Exportbeurs organiseren: checklist en planning
Een exportbeurs organiseren vraagt meer dan bedrijven uitnodigen en stands neerzetten. Je moet vroeg beslissen over datum, locatie, standruimte en deelnemersvoorwaarden, zodat bedrijven zich op tijd kunnen aanmelden. Daarna volgen de plattegrond, het programma, badges, catering en techniek. Deze checklist bevat 70 taken en 63 benodigdheden en helpt je bepalen wat eerst moet gebeuren en wat je vlak voor de beurs nog controleert.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
Deelnemende bedrijven selecteren
3 personen
Standruimte verdelen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Plattegrond maken
Standnummers toewijzen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bezoekerslijst controleren
2 personen
Bevestigingsmail versturen
Logo's en bestanden verzamelen
2 personen
Beursborden ontwerpen
2 personen
Borden en badges printen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Cateringbestelling controleren
Techniek testen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Registratiebalie voorbereiden
2 personen
Standmaterialen klaarzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standwanden opbouwen
4 personen
Standborden ophangen
3 personen
Folders en visitekaartjes plaatsen
3 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Registratielijst klaarleggen
2 personen
Laatste techniekcontrole uitvoeren
2 personen
Event
Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Hapjes rondbrengen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Folders bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Nazorg
Standproducten veilig verzamelen
4 personen
Standwanden afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Presentatieruimte leeghalen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Techniek inpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Restanten opslaan
2 personen
Deelnemersbedankingen versturen
Bezoekersbedankingen versturen
Facturen en bonnetjes archiveren
Ongebruikte materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Beursbaliesaantal 12
- Tafelsaantal 24
- Stoelenaantal 80
- Statafelsaantal 12
- Standwandenaantal 24
- Kledingrekkenaantal 4
- Kapstokkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 150
- Bordenaantal 150
- Vorkenaantal 150
- Messenaantal 150
- Lepelsaantal 120
- Serveerbladenaantal 12
Apparatuur
- Laptopsaantal 3
- Projectorenaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 16
- USB-sticksaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Kabelhaspelsaantal 4
- Presentatieklikkersaantal 2
Registratie
- Registratiebaliesaantal 2
- Naambadgehoudersaantal 150
- Badgekoordenaantal 150
- Klembordenaantal 4
- Baliepennenaantal 20
- Bezoekersformulierenaantal 200
- Polsbandjesaantal 150
Promotie
- Bedrijfsbannersaantal 12
- Beursplattegrondenaantal 150
- Programmafoldersaantal 150
- Visitekaartjeshoudersaantal 24
- Pennen voor bezoekersaantal 200
- Notitieblokkenaantal 150
- Promotietassenaantal 150
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Plantenaantal 16
- Tafellopersaantal 24
- Tafeldecoratiesaantal 24
- Pijlbordenaantal 20
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 8
- LED-lampenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Warmhoudschalenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Koelmattenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stofzuigersaantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Schoonmaakdoekenaantal 24
Veiligheid
- Kabelmattenaantal 16
- Waarschuwingsbordenaantal 6
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en locatie vast voordat je bedrijven benadert. Reserveer daarna voldoende tijd voor aanmeldingen, het verdelen van de standruimte en het bevestigen van standhouders.
- Verstuur deelnemersvoorwaarden tegelijk met het aanmeldformulier. Vraag daarin ook naar dieetwensen, logo’s, bestanden en technische behoeften, zodat je niet meerdere keren ontbrekende informatie hoeft na te jagen.
- Maak de plattegrond pas definitief nadat de standhouders zijn bevestigd. Wijs daarna standnummers toe en gebruik dezelfde nummers op de beursborden, deelnemersinformatie en eventuele bevestigingsmails.
- Plan de registratie apart van de stands. Leg naambadgehouders, badgekoorden, klemborden en baliepennen vooraf klaar en controleer de bezoekerslijst uiterlijk de dag vóór de beurs.
- Test techniek voordat de opbouw klaar is. Controleer laptops, projectoren, microfoons, luidsprekers, verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels op de plek waar ze tijdens het programma worden gebruikt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een exportbeurs organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en deelnemende bedrijven. Plan de uitnodigingen en aanmeldingen daarna minstens 8 weken voor de beurs, zodat je standruimte en catering tijdig kunt vastleggen.
- Wanneer moet ik standhouders definitief bevestigen?
- Bevestig standhouders uiterlijk 4 weken vóór de exportbeurs. Dan heb je nog tijd om standnummers toe te wijzen, logo’s te verzamelen, de plattegrond te maken en deelnemersinformatie te versturen.
- Wanneer moet ik de catering voor een exportbeurs bestellen?
- Controleer het aantal deelnemers en de dieetwensen ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf. Plaats of wijzig de definitieve cateringbestelling daarna uiterlijk 5 werkdagen voor de beurs.
- Wanneer test ik de techniek op een exportbeurs?
- Test alle apparatuur tijdens de opbouw, minimaal 2 uur vóór de start van het programma. Controleer elke laptop, projector, microfoon en presentatieklikker afzonderlijk en leg extra verlengkabels en stekkerdozen klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!