Organiser une course d'endurance sans rien oublier

Une course d'endurance équestre demande une préparation bien séquencée : le parcours, les autorisations et l'encadrement doivent être fixés avant d'ouvrir les inscriptions. Les données de chaque cheval, les postes du parcours et le chronométrage nécessitent ensuite des vérifications distinctes. Dans les derniers jours, les cartes, les numéros de départ, le matériel médical et les points d'eau sont les éléments le plus souvent oubliés. Cette checklist regroupe les 66 tâches et 65 fournitures du plan, dans l'ordre où les traiter.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’itinéraire et le terrain
3 personnes
Définir définitivement l’itinéraire
3 personnes
Réserver le lieu du concours
Faire appel à un vétérinaire
Désigner les secouristes
Prévoir des chronométreurs
Consigner les postes du parcours
Inviter les participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données du cheval
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Publier la liste de départ
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Vérifier le matériel médical
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Trier les rubans de prix et les médailles
2 personnes
Préparer la documentation du concours
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
Tondre et dégager le terrain
3 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
5 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer le contrôle vétérinaire
3 personnes
Installer des points d'eau
4 personnes
Balisage du parcours
4 personnes
Délimiter la zone de stationnement
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Tester le son et l'annonce
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Contrôler les chevaux par le vétérinaire
3 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Lancer la compétition
4 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Gérer les points d'eau
4 personnes
Veiller à la sécurité sur l’itinéraire
4 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Effectuer le contrôle de suivi
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Ranger le site
5 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter le catering
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les résultats
Envoyer les résultats des participants
Ranger les stocks
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Imprimantesqté 2
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Matériel de sport

Numéros de départqté 100
Porte-numérosqté 100
Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 30
Ruban de balisageqté 12
Cônesqté 40
Cônes de signalisationqté 20
Chronomètresqté 8
Compteurs manuelsqté 4
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Réservoirs d’eauqté 6
Seauxqté 20
Bacs à épongeqté 8
Râteliers à foinqté 6
Rubans blancsqté 10
Rubans de prixqté 12
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 6
Mètres rubansqté 2
Lampes de pocheqté 10
Gilets réfléchissantsqté 20
Jumellesqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Cartes d'itinéraireqté 120
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 50
Kits de tamponsqté 8
Fiches de matchqté 150
Trousses de premiers secoursqté 3
Packs de froidqté 20
Couvertures de survieqté 20
Bandages tubulairesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Pincesqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Flacons de désinfectant pour les mainsqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Gants en caoutchoucqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commence par le parcours et les autorisations : vérifie le terrain, définis définitivement l'itinéraire et réserve le lieu avant de publier le formulaire d'inscription. Prévois aussi les postes de contrôle et les emplacements accessibles aux secours.
Ne te limite pas aux inscriptions des cavaliers : vérifie les données de chaque cheval et collecte les besoins alimentaires. Envoie ensuite les informations pratiques et attribue les numéros de départ avant de publier la liste officielle.
Prépare le balisage en comptant chaque changement de direction sur le terrain. Les flèches, panneaux, cônes et rubans doivent être posés suffisamment tôt pour permettre une reconnaissance complète du parcours.
Organise séparément le chronométrage et la sécurité : désigne les secouristes, fais appel à un vétérinaire et teste les chronomètres, compteurs manuels, radios ou sonorisation avant l'arrivée des participants.
Garde les achats et la logistique pour une vérification finale structurée : refroidis les boissons, compose les kits de démarrage et contrôle les réserves d'eau, les seaux, les bacs à éponge et le matériel médical la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d'endurance ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour vérifier les autorisations, réserver le site, définir l'itinéraire et organiser l'encadrement. Ouvre les inscriptions seulement lorsque le règlement et le parcours sont suffisamment stabilisés.
Quand publier la liste de départ d'une course d'endurance ?: Publie-la après la clôture des inscriptions et la vérification des données des chevaux, idéalement 3 à 7 jours avant la compétition. Cela laisse le temps de corriger un numéro, une catégorie ou une information manquante.
Que faut-il vérifier la veille d'une course d'endurance ?: La veille, contrôle le balisage, les cartes d'itinéraire, les numéros de départ, les chronomètres et le matériel médical. Vérifie aussi les points d'eau, les boissons refroidies et les kits de démarrage.
Combien de personnes faut-il prévoir pour encadrer la course ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais prévois au minimum un vétérinaire, des secouristes et des chronométreurs aux postes nécessaires. Finalise leurs affectations avant l'envoi des informations pratiques aux participants.

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