Ballroom-Tanzwettbewerb organisieren: die Checkliste

Ein Ballroom-Tanzwettbewerb steht und fällt mit sauberer Planung hinter den Kulissen. Du brauchst früh bestätigte Wettkampforte, klare Kategorien, eine vollständige Startliste und feste Zuständigkeiten für Jury, Musik und Erste Hilfe. Besonders viel Zeit kosten Anmeldedaten, Startgelder, Heat-Einteilung und Ersatzmusik. Diese Checkliste führt dich von den ersten Festlegungen bis zur Registrierung und dem Ablauf am Wettbewerbstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfort bestätigen
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
Jurymitglieder erfassen
Wettkampfleitung festlegen
Musikverantwortliche festlegen
Fotograf festlegen
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
Reservierungen vornehmen
Wettbewerbskategorien festlegen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbematerial verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startgelder kontrollieren
2 Personen
Startnummern zuweisen
2 Personen
Startliste erstellen
2 Personen
Heat-Einteilung erstellen
2 Personen
Zeitplan veröffentlichen
Teilnehmer informieren
2 Personen
Jury-Anweisungen versenden
Musik pro Tanz sammeln
2 Personen
Ersatzmusik speichern
Preise und Pokale bestellen
Zertifikate vorbereiten
2 Personen
Wertungsformulare drucken
Startnummern drucken
Publikumsprogramm drucken
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Wettkampfmaterial sammeln
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Boden überprüfen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Wettkampfmusik testen
2 Personen
Scoring-Tisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Jury empfangen
2 Personen
Jury-Briefing geben
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Publikum begrüßen
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Erste Läufe begleiten
4 Personen
Wertungsbögen abholen
2 Personen
Punkte eingeben
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Tische abräumen
2 Personen
Zwischenstände prüfen
2 Personen
Finalisten bekanntgeben
Finalen betreuen
4 Personen
Preise bereitstellen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Gruppenfoto machen
2 Personen
Abschiedsrede halten
Publikum verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Anlage ausschalten
2 Personen
Scoring-Material archivieren
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Garderobe kontrollieren
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Fotos teilen
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
Jurytisch
RegistrierungstischeAnz. 2
GarderobenständerAnz. 4
UmkleideracksAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8
PartyzelteAnz. 2

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 3
KabeltrommelnAnz. 3
TaschenrechnerAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 2
MobiltelefoneAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
KleiderdampferAnz. 2
Heißklebepistole
StaubsaugerAnz. 2
LuftpumpenAnz. 2
Kasse

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
BatterielampenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Ton

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
AudiokabelAnz. 8
MikrofonständerAnz. 2
KopfhörerAnz. 2
ErsatzspeicherkartenAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 14
WettkampfbannerAnz. 4
WegweiserAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6

Geschirr

WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
KaraffenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ServierbesteckAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 12

Reinigung

WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HandfegerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 4

Spielmaterial

StartnummernAnz. 80
SicherheitsnadelnAnz. 200
WertungsbögenAnz. 600
KlemmbretterAnz. 25
StifteAnz. 60
BleistifteAnz. 30
MarkerAnz. 12
NamensschilderAnz. 40
ArmbänderAnz. 150
ZertifikateAnz. 100
MedaillenAnz. 30
BecherAnz. 12
PreisumschlägeAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Wettbewerbsreglement und Kategorien fest, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. So musst du später weniger Teilnehmerdaten korrigieren und kannst die Startliste zuverlässig erstellen.
Plane die Anmeldung mit einem Laptop, Drucker und mindestens einem Registrierungstisch. Drucke Startnummern und aktuelle Listen nicht erst am Morgen des Wettbewerbs, sondern spätestens am Vorabend.
Sammle für jeden Tanz die Musik und speichere eine Ersatzversion auf mindestens zwei USB-Sticks. Teste Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone vor dem Einlass mit der verantwortlichen Person.
Teile die Heats erst ein, wenn Anmeldungen, Startgelder und Teilnehmerdaten geprüft sind. Veröffentliche den Zeitplan anschließend mit einer klaren Frist, damit Teilnehmer und Jury ihre Anweisungen rechtzeitig erhalten.
Plane neben Jurytisch und Sitzplätzen auch Garderobenständer, Umkleideracks und Batterielampen ein. Kleiderdampfer, Staubsauger und Luftpumpen werden häufig erst vermisst, wenn die ersten Kostüme oder Dekorationen bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Ballroom-Tanzwettbewerb organisieren?: Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Wettkampfort, Reglement, Kategorien und Zuständigkeiten. Anmeldeformular und Einladungen sollten etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin bereitstehen.
Wann sollte die Startliste für einen Tanzwettbewerb fertig sein?: Prüfe Anmeldungen und Startgelder zuerst und erstelle die Startliste idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Wettbewerb. Die Heat-Einteilung und der veröffentlichte Zeitplan sollten spätestens 3 bis 5 Tage vorher an die Teilnehmer gehen.
Wie viel Musik braucht man für einen Ballroom-Tanzwettbewerb?: Sammle pro geplantem Tanz mindestens eine vollständige Musikdatei und eine getestete Ersatzdatei. Speichere beide auf zwei USB-Sticks und teste die Wiedergabe spätestens am Vortag mit der vorhandenen Tonanlage.
Was wird bei einem Ballroom-Tanzwettbewerb oft vergessen?: Häufig fehlen Ersatzmusik, zusätzliche Batterien, Verlängerungskabel und ein klarer Erste-Hilfe-Kontakt. Kontrolliere diese Punkte 7 Tage vorher und führe am Veranstaltungstag 2 Stunden vor Beginn einen Technik- und Raumcheck durch.

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