Checklist para organizar una carrera de empresas

Organizar una carrera de empresas requiere coordinar el recorrido, la seguridad, las inscripciones y los puestos de atención en un orden claro. Empieza por reservar la salida y la meta, definir el plan de tráfico y tramitar las medidas necesarias. Después tendrás que cerrar las inscripciones, preparar dorsales, camisetas y medallas, y asignar voluntarios a cada puesto. En los últimos días, comprueba la ruta, enfría las bebidas y deja listo el montaje para que la jornada empiece sin improvisaciones.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el recorrido y el plan de tráfico
2 personas
Reservar la salida y la meta
Gestionar las medidas de tráfico necesarias
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios a los puestos
2 personas
Enviar briefing al personal
Comprobar la ruta en el lugar
2 personas
Crear los dorsales y la lista de participantes
2 personas
Clasificar los chalecos del personal y los dorsales
2 personas
Preparar medallas y camisetas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger el material alquilado
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colocar señalización de ruta y vallado
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar los puntos de bebida y comida
3 personas
Preparar material de primeros auxilios y seguridad
2 personas
Trazar el recorrido con voluntarios
6 personas

Evento

Informar a voluntarios y puestos
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales y camisetas
3 personas
Guiar a los participantes hasta la salida
3 personas
Gestionar la salida y el cronometraje
3 personas
Supervisar los puestos del recorrido
8 personas
Cubrir el puesto de agua
3 personas
Recibir a los participantes al llegar a meta
4 personas
Repartir las medallas
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Coordinar la entrega de premios
3 personas
Servir los aperitivos y el bufé
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Encargarse del café y el té
2 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas

Seguimiento

Retirar el material del recorrido
5 personas
Desmontar las tiendas, mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Enviar resultados y mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 4

Material deportivo

Arco de salida y meta
Carteles de rutacant. 25
Conos de tráficocant. 40
Vallas de separacióncant. 12
Dorsalescant. 130
Chalecos reflectantescant. 20
Cronómetroscant. 4
Medallascant. 120
Camisetas deportivascant. 120

Equipo

Megáfono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Bandejas de servircant. 12
Máquinas de cafécant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4

Catering

Jarras de aguacant. 8
Papeleracant. 8
Mantas de picniccant. 12
Compras

Limpieza

Juego de fregonacant. 2
Sets de escobacant. 3
Cuboscant. 4

Consejos

Cierra el recorrido y las medidas de tráfico antes de abrir las inscripciones. Así podrás publicar una distancia y un horario fiables, y evitar cambios cuando ya haya participantes apuntados.
Deja preparada la información de cada participante al menos 48 horas antes: dorsales, lista, preferencias dietéticas y, si corresponde, camiseta y medalla. Imprime también una copia de respaldo para la mesa de inscripciones.
Asigna a cada voluntario un puesto concreto y envía el briefing con antelación. Incluye la hora de llegada, la ubicación, el chaleco que debe recoger y a quién llamar si surge un problema.
Comprueba la ruta sobre el terreno antes del día de la carrera. Marca cruces y zonas estrechas con carteles, conos y vallas, y recorre el trazado con los voluntarios que estarán allí.
Monta primero seguridad y circulación, y después carpas, mesas y avituallamiento. Enfría las bebidas la víspera y reserva tiempo el mismo día para colocar vasos, jarras, comida y material de primeros auxilios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de empresas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite definir el recorrido, tramitar las medidas de tráfico, reservar la salida y la meta, abrir inscripciones y coordinar a los voluntarios.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una carrera de empresas?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes si necesitas preparar dorsales, camisetas, medallas y comida según el número final. Confirma las preferencias dietéticas al cerrar el formulario.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de empresas?: Como referencia, calcula al menos 1 voluntario por puesto y añade 2 o 3 personas de apoyo para inscripciones, avituallamiento y cambios de última hora. El número exacto depende de la longitud del recorrido y de los cruces que haya que controlar.
¿Qué hay que preparar el día anterior a la carrera?: Deja listos los dorsales, chalecos, medallas, camisetas, bebidas y aperitivos. También conviene recoger el material alquilado, revisar la ruta y comprobar que el megáfono, los cronómetros, los cables y las regletas funcionan.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.