een draaiboek voor de uitvoeringsdag. Met deze checklist houd je bovendien dieetwensen, parkeerinformatie, EHBO en de weersverwachting bij de hand, zodat je niet pas op de dag zelf problemen ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Vergunning aanvragen

  • Verzekering controleren

  • Foodtrucks selecteren

    2 personen

  • Foodtrucks bevestigen

  • Leveranciersafspraken vastleggen

  • Programma samenstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Dieetwensen delen

  • Stroombehoefte inventariseren

  • Stroomvoorziening reserveren

  • Afvalinzameling regelen

  • Toiletten reserveren

  • Beveiligingsmaterialen bestellen

  • Plattegrond maken

  • Standplaatsen toewijzen

  • Draaiboek uitwerken

    2 personen

  • Contactlijst opstellen

  • Vrijwilligers indelen

  • EHBO-bezetting vastleggen

  • Parkeerinformatie versturen

  • Weersverwachting controleren

  • Voorraad controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Materialen klaarzetten

    3 personen

  • Locatie inspecteren

    2 personen

  • Foodtrucks ontvangen

    2 personen

  • Verkeersroute vrijmaken

    2 personen

  • Stroom aansluiten

    2 personen

  • Tenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Licht ophangen

    2 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Afvalpunten plaatsen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Informatiebalie inrichten

    2 personen

  • Servies en bestek klaarzetten

    2 personen

  • Dranken klaarzetten

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Foodtrucks laten opstarten

    2 personen

  • Veiligheidscontrole uitvoeren

    2 personen

  • Team kort instrueren

    2 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    4 personen

  • Informatie verstrekken

    2 personen

  • Dranken serveren

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Foodtrucks ondersteunen

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalpunten legen

    2 personen

  • Tafels schoonmaken

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Verloren voorwerpen registreren

  • Verlichting inschakelen

  • Laatste bestellingen aankondigen

  • Bezoekers uitgeleiden

    4 personen

Nazorg

  • Foodtrucks laten vertrekken

    2 personen

  • Stroom uitschakelen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Tenten afbreken

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten laten ophalen

  • Materialen reinigen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen afhandelen

  • Leveranciersfacturen verzamelen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 4
  • Statafelsaantal 18
  • Biertafelsaantal 12
  • Klapstoelenaantal 80
  • Buffettafelsaantal 6
  • Balie
  • Tafelkledenaantal 12

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 500
  • Herbruikbare bordenaantal 350
  • Herbruikbaar bestekaantal 350
  • Koffiekopjesaantal 100
  • Theeglazenaantal 100
  • Serveerschalenaantal 20
  • Serveertangenaantal 12

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 8
  • Waterkokersaantal 3
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Verlengkabelsaantal 12
  • Kabelmattenaantal 12
  • Stroomhaspelsaantal 4
  • Handmicrofoon
  • Mobiele speakeraantal 2
  • Oplaadbare lampenaantal 8

Verlichting

  • Lichtsnoerenaantal 8
  • Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 12
  • Bannersaantal 6
  • Menubordenaantal 8
  • Stoepbordenaantal 4
  • Tafelbordjesaantal 24

Keuken

  • Snijplankenaantal 6
  • Messenaantal 8
  • Maatbekersaantal 4
  • Thermoskannenaantal 6
  • IJslepelsaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 18
  • Afvalcontainersaantal 4
  • Afvalscheidingsbordenaantal 6
  • Bezemsetsaantal 4
  • Vloertrekkersaantal 2
  • Emmersaantal 6
  • Schoonmaakdoekenaantal 30
  • Handzeepdispensersaantal 8
  • Handdoekdispensersaantal 6

Veiligheid

  • Dranghekkenaantal 20
  • Verkeerskegelsaantal 12
  • Waarschuwingsbordenaantal 8
  • EHBO-koffersaantal 2
  • Brandblussersaantal 4

Informatie

  • Naamkaartjesaantal 40
  • Pennenaantal 20
  • Klembordenaantal 6
  • Plattegrondenaantal 350
  • Programmaflyersaantal 350

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de stroombehoefte van elke foodtruck vooraf vast en reserveer de voorziening pas nadat je weet hoeveel aansluitingen, verlengkabels en stroomhaspels nodig zijn. Werk kabels weg met kabelmatten om looppaden vrij te houden.
  • Maak de plattegrond zodra de foodtrucks bevestigd zijn. Wijs niet alleen standplaatsen toe, maar plan ook ruimte voor bezoekersrijen, toiletten, afvalinzameling, EHBO en een veilige route naar de uitgang.
  • Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor het festival en deel ze daarna met de betreffende foodtrucks. Zo kunnen zij menu-informatie en alternatieven voorbereiden in plaats van bezoekers op locatie te laten wachten.
  • Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, lichtsnoeren en extra verlichting nodig zijn. Zet oplaadbare lampen en batterijlantaarns apart klaar voor donkere hoeken en de afsluiting.
  • Stuur parkeerinformatie en het programma enkele dagen vooraf naar bezoekers en vrijwilligers. Neem in de contactlijst ook leveranciers, EHBO-bezetting en de verantwoordelijke voor stroom en afval op, zodat vragen niet bij één persoon blijven liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een foodtruckfestival organiseren?
Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Vergunningen, verzekering, foodtrucks, stroomvoorziening en toiletten moeten eerst geregeld zijn; in de laatste 2 weken werk je vooral programma, vrijwilligers, bezoekersinformatie en draaiboek af.
Hoeveel foodtrucks heb ik nodig voor een foodtruckfestival?
Reken als startpunt op 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van de menukeuze en de verwachte bezoektijd. Plan meerdere soorten eten en controleer vooraf of de trucks piekmomenten tegelijk aankunnen.
Wanneer moet ik de vergunning voor een foodtruckfestival aanvragen?
Vraag de vergunning aan zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. De benodigde termijn verschilt per gemeente, dus controleer de eisen voordat je uitnodigingen verstuurt.
Hoe regel ik stroom voor foodtrucks op een festival?
Vraag iedere foodtruck vooraf naar vermogen, aansluitingen en piekbelasting. Maak uiterlijk 4 weken voor het festival één overzicht en reserveer daarna de stroomvoorziening, inclusief verlengkabels, stroomhaspels en kabelmatten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!