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Checkliste: Verabschiedung eines Stadtratsmitglieds organisieren

Eine Verabschiedung im Stadtrat verbindet offiziellen Ablauf, persönliche Würdigung und einen anschließenden Empfang. Dafür müssen Gästeliste, Redner, Programm, Catering und Technik rechtzeitig zusammenpassen. Planen Sie zuerst Termin und Raum, sammeln Sie danach Zusagen und Reden und klären Sie in der letzten Woche die Ausstattung vor Ort. Diese Checkliste hilft Ihnen, Fristen einzuhalten und typische Lücken bei Sitzplätzen, Präsentation, Beschilderung und Getränken zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Anmeldungen bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Redner einladen

  • Referenten bestätigen

  • Reden sammeln

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Musik für den Empfang auswählen

  • Catering reservieren

  • Menü mit Caterer abstimmen

    2 Personen

  • Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Sitzplätze für den Ehrengast festlegen

  • Geschenk für den Beigeordneten organisieren

    2 Personen

  • Geschenkkarte unterschreiben

    3 Personen

  • Fotomaterial sammeln

    2 Personen

  • Fotopräsentation zusammenstellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Programme drucken

  • Routenschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschenk einpacken

    2 Personen

  • Saal reinigen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    3 Personen

  • Briefing für das Catering-Team geben

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Reden begleiten

    2 Personen

  • Präsentation abspielen

  • Geschenk überreichen

    3 Personen

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Abschiedswort ankündigen

  • Abschiedsworte leiten

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien verstauen

    2 Personen

  • Dankesnachrichten versenden

  • Fotos mit dem Beigeordneten teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 4
  • Empfangstisch
  • Rednertisch
  • KleiderständerAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • DinnermesserAnz. 100
  • EsstischgabelnAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierplattenAnz. 12

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlcontainerAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • ServiettenhalterAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • BallonsAnz. 80
  • BallonbandAnz. 2
  • FotorahmenAnz. 8
  • Erinnerungsbuch
  • StifteAnz. 6
  • GeschenkpapierAnz. 2
  • BandAnz. 2

Beleuchtung

  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 4

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • BesenAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2

Sonstiges

  • NamensschilderAnz. 90
  • WegweiserAnz. 4
  • ProgrammflyerAnz. 100
  • Präsentationsständer
  • Stifte für GästeAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reservieren Sie den Veranstaltungsraum früh und legen Sie dabei sofort Raumaufteilung, Sitzplatz des Ehrengasts, Rednertisch und Empfangstisch fest. So bleibt später genug Zeit, fehlendes Mobiliar zu organisieren.
  • Verschicken Sie die Einladungen mehrere Wochen vor dem Termin und setzen Sie eine klare Rückmeldefrist. Bearbeiten und bestätigen Sie die Anmeldungen anschließend gesammelt, damit Ernährungswünsche und die endgültige Gästezahl beim Caterer ankommen.
  • Fordern Sie Reden und Fotomaterial nicht erst am Veranstaltungstag an. Setzen Sie für Beiträge und Bilder eine interne Frist von mindestens 7 Tagen, damit die Fotopräsentation erstellt und das Programm gedruckt werden kann.
  • Testen Sie Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand spätestens am Vortag im Veranstaltungsraum. Prüfen Sie dabei auch Verlängerungskabel und die Position der Lautsprecher, nicht nur die Bild- und Tonwiedergabe.
  • Stellen Sie Getränke, Geschirr und Kaffeemaschinen am Veranstaltungstag frühzeitig bereit und stellen Sie die Getränke rechtzeitig kalt. Kontrollieren Sie außerdem Namensschilder, Routenschilder, Programme und das Geschenk mit unterschriebener Geschenkkarte vor dem Empfang.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Verabschiedung eines Stadtratsmitglieds organisieren?
Beginnen Sie idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Gästeliste, Raumreservierung und Einladungen. Die endgültige Gästezahl, Ernährungswünsche und das Menü sollten spätestens 10 bis 14 Tage vorher feststehen.
Wann sollten die Einladungen zur Verabschiedung verschickt werden?
Verschicken Sie die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung. Setzen Sie die Rückmeldefrist auf ungefähr 14 Tage vor dem Termin, damit Catering, Sitzplätze und Namensschilder geplant werden können.
Wann müssen Reden und Fotomaterial vorliegen?
Bitten Sie die Redner mindestens 3 Wochen vorher um eine Rückmeldung und legen Sie eine Abgabefrist 7 Tage vor der Veranstaltung fest. Dann bleibt Zeit, die Reden zu sammeln, die Fotopräsentation zusammenzustellen und die Technik zu testen.
Was sollte man am Tag vor der Verabschiedung prüfen?
Prüfen Sie am Vortag Raumaufteilung, Sitzplätze, Beschilderung, gedruckte Programme, Geschenk, Technik und die komplette Tisch- und Küchenausstattung. Ein abschließender Rundgang von 30 bis 60 Minuten verhindert, dass Kabel, Mikrofone oder Serviergeschirr erst während des Empfangs fehlen.

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