Que prévoir pour le départ de l’adjoint au maire ?

Pour le départ de l’adjoint au maire, prévoyez à la fois le matériel d’accueil, le service du repas et l’équipement des discours et de la présentation photo. La liste ci-dessous couvre les tables, les sièges, la vaisselle, les boissons fraîches et la technique. Vérifiez les quantités à partir du nombre d’inscrits confirmé, puis ajoutez une marge de 10 % pour les verres, les assiettes et les badges. Les boissons et le matériel de projection sont les éléments le plus souvent oubliés ou réservés trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Pinces de serviceqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Nappesqté 10
Porte-serviettesqté 10
Compositions floralesqté 6
Ballonsqté 80
Ruban à ballonsqté 2
Cadres photoqté 8
Livre souvenir
Stylosqté 6
Papier cadeauqté 2
Rubanqté 2

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2

Autre

Badges nominatifsqté 90
Panneaux de directionqté 4
Flyers du programmeqté 100
Pupitre de présentation
Stylos pour les invitésqté 10

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Assortiment de thé - 3 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Tranches de citron - 4 citroenen
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 72 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin pétillant sans alcool - 6 bouteilles
- Toasts - 10 paquets
- Baguettes - 12 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Brie - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Jambon cuit - 1 kilogramme
- Blanc de poulet fumé - 1 kilogramme
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Salade composée - 3 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 4 kilogram
- Salade de pâtes - 4 kilogrammes
- Plat de légumes - 4 kilogrammes
- Bouchées végétaliennes - 80 pièces
- Mini-quiches - 100 pièces
- Boulettes de viande - 100 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Noix salées - 2 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce dip - 4 bacs
- Crème fouettée - 12 boîtes
- Gâteaux et petit fours - 100 pièces
- Fruits frais pour le dessert - 5 kilogrammes
- Glaçons - 15 kilogrammes
- Piques à cocktail - 2 boîtes
- Filtres à café - 2 paquets
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 4 paquets

Conseils

Comptez la vaisselle sur la base du nombre de convives, avec 10 % de réserve : pour 50 personnes, prévoyez environ 55 assiettes, verres et couverts de chaque type utilisé.
Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’arrivée des invités. Prévoyez plusieurs glacières si le réfrigérateur du lieu ne peut pas contenir toute la quantité.
Réservez et testez la sonorisation, les microphones, le vidéoprojecteur et l’écran au minimum 3 jours avant la réception. Un essai complet permet de vérifier les rallonges, les multiprises et les fichiers photo.
Installez une table d’accueil, les porte-manteaux et les panneaux de direction 60 à 90 minutes avant le début. Gardez les badges nominatifs et les programmes à portée de main, plutôt que dans les cartons du traiteur.
Prévoyez un espace séparé pour la pause café : comptez une tasse par personne, puis ajoutez 10 % de réserve. Les machines à café, bouilloires et thermos doivent être testés avant l’ouverture de la salle.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour le départ de l’adjoint au maire ?: Prévoyez la vaisselle du repas et du dessert, les verres à eau et à vin, les tasses à café, les couverts, les plateaux de service et le matériel de café. Ajoutez environ 10 % de réserve pour chaque article utilisé par les invités.
Combien de verres prévoir pour 50 invités ?: Prévoyez au moins 55 verres à eau et 55 verres à vin si les deux boissons sont servies. Cette marge de 10 % couvre les verres renversés, égarés ou utilisés pour une seconde boisson.
Quand réserver le matériel de sonorisation et le vidéoprojecteur ?: Réservez-les au moins 3 jours avant l’événement et faites un test complet la veille. Vérifiez notamment les microphones sans fil, les haut-parleurs, les rallonges, les multiprises et la compatibilité de l’ordinateur avec le projecteur.
Quand mettre les boissons au frais pour la réception ?: Mettez-les au frais au moins 4 heures avant l’accueil des invités. Si la quantité est importante, utilisez des glacières et répartissez les boissons dès leur arrivée pour éviter un refroidissement inégal.

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