Eine Exportmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Exportmesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen reibungslosen Ablauf. Legen Sie zuerst Termin, Ort und Zielgruppe fest, bevor Sie Aussteller ansprechen oder Anmeldungen öffnen. Danach folgen Standflächen, Teilnahmebedingungen, Programm und Besucherkommunikation. In den letzten Tagen geht es vor allem um Namensschilder, Lageplan, Technik, Catering und vollständige Unterlagen. Der fertige Plan bündelt dafür 70 Aufgaben und 63 benötigte Dinge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Messetermin und -ort festlegen
2 Personen
- 2
Teilnehmende Unternehmen auswählen
3 Personen
- 3
Standfläche aufteilen
2 Personen
- 4
Teilnahmebedingungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldeformular veröffentlichen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Werbematerial verteilen
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Catering reservieren
2 Personen
- 11
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 12
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 13
Referenten bestätigen
2 Personen
- 14
Lageplan erstellen
- 15
Standnummern zuweisen
2 Personen
- 16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 17
Besucherliste prüfen
2 Personen
- 18
Bestätigungs-E-Mail versenden
- 19
Logos und Dateien sammeln
2 Personen
- 20
Messeschilder gestalten
2 Personen
- 21
Schilder und Namensschilder drucken
2 Personen
- 22
Teilnehmerinformationen versenden
- 23
Cateringbestellung prüfen
- 24
Technik testen
2 Personen
- 25
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 26
Einkaufen gehen
2 Personen
- 27
Getränke kühlen
2 Personen
- 28
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
- 29
Standmaterialien bereitstellen
4 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Stellwände aufbauen
4 Personen
- 32
Standschilder aufhängen
3 Personen
- 33
Flyer und Visitenkarten auslegen
3 Personen
- 34
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 35
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 36
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 37
Registrierungsliste bereitlegen
2 Personen
- 38
Letzte Technikprüfung durchführen
2 Personen
Event
- 39
Aussteller empfangen
3 Personen
- 40
Besucher registrieren
3 Personen
- 41
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 42
Besucher begrüßen
2 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 44
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 45
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 46
Snacks verteilen
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Buffet auffüllen
2 Personen
- 49
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 50
Prospekte nachfüllen
2 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 53
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Standprodukte sicher einsammeln
4 Personen
- 55
Standwände abbauen
4 Personen
- 56
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 57
Geschirr sammeln
3 Personen
- 58
Abfall trennen
3 Personen
- 59
Präsentationsraum leerräumen
3 Personen
- 60
Location reinigen
4 Personen
- 61
Dekoration entfernen
2 Personen
- 62
Technik einpacken
2 Personen
- 63
Fundsachen sammeln
- 64
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Reste einlagern
2 Personen
- 67
Teilnehmerdankeschöns versenden
- 68
Besucherdankeschöns versenden
- 69
Rechnungen und Belege archivieren
- 70
Nicht verwendete Materialien zurückbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MesseständeAnz. 12
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 12
- StandwändeAnz. 24
- KleiderständerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 150
- TellerAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 150
- LöffelAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 12
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 16
- USB-SticksAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 4
- PräsentationsklickerAnz. 2
Registrierung
- RegistrierungsschalterAnz. 2
- NamensschildhalterAnz. 150
- Bändchen für NamensschilderAnz. 150
- KlemmbretterAnz. 4
- TresenstifteAnz. 20
- BesucherformulareAnz. 200
- ArmbänderAnz. 150
Werbung
- FirmenbannerAnz. 12
- MessepläneAnz. 150
- ProgrammhefteAnz. 150
- VisitenkartenhalterAnz. 24
- Stifte für BesucherAnz. 200
- NotizblöckeAnz. 150
- WerbetaschenAnz. 150
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- PflanzenAnz. 16
- TischläuferAnz. 24
- TischdekorationenAnz. 24
- WegweiserAnz. 20
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- WarmhalteschalenAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- KühlmattenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- PutzlappenAnz. 24
Sicherheit
- KabelmattenAnz. 16
- WarnschilderAnz. 6
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Beginnen Sie mit Termin, Ort und Ausstellerprofil, bevor Sie das Anmeldeformular veröffentlichen. So können Sie Standflächen, Teilnahmebedingungen und die spätere Standverteilung von Anfang an passend planen.
- Legen Sie für jede Anmeldung feste Prüfpunkte fest: Unternehmen, Ansprechpartner, Ernährungswünsche und benötigte Dateien. Versenden Sie die Bestätigung erst, wenn diese Angaben vollständig sind.
- Sammeln Sie Logos und Präsentationsdateien frühzeitig und setzen Sie eine klare Abgabefrist. Messeschilder, Standnummern und Namensschilder lassen sich nicht zuverlässig am Veranstaltungstag korrigieren.
- Erstellen Sie den Lageplan erst nach der bestätigten Standverteilung und teilen Sie ihn anschließend mit den Teilnehmerinformationen. Prüfen Sie außerdem, ob Registrierungsschalter, Standwände, Tische und Stühle zum Plan passen.
- Testen Sie Laptops, Projektoren, Leinwände, Lautsprecher, Mikrofone und Präsentationsklicker vor dem Aufbau. Planen Sie zusätzlich Verlängerungskabel und Kabeltrommeln ein – fehlende Stromwege werden bei Messen besonders spät bemerkt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Exportmesse organisieren?
- Starten Sie mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Messetermin. In diesem Zeitraum lassen sich Unternehmen auswählen, Anmeldungen bearbeiten, Referenten bestätigen und Catering sowie Technik verbindlich reservieren.
- Wann sollte das Anmeldeformular für eine Exportmesse online gehen?
- Veröffentlichen Sie es, sobald Termin, Ort, Teilnahmebedingungen und die vorläufige Standplanung feststehen – idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu prüfen und Standbetreiber zu bestätigen.
- Wann verschickt man Lageplan und Teilnehmerinformationen?
- Versenden Sie beides spätestens 7 Tage vor der Messe. Bis dahin sollten Standnummern, Namensschilder, Programm, Anfahrt und organisatorische Hinweise geprüft und vollständig sein.
- Wie lange vorher muss man das Catering für eine Exportmesse bestellen?
- Reservieren Sie das Catering mindestens 2 bis 3 Wochen vorher und prüfen Sie die Bestellung noch einmal 3 bis 5 Werktage vor dem Termin. Ernährungswünsche sollten bereits bei der Anmeldung erfasst werden.
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