Exportmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Exportmesse braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin und Ort, Aussteller, Standflächen und Teilnahmebedingungen stehen am Anfang. Danach folgen Anmeldungen, Programm, Lageplan und die technische Vorbereitung. Besonders häufig werden Logos, Namensschilder, Besucherlisten und die letzte Cateringbestellung zu spät geprüft. Diese Checkliste führt dich durch die 70 Aufgaben und 63 benötigten Dinge – von der ersten Festlegung bis zum Messetag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und -ort festlegen
2 Personen
Teilnehmende Unternehmen auswählen
3 Personen
Standfläche aufteilen
2 Personen
Teilnahmebedingungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbematerial verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Referenten bestätigen
2 Personen
Lageplan erstellen
Standnummern zuweisen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Besucherliste prüfen
2 Personen
Bestätigungs-E-Mail versenden
Logos und Dateien sammeln
2 Personen
Messeschilder gestalten
2 Personen
Schilder und Namensschilder drucken
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Cateringbestellung prüfen
Technik testen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
Standmaterialien bereitstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stellwände aufbauen
4 Personen
Standschilder aufhängen
3 Personen
Flyer und Visitenkarten auslegen
3 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Registrierungsliste bereitlegen
2 Personen
Letzte Technikprüfung durchführen
2 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Snacks verteilen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Prospekte nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Standbetreiber auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Standprodukte sicher einsammeln
4 Personen
Standwände abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Präsentationsraum leerräumen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Technik einpacken
2 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Reste einlagern
2 Personen
Teilnehmerdankeschöns versenden
Besucherdankeschöns versenden
Rechnungen und Belege archivieren
Nicht verwendete Materialien zurückbringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MesseständeAnz. 12
TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 12
StandwändeAnz. 24
KleiderständerAnz. 4
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 120
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 16
USB-SticksAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2

Registrierung

RegistrierungsschalterAnz. 2
NamensschildhalterAnz. 150
Bändchen für NamensschilderAnz. 150
KlemmbretterAnz. 4
TresenstifteAnz. 20
BesucherformulareAnz. 200
ArmbänderAnz. 150

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
PflanzenAnz. 16
TischläuferAnz. 24
TischdekorationenAnz. 24
WegweiserAnz. 20

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WarmhalteschalenAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KühlmattenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
PutzlappenAnz. 24

Sicherheit

KabelmattenAnz. 16
WarnschilderAnz. 6

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege Termin, Ort und Standflächen mindestens 12 Wochen vorher fest. Verschicke die Teilnahmebedingungen zusammen mit dem Anmeldeformular, damit Rückfragen nicht die gesamte Planung verzögern.
Schließe die Ausstellerliste spätestens 4 Wochen vor der Messe. Danach kannst du Standnummern vergeben, den Lageplan erstellen und die benötigten Messestände, Tische, Stühle und Standwände belastbar planen.
Fordere Logos und Präsentationsdateien spätestens 3 Wochen vorher an. Prüfe Dateien auf Format und Vollständigkeit, statt erst beim Aufbau festzustellen, dass ein Laptop, Projektor oder Präsentationsklicker fehlt.
Versende Teilnehmerinformationen und die Bestätigungs-E-Mail 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Füge Anreise, Standnummer, Programm, Registrierung und Hinweise zu Ernährungswünschen in einer Nachricht zusammen.
Teste die Technik am Vortag und kontrolliere die Cateringbestellung am selben Tag. Lege Verlängerungskabel, Kabeltrommeln, Mikrofone, Lautsprecher und USB-Sticks nicht ungeprüft in Kisten, sondern ordne sie den jeweiligen Ständen oder Programmpunkten zu.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Exportmesse organisieren?: Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Ausstellerplanung und Teilnahmebedingungen. Für eine größere Messe mit vielen Ständen oder Referenten sind 16 Wochen realistischer.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Exportmesse online sein?: Veröffentliche es spätestens 10 bis 12 Wochen vor der Messe. Lass die Anmeldung mindestens 4 Wochen offen, damit du Standbetreiber, Ernährungswünsche und Besucherzahlen rechtzeitig auswerten kannst.
Wann werden Standnummern und Lageplan festgelegt?: Vergib Standnummern und erstelle den Lageplan etwa 4 Wochen vor dem Termin, sobald die Aussteller bestätigt sind. Drucke Messeschilder und Namensschilder anschließend spätestens 7 Tage vorher.
Wann muss das Catering für eine Exportmesse bestellt werden?: Reserviere das Catering mindestens 4 Wochen vorher und erfasse Ernährungswünsche bis zum Anmeldeschluss. Prüfe die endgültige Bestellung noch einmal 1 bis 2 Tage vor der Messe.

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