Checklist pour organiser un concours d’escape room

Un concours d’escape room demande plus qu’une série d’énigmes : il faut coordonner les équipes, les salles, le chronométrage et les animateurs. Cette checklist vous guide dans l’ordre, depuis le choix du format jusqu’à l’accueil des participants. Prévoyez un règlement clair, des sets de puzzles séparés pour chaque salle et un planning imprimé pour éviter les temps morts. Le jour J, les tests complets et un briefing précis font la différence entre une compétition fluide et une suite d’imprévus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu et les espaces
Choisir les thèmes de l’escape room
3 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Tester les épreuves de l'escape room
4 personnes
Vérifier le matériel de puzzle
2 personnes
Répartir les équipes
2 personnes
Confirmer la répartition des équipes
Briefer les animateurs de jeu
3 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Emballer les sets de puzzle par salle
3 personnes
Imprimer le planning du match
Vérifier le lieu et les clés
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les escape rooms
6 personnes
Mettre en place les puzzles et les serrures
6 personnes
Tester la technique et les minuteurs
3 personnes
Préparer le buffet et le point boisson
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Faire le briefing des encadrants
4 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Guider les équipes vers la position de départ
4 personnes
Expliquer les règles du match
2 personnes
Accompagner la première session de jeu
6 personnes
Réinitialiser les puzzles entre les manches
6 personnes
Saisir le classement intermédiaire
2 personnes
Encadrer le deuxième tour
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les snacks et le buffet
3 personnes
Animer la finale
6 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Annoncer le vainqueur
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les puzzles et la décoration
5 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Partager les résultats et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Chronomètresqté 8
Haut-parleurs Bluetoothqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Imprimantes

Matériel de jeu

Cadenas à combinaisonqté 16
Cadenasqté 12
Caisses avec serrureqté 8
Lampes UVqté 8
Marqueurs UVqté 8
Cartes-puzzlesqté 80
Enveloppesqté 80
Blocs-notesqté 16
Stylosqté 40
Calculatricesqté 8
Lettres magnétiquesqté 8
Accessoires de puzzleqté 8

Décoration

Décoration thématiqueqté 8
Panneaux de directionqté 12
Cartes de couleur d'équipeqté 60
Dossards de compétitionqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 8
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Chemins de tableqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez le nombre de joueurs par équipe, la durée d’une manche, le nombre de salles utilisées et les critères de classement.
Testez chaque épreuve au moins une fois dans les conditions prévues, avec les cadenas, caisses, cartes-puzzles, lampes UV et minuteurs. Notez le temps nécessaire et vérifiez qu’aucun indice ne manque.
Préparez un set complet par salle et emballez les éléments séparément avant l’installation. Ajoutez une liste de contrôle pour chaque enveloppe, serrure, accessoire et bloc-notes afin de faire l’inventaire rapidement.
Confirmez la répartition des équipes avant le jour du concours et imprimez plusieurs exemplaires du planning. Prévoyez aussi des cartes de couleur ou des dossards pour identifier les groupes dès leur arrivée.
Réservez une vraie marge avant l’ouverture : comptez au moins 60 minutes pour installer les tables, les puzzles, la technique et les minuteurs, puis 15 minutes pour le briefing des animateurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d’escape room ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, recueillir les inscriptions, définir les équipes, tester les épreuves et acheter le matériel manquant.
Combien de temps prévoir pour installer un concours d’escape room ?: Comptez au moins 60 minutes avant l’arrivée du public pour installer les salles et tester les minuteurs. Ajoutez 15 minutes pour le briefing des encadrants et la vérification des clés, du planning et de la table d’inscription.
Comment répartir les équipes pour un concours d’escape room ?: Définissez la taille des équipes selon la capacité de chaque salle, puis répartissez les participants avant le jour J. Confirmez chaque groupe par écrit et préparez une identification visuelle, comme une carte de couleur ou un dossard.
Quel matériel vérifier avant un concours d’escape room ?: Vérifiez chaque serrure, cadenas, caisse, carte-puzzle, lampe UV, marqueur, tablette, ordinateur, chronomètre et rallonge. Faites un test complet par salle et préparez un inventaire signé au plus tard la veille.

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