Escape roomwedstrijd organiseren: complete checklist

Een escape roomwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan één puzzelavond. Je regelt meerdere ruimtes, teams, begeleiders en een schema waarin deelnemers op tijd doorschuiven. Test elke opdracht vooraf en verpak de puzzelsets per ruimte, zodat je op de dag zelf niets hoeft te zoeken. Deze checklist helpt je van wedstrijdformat en uitnodigingen tot briefing, techniek, buffet en ontvangst in een logische volgorde te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Locatie en ruimtes reserveren
Escape roomthema's kiezen
3 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Escape roomopdrachten testen
4 personen
Puzzelmaterialen controleren
2 personen
Teams indelen
2 personen
Teamindeling bevestigen
Spelbegeleiders instrueren
3 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Puzzelsets per ruimte verpakken
3 personen
Wedstrijdschema afdrukken
Locatie en sleutels controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Escape rooms inrichten
6 personen
Puzzels en sloten plaatsen
6 personen
Techniek en timers testen
3 personen
Buffet en drankpunt klaarmaken
3 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Briefing voor begeleiders houden
4 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams naar startpositie begeleiden
4 personen
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
Eerste speelronde begeleiden
6 personen
Puzzels tussen rondes resetten
6 personen
Tussenstand verwerken
2 personen
Tweede speelronde begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en buffet serveren
3 personen
Finaleronde begeleiden
6 personen
Scores controleren
2 personen
Winnaar bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Puzzels en decoratie verzamelen
5 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslag en foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Bluetoothspeakersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Printers

Spelmateriaal

Cijferslotenaantal 16
Hangslotenaantal 12
Kistjes met slotaantal 8
UV-lampenaantal 8
UV-stiftenaantal 8
Puzzelkaartenaantal 80
Enveloppenaantal 80
Notitieblokkenaantal 16
Pennenaantal 40
Rekenmachinesaantal 8
Magnetische lettersaantal 8
Puzzelaccessoiresaantal 8

Decoratie

Themadecoratieaantal 8
Pijlbordjesaantal 12
Teamkleurkaartjesaantal 60
Wedstrijdnummerkaartenaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Scharenaantal 8
Plakbandrollenaantal 8
Tafellopersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per team een vaste starttijd en reken daarnaast minstens 10 minuten voor uitleg, wisselen van ruimte en het resetten van puzzels. Zonder wisselbuffer loopt het schema al na de eerste ronde uit.
Test iedere escape room volledig met een proefteam. Controleer daarbij niet alleen de oplossing, maar ook cijfersloten, UV-lampen, timers, laptops en de leesbaarheid van alle puzzelkaarten.
Verpak per ruimte één complete puzzelset in een duidelijk gelabelde bak of tas. Leg reservepennen, notitieblokken en eventuele accessoires erbij; ontbrekende kleine onderdelen veroorzaken de meeste vertraging.
Geef spelbegeleiders vóór de ontvangst een korte briefing met de regels, toegestane hints en de manier waarop tijden worden genoteerd. Laat elke begeleider ook de resetvolgorde van zijn ruimte doorlopen.
Druk het wedstrijdschema, teamkleurkaartjes en wedstrijdnummerkaarten vooraf af. Controleer op locatie de sleutels, stekkerdozen, verlengsnoeren en timers voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een escape roomwedstrijd te organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer de locatie, kies de thema’s en verstuur uitnodigingen eerst; plan het testen van opdrachten en het indelen van teams uiterlijk 1 week voor de wedstrijd.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een escape roomwedstrijd?: Reken op minimaal 1 spelbegeleider per gelijktijdig gebruikte escape room. Voeg 1 persoon toe voor ontvangst, schema en praktische problemen als je meer dan 4 teams tegelijk laat starten.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een escape roomwedstrijd?: Voor elke gelijktijdige groep heb je 1 aparte speelruimte nodig, plus een ontvangstplek en ruimte voor buffet en wachten. Houd per team daarnaast ongeveer 1,5 tot 2 vierkante meter vrije werkruimte aan.
Hoe voorkom je vertraging tijdens een escape roomwedstrijd?: Werk met een vast schema met minstens 10 minuten wisseltijd tussen rondes. Zet puzzelsets vooraf per ruimte klaar, test alle timers en laat begeleiders na elke ronde direct controleren of sloten en materialen zijn gereset.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.