Organiser un salon de l’exportation sans rien oublier

Un salon de l’exportation demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, intervenants et prestataires. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers les inscriptions, l’aménagement des stands et le programme. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, préparer les badges, finaliser la signalétique et tester la technique. Cette checklist rassemble les 70 tâches et 63 fournitures nécessaires pour suivre le projet dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
Sélectionner les entreprises participantes
3 personnes
Répartir l'espace des stands
2 personnes
Envoyer les conditions de participation
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Créer le plan
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Envoyer l’e-mail de confirmation
Rassembler les logos et fichiers
2 personnes
Concevoir les panneaux du salon
2 personnes
Imprimer les panneaux et les badges
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier la commande traiteur
Tester la technique
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
Préparer le matériel du stand
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les cloisons de stand
4 personnes
Accrocher les panneaux du stand
3 personnes
Installer les brochures et les cartes de visite
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer la liste d’inscription
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle technique
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Distribuer les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Réapprovisionner les brochures
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Rassembler les produits du stand en toute sécurité
4 personnes
Démonter les parois du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Vider l’espace de présentation
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger le matériel technique
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Envoyer les remerciements aux participants
Envoyer les remerciements aux visiteurs
Classer les factures et les reçus
Renvoyer le matériel inutilisé
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 12
Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 12
Panneaux de standqté 24
Portants à vêtementsqté 4
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 16
Clés USBqté 4
Glacièresqté 6
Rallonges à enrouleurqté 4
Cliques de présentationqté 2

Inscription

Bureaux d’inscriptionqté 2
Supports de badges nominatifsqté 150
Cordons pour badgesqté 150
Presse-papiersqté 4
Stylos de comptoirqté 20
Formulaires visiteursqté 200
Braceletsqté 150

Promotion

Bannières d'entrepriseqté 12
Plans du salonqté 150
Brochures du programmeqté 150
Porte-cartes de visiteqté 24
Stylos pour les visiteursqté 200
Blocs-notesqté 150
Sacs promotionnelsqté 150

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Plantesqté 16
Chemins de tableqté 24
Décorations de tableqté 24
Panneaux indicateursqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Plats de maintien au chaudqté 4
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24

Sécurité

Passe-câblesqté 16
Panneaux d'avertissementqté 6

Courses

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu dès le début, puis réserve rapidement le mobilier nécessaire : comptoirs, tables, chaises et panneaux de stand. Le plan d’espace doit être établi avant d’attribuer les numéros de stand.
Envoie les conditions de participation avec le formulaire d’inscription. Demande dès l’inscription les besoins alimentaires, les logos, les fichiers à afficher et le nombre de représentants par entreprise.
Prépare les badges après une vérification complète de la liste des participants. Imprime-les seulement lorsque les noms, fonctions et entreprises ont été contrôlés, idéalement au moins 3 jours avant l’ouverture.
Teste les projecteurs, écrans, haut-parleurs, microphones, ordinateurs et rallonges avant le jour du salon. Prévois plusieurs multiprises et rallonges à enrouleur : les stands sont rarement placés exactement près des prises.
Confirme le traiteur et les intervenants une semaine avant le salon, puis envoie aux participants les horaires, le plan, le numéro de stand et les consignes d’installation. Cette étape évite les arrivées désorganisées le matin même.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de l’exportation ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, sélectionner les entreprises et ouvrir les inscriptions ; les confirmations finales se font généralement durant les 7 derniers jours.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un salon de l’exportation ?: Prévois au minimum un comptoir ou une table, des chaises, un panneau de stand et la signalétique associée pour chaque exposant. Ajoute les besoins spécifiques en alimentation électrique, présentation ou rangement avant de finaliser le plan.
Quand envoyer les invitations et les informations pratiques ?: Envoie les invitations dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Transmets les informations définitives aux participants environ 7 jours avant, puis rappelle les horaires et consignes d’installation la veille.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Effectue un premier test 3 à 5 jours avant le salon, puis une vérification sur place le jour précédent si possible. Contrôle chaque ordinateur, projecteur, écran, microphone, haut-parleur, rallonge et multiprise avec le matériel réellement utilisé.

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