Bedrijvenloop organiseren: checklist en planning
Een bedrijvenloop organiseren begint niet bij de startboog, maar bij het parcours, de verkeersmaatregelen en een haalbare planning. Leg eerst start en finish vast en werk daarna toe naar inschrijvingen, vrijwilligers, materialen en catering. Controleer de route kort voor de loop opnieuw: afzettingen, routebordjes en posten vallen op papier sneller op hun plaats dan buiten. Met deze checklist houd je ook de laatste uren overzichtelijk, van startnummers sorteren tot dranken koud zetten en de finish opruimen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Parcours en verkeersplan vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Benodigde verkeersmaatregelen regelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
Medewerkersbriefing versturen
Route op locatie controleren
2 personen
Startnummers en deelnemerslijst maken
2 personen
Medewerkershesjes en startnummers sorteren
2 personen
Medailles en shirts klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Gehuurde materialen ophalen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Routebordjes en afzetting klaarzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Drank- en eetpunten inrichten
3 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
Parcours met vrijwilligers uitzetten
6 personen
Event
Vrijwilligers en posten briefen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers en shirts uitdelen
3 personen
Deelnemers naar de start begeleiden
3 personen
Startschot en tijdregistratie verzorgen
3 personen
Parcoursposten bemannen
8 personen
Waterpost bemannen
3 personen
Finishende deelnemers opvangen
4 personen
Medailles uitdelen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Hapjes en buffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Nazorg
Parcoursmateriaal verwijderen
5 personen
Tenten, tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Uitslagen en bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 4
Sportmateriaal
- Start- en finishboog
- Routebordjesaantal 25
- Verkeerskegelsaantal 40
- Afzethekkenaantal 12
- Startnummersaantal 130
- Veiligheidshesjesaantal 20
- Stopwatchesaantal 4
- Medaillesaantal 120
- Sportshirtsaantal 120
Apparatuur
- Megafoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Koffiezetapparatenaantal 2
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
Catering
- Waterkannenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 8
- Picknickkleedjesaantal 12
- Boodschappen
Schoonmaak
- Dweilsetaantal 2
- Bezemsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
Tips
- Open het aanmeldformulier uiterlijk 4 tot 6 weken voor de bedrijvenloop. Vraag meteen naar dieetwensen, shirtmaat en eventuele bijzonderheden voor de organisatie.
- Plan de vrijwilligers per post minimaal 7 dagen vooraf in en stuur de medewerkersbriefing uiterlijk 2 dagen voor de start. Vermeld per post de aankomsttijd, route en contactpersoon.
- Loop het volledige parcours 3 tot 5 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Controleer vooral kruisingen, tijdelijke obstakels, routebordjes en de plek van verkeerskegels en afzethekken.
- Maak startnummers en de deelnemerslijst per deelnemer klaar en sorteer ze per bedrijf of alfabetisch. Leg medewerkershesjes, startnummers, medailles en shirts apart voordat de inschrijftafel wordt ingericht.
- Zet dranken minstens 2 uur voor de start koud en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer. Zet waterkannen, herbruikbare bekers en afvalbakken zowel bij de finish als bij het eetpunt klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijvenloop organiseren?
- Begin 8 tot 12 weken vooraf met het parcours, de start- en finishlocatie en de verkeersmaatregelen. Open de inschrijving daarna uiterlijk 4 tot 6 weken voor de loop, zodat je deelnemersaantallen en vrijwilligers tijdig kunt verwerken.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een bedrijvenloop?
- Reken minimaal op 1 vrijwilliger per controlepost en plan daarnaast 2 tot 4 mensen voor inschrijving, start en finish. Voeg 1 coördinator en een reserve per 5 tot 8 posten toe, zodat uitval op de dag zelf niet direct een probleem wordt.
- Wanneer moet ik de route van een bedrijvenloop controleren?
- Controleer de route 3 tot 5 dagen vooraf en nog een keer op de ochtend van de loop. Zo kun je tijdelijke obstakels, ontbrekende bordjes en gewijzigde verkeerssituaties nog herstellen voordat deelnemers starten.
- Hoeveel drinken moet ik voorzien voor een bedrijvenloop?
- Voor het eerste uur kun je 2 tot 3 drankjes per deelnemer rekenen, plus een reserve van ongeveer 10 procent. Zet de drank minimaal 2 uur vooraf koud en verdeel water over start, finish en eventuele drankpunten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!