Checklist para organizar un concurso de escape room
Organizar un concurso de escape room requiere coordinar salas, equipos, pruebas y tiempos sin dejar cabos sueltos. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: desde reservar el lugar y cerrar las reglas hasta probar cada candado, preparar la recepción y montar el bufé. También contempla detalles que suelen retrasarse, como asignar equipos, imprimir el calendario y comprobar llaves, cables y temporizadores. Úsala para avanzar con 46 tareas y tener controlados los materiales de las 44 categorías previstas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el formato de la competición
2 personas
Reservar el lugar y las salas
Elegir temas de escape room
3 personas
Redactar las reglas del juego
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Probar las pruebas de la escape room
4 personas
Comprobar los materiales del rompecabezas
2 personas
Asignar equipos
2 personas
Confirmar la distribución del equipo
Instruir a los monitores de juego
3 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Empaquetar sets de puzzles por sala
3 personas
Imprimir el calendario de la competición
Comprobar ubicación y llaves
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las salas de escape
6 personas
Colocar los rompecabezas y las cerraduras
6 personas
Probar la técnica y los temporizadores
3 personas
Preparar el bufé y el punto de bebidas
3 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Hacer la briefing para los acompañantes
4 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Acompañar a los equipos a la posición de salida
4 personas
Explicar las reglas del concurso
2 personas
Guiar la primera ronda
6 personas
Reiniciar los rompecabezas entre rondas
6 personas
Procesar el marcador parcial
2 personas
Dirigir la segunda ronda
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos y el bufé
3 personas
Guiar la ronda final
6 personas
Comprobar puntuaciones
2 personas
Anunciar al ganador
2 personas
Entregar premios
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas
Seguimiento
Reunir puzzles y decoración
5 personas
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Compartir los resultados y las fotos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Equipo
- Portátilescant. 4
- Tabletscant. 4
- Cronómetroscant. 8
- Altavoces Bluetoothcant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías externascant. 6
- Impresoras
Material de juego
- Candados de combinacióncant. 16
- Candadoscant. 12
- Cajas con cerraduracant. 8
- Lámparas UVcant. 8
- Rotuladores UVcant. 8
- Tarjetas de rompecabezascant. 80
- Sobrescant. 80
- Bloc de notascant. 16
- Bolígrafoscant. 40
- Calculadorascant. 8
- Letras magnéticascant. 8
- Accesorios de rompecabezascant. 8
Decoración
- Decoración temáticacant. 8
- Carteles de flechascant. 12
- Tarjetas de color de equipocant. 60
- Tarjetas con número de competicióncant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Tazas de cafécant. 40
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para servircant. 8
- Tijerascant. 8
- Rollos de cinta adhesivacant. 8
- Manteles runnerscant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el formato antes de abrir las inscripciones: define cuántas salas habrá, cuánto durará cada ronda y cómo se decidirá el ganador. Así las reglas y el calendario no cambiarán después de enviar las invitaciones.
- Prueba cada sala completa al menos una vez antes del día del concurso. No basta con revisar las tarjetas: comprueba también los candados, las cajas, las lámparas UV, los temporizadores y cualquier elemento técnico.
- Prepara un paquete de materiales por sala y otro de reserva. Separar con antelación los sobres, tarjetas, bolígrafos y accesorios evita buscar piezas durante una ronda y permite reponer rápidamente un elemento perdido.
- Asigna los equipos antes de la recepción y confirma la distribución por escrito. Las tarjetas de color y los números de competición ayudan a que cada grupo encuentre su sala sin retrasar el comienzo.
- Haz una comprobación final del lugar el mismo día: llaves, mesas, sillas, alargadores, regletas, baterías y conexión de los dispositivos. Monta también la mesa de inscripción y el punto de bebidas antes de recibir al primer participante.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de escape room?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si vas a reservar salas, crear pruebas y gestionar inscripciones. Deja la prueba completa de los juegos y la preparación de los paquetes para los últimos 3 a 7 días.
- ¿Cuánto dura un concurso de escape room?
- Calcula entre 60 y 90 minutos por ronda, más 15 minutos para la recepción, el briefing y los cambios de sala. Si organizas varias rondas, reserva al menos 30 minutos adicionales para transiciones y resultados.
- ¿Cuándo hay que asignar los equipos?
- Haz la asignación entre 3 y 5 días antes, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Confirma la distribución el día anterior e imprime una copia para la mesa de recepción y otra para los monitores.
- ¿Qué materiales hay que preparar para cada sala de escape room?
- Prepara un set independiente con los rompecabezas, tarjetas, sobres, bloc de notas, bolígrafos y cerraduras necesarios para una sala. Comprueba cada set durante una prueba completa y guarda al menos una pequeña reserva de materiales básicos.
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