Escape-Room-Wettbewerb organisieren: die Checkliste
Ein Escape-Room-Wettbewerb braucht mehr Vorbereitung als ein einzelner Spielabend: Mehrere Räume, Teams und identische oder vergleichbare Aufgaben müssen gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Format, Themen, Regeln und Räume fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Tests der Rätsel und die genaue Teameinteilung. Am Veranstaltungstag zählen vor allem vorbereitete Puzzle-Sets, getestete Timer und eine klare Einweisung der Spielbetreuer.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
Ort und Räume reservieren
Escape-Room-Themen wählen
3 Personen
Spielregeln aufschreiben
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Escape-Room-Aufgaben testen
4 Personen
Puzzle-Materialien prüfen
2 Personen
Teams einteilen
2 Personen
Teameinteilung bestätigen
Spielbetreuer einweisen
3 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Puzzlesets pro Raum verpacken
3 Personen
Spielplan ausdrucken
Ort und Schlüssel kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Escape Rooms einrichten
6 Personen
Puzzles und Schlösser anbringen
6 Personen
Technik und Timer testen
3 Personen
Buffet und Getränkestation vorbereiten
3 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Einweisung für Betreuer durchführen
4 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Teams zur Startposition begleiten
4 Personen
Wettkampfregeln erläutern
2 Personen
Erste Spielrunde betreuen
6 Personen
Rätsel zwischen den Runden zurücksetzen
6 Personen
Zwischenstand erfassen
2 Personen
Zweite Spielrunde betreuen
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks und Buffet servieren
3 Personen
Finalrunde begleiten
6 Personen
Punkte kontrollieren
2 Personen
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Puzzles und Dekoration zusammentragen
5 Personen
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse und Fotos teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- LaptopsAnz. 4
- TabletsAnz. 4
- StoppuhrenAnz. 8
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PowerbanksAnz. 6
- Drucker
Spielmaterial
- ZahlenschlösserAnz. 16
- VorhängeschlösserAnz. 12
- Kisten mit SchlossAnz. 8
- UV-LampenAnz. 8
- UV-StifteAnz. 8
- PuzzlekartenAnz. 80
- UmschlägeAnz. 80
- NotizblöckeAnz. 16
- StifteAnz. 40
- TaschenrechnerAnz. 8
- Magnetische BuchstabenAnz. 8
- PuzzlezubehörAnz. 8
Dekoration
- ThemendekorationAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
- TeamfarbkartenAnz. 60
- WettkampfnummernkartenAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServierplattenAnz. 8
- ScherenAnz. 8
- KlebebandrollenAnz. 8
- TischläuferAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Ort und Räume mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Plane pro Spielraum zusätzlich einen Empfangs- oder Wartebereich ein und prüfe frühzeitig Schlüssel, Stromanschlüsse und Fluchtwege.
- Teste jedes Rätsel spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Wettbewerb mit Personen, die die Lösung nicht kennen. Miss dabei die tatsächliche Spielzeit und kontrolliere jedes Zahlenschloss, Vorhängeschloss, jede UV-Lampe und jede Hinweiskarte.
- Verpacke die Materialien pro Raum und Team getrennt, idealerweise 2 bis 3 Tage vorher. Beschrifte Umschläge, Kisten, Puzzlekarten und Teamfarbkarten so, dass Betreuer ohne Rückfragen aufbauen können.
- Bestätige die Teameinteilung spätestens 3 Tage vor dem Termin. Drucke Spielplan, Wettkampfnummernkarten und Regeln mehrfach aus und halte mindestens 10 Prozent zusätzliche Notizblöcke und Stifte bereit.
- Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Aufbau und Techniktest ein. Prüfe Laptops, Tablets, Stoppuhren, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Powerbanks, bevor die Teilnehmenden eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Escape-Room-Wettbewerb organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Format, Räumen und Themen. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vorher verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Wie viele Escape-Room-Räume braucht ein Wettbewerb?
- Das hängt von der Teilnehmerzahl und der Teamgröße ab. Rechne pro Raum mit einem Team und plane zusätzlich mindestens einen Empfangs- oder Wartebereich; bei 30 Personen und Teams von 5 Personen wären beispielsweise 6 Spielräume nötig.
- Wann sollte man die Escape-Room-Aufgaben testen?
- Teste alle Aufgaben 10 bis 14 Tage vor dem Wettbewerb vollständig. Wiederhole den Technik- und Schlosscheck am Veranstaltungstag noch einmal, spätestens 90 Minuten vor dem Empfang.
- Was muss am Tag des Escape-Room-Wettbewerbs zuerst passieren?
- Beginne 90 Minuten vor Beginn mit Raumaufbau, Puzzles, Schlössern und Beleuchtung. Danach folgen Techniktest, Buffet- und Anmeldetisch, die Einweisung der Betreuer und erst dann der Empfang der Teilnehmenden.
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