Was du für die Verabschiedung eines Stadtratsmitglieds brauchst

Für eine Verabschiedung im Stadtrat brauchst du mehr als Getränke und ein Geschenk. Plane Empfang, Reden, Fotopräsentation und gemeinsames Essen so, dass Geschirr, Technik und Beschilderung rechtzeitig bereitstehen. Die Einkaufsliste umfasst Mobiliar, Teller, Gläser, Besteck, Kaffeeservice und Präsentationstechnik. Rechne die Mengen nach der bestätigten Gästezahl und halte für Getränke, Namensschilder und Programme einen kleinen Puffer bereit.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 4
Empfangstisch
Rednertisch
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
DinnermesserAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierplattenAnz. 12

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
KühlcontainerAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
ServiettenhalterAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 6
BallonsAnz. 80
BallonbandAnz. 2
FotorahmenAnz. 8
Erinnerungsbuch
StifteAnz. 6
GeschenkpapierAnz. 2
BandAnz. 2

Beleuchtung

StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LED-LampenAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2

Sonstiges

NamensschilderAnz. 90
WegweiserAnz. 4
ProgrammflyerAnz. 100
Präsentationsständer
Stifte für GästeAnz. 10

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Tee-Sortiment - 3 Kartons
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronenscheiben - 4 Zitronen
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Mineralwasser sprudelnd - 12 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Eistee - 6 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pilsener - 72 Fläschchen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Alkoholfreier Sekt - 6 Flaschen
- Toastbrot - 10 Packungen
- Baguettes - 12 Stück
- Butter - 1 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 1 Kilogramm
- Brie - 1 Kilogramm
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Gekochter Schinken - 1 Kilogramm
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilogramm
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 40 Stück
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Gemischter Salat - 3 Kilogramm
- Kartoffelsalat - 4 Kilogramm
- Nudelsalat - 4 Kilogramm
- Gemüsegericht - 4 Kilogramm
- Vegane Häppchen - 80 Stück
- Miniquiches - 100 Stück
- Hackbällchen - 100 Stück
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Gesalzene Nüsse - 2 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Dip-Sauce - 4 Behälter
- Schlagsahne - 12 Sprühdosen
- Gebäck und Petit Fours - 100 Stück
- Frisches Obst für das Dessert - 5 kilogram
- Eiswürfel - 15 Kilogramm
- Cocktailspieße - 2 Schachteln
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Packung
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Handseife - 4 Spender
- Papierhandtücher - 4 Packungen

Tipps

Plane Teller, Dessertteller, Wassergläser und Weingläser für jede angemeldete Person plus etwa 10 Prozent Reserve ein. So musst du bei Nachmeldungen oder Bruch nicht während des Empfangs nachkaufen.
Für Reden und die Fotopräsentation sollten Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Lautsprecher, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand spätestens am Vortag getestet werden. Lege außerdem zwei Verlängerungskabel und eine erreichbare Stromquelle fest.
Stelle am Empfangstisch Namensschilder, gedruckte Programme und Routenschilder bereit. Drucke mindestens 10 Prozent mehr Namensschilder und Programme als bestätigte Anmeldungen.
Für Kaffee brauchst du Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Kaffeetassen und Kaffeelöffel. Plane die Ausgabe so, dass der Kaffee spätestens 15 Minuten vor dem Dessert bereitsteht.
Vergiss die weniger sichtbaren Dinge nicht: Kühlboxen für kalte Getränke, Servierplatten und Servierlöffel fürs Buffet sowie Abfallbehälter und einen Kleiderständer. Kontrolliere diese Ausstattung spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für die Verabschiedung eines Stadtratsmitglieds?: Plane pro bestätigtem Gast einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Wasserglas, ein Weinglas, ein Messer und eine Gabel ein. Kaufe oder leihe zusätzlich rund 10 Prozent Reserve, bei 50 Gästen also etwa 55 Exemplare je häufig benötigtem Teil.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Empfang im Stadtrat?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Für 50 Gäste sind das zum Start etwa 100 bis 150 Getränke; Wasser sollte zusätzlich durchgehend verfügbar sein.
Wann muss ich die Technik für Reden und Fotos testen?: Teste Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand spätestens am Vortag. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 30 Minuten für den Aufbau und einen kurzen Ton- und Bildtest ein.
Wann sollte ich Programme und Namensschilder drucken?: Drucke Programme und Namensschilder 2 bis 3 Tage vorher, nachdem Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft wurden. Halte mindestens 10 Prozent zusätzliche Exemplare für Nachmeldungen und Schreibfehler bereit.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.