Checklist pour organiser le départ du maire adjoint

Un départ de maire adjoint demande plus qu’un moment convivial : il faut coordonner les invités, les intervenants, les discours, le repas et la technique. Commencez par réserver le lieu et envoyer les invitations, puis suivez les inscriptions et les besoins alimentaires. Dans les jours précédents, finalisez le programme, les places d’honneur, le cadeau et la présentation photo. Cette checklist vous aide à garder le bon ordre et à repérer les oublis fréquents avant l’accueil des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Réserver le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Inviter les intervenants
Confirmer les intervenants
Rassembler les discours
Établir le programme
2 personnes
Choisir la musique d’accueil
Réserver le catering
Coordonner le menu avec le traiteur
2 personnes
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
Déterminer les places pour l’invité d’honneur
Prévoir un cadeau pour l’échevin
2 personnes
Signer la carte cadeau
3 personnes
Rassembler le matériel photo
2 personnes
Composer une présentation photo
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Préparer les panneaux de direction
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Emballer le cadeau
2 personnes
Nettoyer la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le coin scène
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Préparer la présentation
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer le programme
Encadrer les discours
2 personnes
Lancer la présentation
Remettre le cadeau
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Annoncer le mot d’adieu
Encadrer le mot d’adieu
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
Partager les photos avec le maire adjoint

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Pinces de serviceqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Nappesqté 10
Porte-serviettesqté 10
Compositions floralesqté 6
Ballonsqté 80
Ruban à ballonsqté 2
Cadres photoqté 8
Livre souvenir
Stylosqté 6
Papier cadeauqté 2
Rubanqté 2

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2

Autre

Badges nominatifsqté 90
Panneaux de directionqté 4
Flyers du programmeqté 100
Pupitre de présentation
Stylos pour les invitésqté 10

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et le traiteur avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez une date limite d’inscription située 7 à 10 jours avant la réception pour confirmer les quantités et les régimes alimentaires.
Demandez les discours au moins 10 jours à l’avance et rassemblez-les dans un seul document. Gardez le programme imprimé à l’accueil et près de la table de prise de parole.
Testez le système de sonorisation, les microphones, l’ordinateur, le vidéoprojecteur et l’écran 24 à 48 heures avant. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : elles sont souvent oubliées jusqu’au montage.
Prévoyez les places de l’invité d’honneur avant l’installation de la salle et préparez les badges nominatifs au plus tard la veille. Une table d’accueil clairement signalée accélère l’arrivée des participants.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début et comptez la vaisselle par personne, avec une petite marge. Les tasses à café, les verres à vin et les plateaux de service manquent souvent après le repas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser le départ du maire adjoint ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et le traiteur, d’obtenir les confirmations, de réunir les discours et de tester la présentation photo.
Quand envoyer les invitations pour le départ du maire adjoint ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la réception. Fixez une date limite de réponse 7 à 10 jours avant l’événement afin de confirmer le menu, les places et les quantités au traiteur.
Quand préparer le cadeau et la carte pour l’échevin ?: Achetez le cadeau au moins 7 jours avant et faites signer la carte 2 à 3 jours avant. Gardez l’ensemble dans une enveloppe ou une boîte identifiée pour éviter de le chercher au moment des discours.
Quand tester la technique pour la présentation photo ?: Effectuez un premier test 24 à 48 heures avant, puis une vérification sur place le jour même. Contrôlez le son, les microphones, la vidéo, les branchements et la compatibilité de l’ordinateur avec le vidéoprojecteur.

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