Endurancewettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Endurancewettbewerb braucht deutlich mehr Vorbereitung als eine markierte Strecke und eine Startliste. Du musst Genehmigungen, Gelände, tierärztliche Betreuung, Helfer und Zeitnahme rechtzeitig festlegen. Ebenso schnell vergessen werden Wasserstellen für die Pferde, Strom für Drucker und Funktechnik sowie klare Teilnehmerinformationen. Arbeite die Planung in dieser Reihenfolge ab und kontrolliere die Unterlagen und das Material spätestens am Vortag noch einmal vollständig.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfkzept festlegen
2 Personen
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Route und Gelände kontrollieren
3 Personen
Route endgültig festlegen
3 Personen
Wettkampfort reservieren
Tierarzt festlegen
Helfer festlegen
Zeitnehmer festlegen
Route-Stationen festlegen
Teilnehmer einladen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Anmeldungen verarbeiten
2 Personen
Pferdedaten prüfen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerinformationen versenden
Startnummern zuweisen
2 Personen
Startliste veröffentlichen
Routenpläne drucken
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Sportmaterial prüfen
2 Personen
Medizinische Materialien überprüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
Preisbänder und Medaillen sortieren
2 Personen
Wettkampfverwaltung bereitlegen
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
3 Personen
Gelände mähen und freiräumen
3 Personen
Start- und Zielzone aufbauen
5 Personen
Anmeldetisch aufbauen
2 Personen
Veterinärkontrolle aufbauen
3 Personen
Wasserstellen einrichten
4 Personen
Route ausschildern
4 Personen
Parkzone markieren
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Ton und Durchsage testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Pferde tierärztlich kontrollieren
3 Personen
Startbriefing geben
2 Personen
Spiel starten
4 Personen
Streckenposten besetzen
8 Personen
Zeiten erfassen
3 Personen
Wasserstellen betreuen
4 Personen
Sicherheit auf der Route überwachen
4 Personen
Catering ausgeben
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abfallstationen leeren
2 Personen
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
Nachkontrolle durchführen
3 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
4 Personen
Gelände aufräumen
5 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Catering abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse archivieren
Teilnehmerergebnisse versenden
Vorräte aufräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 30
StehtischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Mobile Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LaptopsAnz. 3
DruckerAnz. 2
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Sportmaterial

StartnummernAnz. 100
NummernhalterAnz. 100
WegweiserAnz. 80
WegweiserAnz. 30
AbsperrbandAnz. 12
KegelAnz. 40
VerkehrskegelAnz. 20
StoppuhrenAnz. 8
HandzählerAnz. 4
Wassertröge für PferdeAnz. 12
WassertanksAnz. 6
EimerAnz. 20
SchwammbehälterAnz. 8
HeuraufenAnz. 6
Weiße BänderAnz. 10
PreisbänderAnz. 12
MedaillenAnz. 12
BecherAnz. 6
MessbänderAnz. 2
TaschenlampenAnz. 10
WarnwestenAnz. 20
FerngläserAnz. 2
FunkgeräteAnz. 12
RoutenpläneAnz. 120
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 50
StempelsetsAnz. 8
WettkampfformulareAnz. 150
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
KühlkompressenAnz. 20
RettungsdeckenAnz. 20
SchlauchverbändeAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
PutzeimerAnz. 4
HandsprühflaschenAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
GummihandschuheAnz. 12

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
BatterielaternenAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Reglement, Streckenführung und Genehmigungen fest, bevor du die Anmeldung öffnest. Teilnehmer brauchen belastbare Angaben zu Distanz, Ablauf, Startzeiten und Prüfungen.
Plane die Helfer nicht nur für Start und Ziel ein: Besetze auch Streckenstationen, Wasserstellen, Einweisung, Zeitnahme und die Ausgabe der Starterpakete. Für jede Station sollte mindestens eine verantwortliche Person eingetragen sein.
Prüfe die Strecke bei einer Kontrollfahrt auf schwierige Passagen, fehlende Wegweiser und sichere Übergänge. Drucke die Routenpläne erst nach der endgültigen Freigabe und halte zusätzliche Wegweiser, Kegel und Absperrband bereit.
Kläre Pferdedaten und Ernährungswünsche vor dem Versand der Teilnehmerinformationen. Wassertröge, Wassertanks, Eimer, Schwämme und Heuraufen müssen an den vorgesehenen Stationen stehen, nicht erst am Wettkampftag zusammengesucht werden.
Teste am Vortag Drucker, Laptops, Funkmikrofone und Beschallungsanlage gemeinsam mit Powerbanks und Verlängerungskabeln. Kühle die Getränke rechtzeitig und packe Startnummern, Nummernhalter, Medaillen und Starterpakete nach der veröffentlichten Startliste.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Endurancewettbewerb organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Reglement, Genehmigungen, Gelände und Streckenplanung. Tierarzt, Helfer und Zeitnehmer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Endurancewettbewerb öffnen?: Öffne die Anmeldung erst, wenn Strecke, Reglement, Genehmigungsstatus und Prüfungsablauf festgelegt sind. Plane anschließend mindestens 2 bis 4 Wochen für Anmeldungen, Rückfragen und die Prüfung der Pferdedaten ein.
Was muss am Vortag eines Endurancewettbewerbs kontrolliert werden?: Kontrolliere Strecke, Wegweiser, Absperrungen, Wasserstellen, Zeitnahme und die medizinischen Materialien. Teste außerdem Drucker, Funktechnik und Stromversorgung und sortiere Startnummern sowie Starterpakete nach der Startliste.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Endurancewettbewerb?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Streckenstation und zusätzlich Helfer für Start, Ziel, Zeitnahme, Teilnehmerausgabe und Versorgung ein. Bei mehreren Stationen solltest du 2 bis 3 Reservehelfer einplanen, damit Ausfälle am Wettkampftag nicht den Ablauf stoppen.

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