Boodschappenlijst voor een vluchtelingenbijeenkomst

Een vluchtelingenbijeenkomst vraagt om meer dan eten en drinken. Je hebt ook duidelijke informatie, vertalingen, techniek en een rustige indeling van de ruimte nodig. Denk vooraf aan aparte voorzieningen voor kinderen, voldoende zitplaatsen en materiaal voor informatie- en ontvangsttafels. Gebruik deze lijst om inkopen, lenen en huren op tijd te verdelen. Controleer uiterlijk een week vooraf welke spullen al op locatie zijn en wat nog geregeld moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Informatietafelsaantal 6
Kinderstoelenaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 110
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Soeplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 8
Dienbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelboxlabelsaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Vlaggenlijnenaantal 8
Papieren versieringaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Naambordjesaantal 120
Pennenaantal 40
Informatiebordenaantal 12
Tafelnummersaantal 12

Kinderactiviteiten

Kleurpotlodenaantal 12
Kleurboekenaantal 30
Tekenpapieraantal 200
Viltstiftenaantal 12
Bouwblokkenaantal 4
Puzzelsaantal 8
Spelletjesaantal 8
Speelmattenaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Branddekensaantal 2

Catering

Boodschappen
- Basmati rijst - 8 kilogram
- Couscous - 5 kilogram
- Penne - 5 kilogram
- Aardappelen - 8 kilogram
- Halal kipfilet - 8 kilogram
- Kikkererwten - 24 blikken
- Linzen - 12 blikken
- Tomatenblokjes - 24 blikken
- Tomatenpuree - 12 blikjes
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 8 kilogram
- Rode paprika's - 5 kilogram
- Wortels - 5 kilogram
- Uien - 5 kilogram
- Knoflook - 12 bollen
- Courgettes - 5 kilogram
- Spinazie - 3 kilogram
- Champignons - 3 kilogram
- Mais - 12 blikken
- Doperwten - 8 kilogram
- Gemengde sla - 3 kilogram
- Appels - 8 kilogram
- Bananen - 8 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Sinaasappels - 8 kilogram
- Citroenen - 3 kilogram
- Dadels - 3 kilogram
- Rozijnen - 2 kilogram
- Naturelchips - 12 zakken
- Paprikachips - 12 zakken
- Zoutjes - 8 zakken
- Hummus - 3 kilogram
- Yoghurt - 6 kilogram
- Feta - 2 kilogram
- Geraspte kaas - 2 kilogram
- Vegan kaas - 1 kilogram
- Pitabroodjes - 120 stuks
- Naanbrood - 60 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Glutenvrij brood - 3 broden
- Boter - 2 kilogram
- Margarine - 2 kilogram
- Olijfolie - 3 liter
- Zonnebloemolie - 3 liter
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Knoflooksaus - 3 liter
- Chilisaus - 2 liter
- Sojasaus - 2 liter
- Kerriepoeder - 500 gram
- Komijn - 500 gram
- Paprikapoeder - 500 gram
- Kaneel - 250 gram
- Zwarte peper - 500 gram
- Zout - 1 kilogram
- Bouillonblokjes - 3 dozen
- Suiker - 3 kilogram
- Koffie - 3 kilogram
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 4 dozen
- Muntthee - 3 dozen
- Cacaopoeder - 1 kilogram
- Melk - 18 liter
- Havermelk - 8 liter
- Water zonder koolzuur - 12 kratten
- Water met koolzuur - 4 kratten
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Appelsap - 12 liter
- Mangosap - 8 liter
- Bakkerijtaart - 8 kilogram
- Koekjes - 8 kilogram
- Vegan koekjes - 3 kilogram
- Glutenvrije koekjes - 2 kilogram
- Papieren servetten - 800 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Handzeep - 6 flessen
- Handgel - 6 flessen

Tips

Reken voor servies en bekers op minimaal één volledige set per genodigde, plus ongeveer 10% extra. Bij een buffet heb je daarnaast opscheplepels, serveerschalen en voldoende dienbladen nodig.
Plan voor koffie en thee minstens één koffiezetapparaat en één waterkoker per 30 tot 40 bezoekers. Zet verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk een dag vooraf klaar en test de aansluitpunten in de ruimte.
Reserveer per bezoeker een stoel en voeg voor tolken, partners en begeleiding ongeveer 10% extra zitplaatsen toe. Kinderstoelen regel je apart; gewone stoelen zijn niet geschikt voor jonge kinderen.
Maak informatietafels herkenbaar met naamkaartjes en vertaalde programma-informatie. Leg per taal een eigen stapel klaar, zodat bezoekers niet tijdens de bijeenkomst naar de juiste informatie hoeven te zoeken.
Koel dranken minstens twee uur voor aanvang en gebruik koelboxen als er geen koelkast dicht bij de ruimte staat. Houd houdbare catering apart van gekoelde producten en neem serveerschalen met deksel mee voor transport en opslag.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een vluchtelingenbijeenkomst?: Neem één stoel per aangemelde bezoeker en tel 10% extra voor tolken, begeleiders en onverwachte gasten. Bij 80 aanmeldingen leg je dus ongeveer 88 stoelen klaar.
Hoeveel bekers en borden moet ik voorzien?: Voorzie minimaal één beker en één bord per persoon, plus 10% reserve. Voor 100 bezoekers betekent dat 110 bekers en 110 borden; bij meerdere eetmomenten heb je extra servies nodig.
Wanneer moet ik tolken en vertalingen regelen?: Inventariseer de benodigde talen bij de aanmelding en reserveer tolken bij voorkeur uiterlijk drie weken vooraf. Laat uitnodigingen en het programma minimaal één week voor de bijeenkomst vertalen en controleren.
Welke techniek heb ik nodig voor presentaties?: Voor een presentatie heb je minimaal een laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en draadloze microfoons nodig. Test alle apparatuur uiterlijk één dag vooraf en neem passende kabels, verlengkabels en stekkerdozen mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.