Course interentreprises : la checklist d’organisation

Organiser un course interentreprises demande de coordonner le parcours, les inscriptions, les bénévoles et toute la logistique du jour J. Cette checklist de 46 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix des lieux jusqu’au balisage et à l’accueil des participants. Prévoyez aussi les équipements souvent oubliés : rallonges, glacières, gobelets, signalétique et matériel de premiers secours. Vous saurez ainsi quoi préparer plusieurs semaines à l’avance et quoi vérifier sur place avant le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le parcours et le plan de circulation
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Organiser les mesures de circulation nécessaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
Envoyer le briefing du personnel
Vérifier l’itinéraire sur place
2 personnes
Créer les dossards et la liste des participants
2 personnes
Trier les chasubles du personnel et les dossards
2 personnes
Préparer les médailles et les maillots
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel loué
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les panneaux de signalisation et les barrières
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager les points de boissons et de restauration
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Balisage du parcours avec les bénévoles
6 personnes

Événement

Briefer les bénévoles et les postes
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards et les maillots
3 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Gérer le départ au coup de pistolet et le chronométrage
3 personnes
Tenir les postes du parcours
8 personnes
Tenir le point d'eau
3 personnes
Accueillir les participants à l’arrivée
4 personnes
Distribuer les médailles
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Servir les snacks et le buffet
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes

Suivi

Retirer le matériel du parcours
5 personnes
Démonter les tentes, les tables et les chaises
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer les résultats et un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Panneaux d’orientationqté 25
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 12
Numéros de départqté 130
Gilets de sécuritéqté 20
Chronomètresqté 4
Médaillesqté 120
Maillots de sportqté 120

Équipement

Mégaphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Machines à caféqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Carafes d’eauqté 8
Poubellesqté 8
Plaids de pique-niqueqté 12
Courses

Nettoyage

Kit de lavageqté 2
Sets de balaiqté 3
Seauxqté 4

Conseils

Ouvrez les inscriptions dès que le parcours, les horaires et les lieux de départ et d’arrivée sont confirmés. Demandez en même temps les besoins alimentaires afin de prévoir les quantités de ravitaillement.
Vérifiez l’itinéraire sur place au moins une semaine avant la course, puis refaites un contrôle le matin même. Un parcours peut changer à cause de travaux, d’un stationnement ou d’une signalisation déplacée.
Attribuez chaque poste à un bénévole avec une heure d’arrivée précise et un briefing écrit. Pour une course de 100 participants, prévoyez notamment des personnes distinctes pour l’inscription, le balisage, les boissons et la sécurité.
Préparez les dossards, maillots et médailles par participant ou par taille avant l’installation. Gardez une petite réserve de numéros et de vêtements pour les inscriptions modifiées ou les erreurs de distribution.
Testez les chronomètres, le mégaphone, les machines à café et les rallonges avant l’ouverture. Installez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et placez les poubelles près de chaque point de restauration.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un course interentreprises ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord les lieux, définissez le parcours et lancez les inscriptions, puis finalisez les bénévoles et le matériel dans les deux dernières semaines.
Combien de bénévoles faut-il pour un course interentreprises ?: Pour environ 100 participants, prévoyez au minimum 8 à 12 bénévoles répartis entre l’inscription, le parcours, les ravitaillements, l’arrivée et la sécurité. Ajoutez une personne responsable de la coordination le jour J.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une course ?: Prévoyez au moins 50 cl de boisson par participant pour une course courte, puis davantage s’il fait chaud ou si le parcours dépasse une heure. Ajoutez une réserve de 10 à 15 % pour les bénévoles et les imprévus.
Quand installer le parcours et les tentes ?: Installez les tentes, tables et points d’accueil le jour même, environ 2 à 3 heures avant le départ. Le balisage peut être préparé en amont, mais faites une vérification complète du parcours juste avant l’arrivée des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.