Firmenlauf organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Firmenlauf braucht mehr Vorlauf als nur eine schöne Strecke und motivierte Teams. Du musst Start und Ziel sichern, Verkehrssperren klären, Anmeldungen und Ernährungswünsche erfassen und Helfer rechtzeitig einteilen. Am Veranstaltungstag entscheiden klare Wegweiser, vorbereitete Startnummern und funktionierende Verpflegungsstationen über einen reibungslosen Ablauf. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau und Briefing vor dem Start.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Parcours und Verkehrsplan festlegen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
Erforderliche Verkehrssperren regeln
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige den Posten zuordnen
2 Personen
Mitarbeiterbriefing verschicken
Strecke vor Ort prüfen
2 Personen
Startnummern und Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Mitarbeiterwesten und Startnummern sortieren
2 Personen
Medaillen und Shirts bereitlegen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Gemietetes Material abholen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Wegweiser und Absperrungen bereitstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Getränke- und Essensstationen einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe- und Sicherheitsmaterial bereitstellen
2 Personen
Strecke mit Freiwilligen abstecken
6 Personen
Event
Freiwillige und Stationen briefen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Startnummern und Shirts verteilen
3 Personen
Teilnehmer zum Start begleiten
3 Personen
Startschuss und Zeitnahme organisieren
3 Personen
Streckenposten besetzen
8 Personen
Wasserstation betreuen
3 Personen
Zielankommende Teilnehmende betreuen
4 Personen
Medaillen verteilen
2 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preisverleihung betreuen
3 Personen
Snacks und Buffet servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
Nachbereitung
Parcoursmaterial entfernen
5 Personen
Zelte, Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse und Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 80
- BuffetischeAnz. 4
Sportmaterial
- Start- und Zielbogen
- WegweiserAnz. 25
- VerkehrskegelAnz. 40
- AbsperrgitterAnz. 12
- StartnummernAnz. 130
- SicherheitswestenAnz. 20
- StoppuhrenAnz. 4
- MedaillenAnz. 120
- SportshirtsAnz. 120
Ausstattung
- Megafon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 8
- ServierschalenAnz. 12
- KaffeemaschinenAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
Catering
- WasserkannenAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 8
- PicknickdeckenAnz. 12
- Einkäufe
Reinigung
- WischsetAnz. 2
- BesensetsAnz. 3
- EimerAnz. 4
Tipps
- Kläre Strecke, Start und Ziel mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Verkehrssperren, Absperrgitter und die Reservierung des Start- und Zielbereichs brauchen oft mehr Vorlauf als gedacht.
- Öffne die Anmeldung spätestens 6 Wochen vor dem Lauf und schließe sie etwa 10 bis 14 Tage vorher. So bleiben genug Tage für Teilnehmerliste, Startnummern, Shirts und Medaillen.
- Plane pro Streckenposten mindestens eine eingeteilte Person plus Ersatz ein. Verschicke das Mitarbeiterbriefing 3 bis 5 Tage vor dem Lauf mit Treffpunkt, Einsatzzeit und Zuständigkeit.
- Bereite Verpflegung und Zielbereich am Vortag vor: Getränke kalt stellen, Snacks portionieren und Becher, Teller sowie Serviermaterial bereitlegen. Am Veranstaltungstag fehlen sonst oft Kleinteile, obwohl die Hauptlieferung da ist.
- Plane für den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Zelte, Tische, Zielbogen, Wegweiser, Kegel, Sicherheitsmaterial und Stromkabel sollten vor dem Helferbriefing vollständig am Veranstaltungsort liegen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Firmenlauf organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Strecke, Start- und Zielort, Verkehrssperren und gemietetes Material sollten spätestens 6 Wochen vorher feststehen.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Firmenlauf schließen?
- Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Lauf. Dann kannst du Teilnehmerliste und Startnummern erstellen sowie Shirts, Medaillen, Verpflegung und Ernährungswünsche zuverlässig planen.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Firmenlauf?
- Plane pro Strecken- oder Versorgungsstation mindestens eine Person und zusätzlich 2 bis 4 Helfer für Anmeldung, Start-Ziel-Bereich und Auf- und Abbau ein. Bei unübersichtlichen Kreuzungen oder längeren Strecken brauchst du entsprechend mehr Posten.
- Wie lange dauert der Aufbau bei einem Firmenlauf?
- Rechne mit 2 bis 3 Stunden für Zelte, Tische, Stühle, Startbogen, Wegweiser, Absperrungen, Verpflegungsstationen und Anmeldung. Die Strecke solltest du danach gemeinsam mit den Helfern abgehen und vor dem Start vollständig prüfen.
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