Checklist para organizar la despedida del concejal
Una despedida del concejal combina protocolo, participación y muchos detalles que suelen cerrarse demasiado tarde. Esta checklist reúne 71 tareas y 59 materiales para avanzar en orden: primero el lugar y los invitados, después el programa, el catering y la parte técnica. También contempla el regalo, las fotos, la señalización y la preparación de bebidas. Así puedes comprobar qué falta antes de recibir a los asistentes y evitar improvisaciones durante los discursos o la recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Reservar el lugar
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Invitar a los ponentes
Confirmar ponentes
Recopilar discursos
Elaborar el programa
2 personas
Elegir música para la recepción
Reservar el catering
Coordinar el menú con el catering
2 personas
Definir la distribución de la sala
2 personas
Determinar los asientos para el invitado de honor
Gestionar un regalo para el concejal
2 personas
Firmar la tarjeta regalo
3 personas
Reunir material fotográfico
2 personas
Crear la presentación de fotos
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir los programas
Preparar señales de ruta
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Envolver el regalo
2 personas
Limpiar la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la zona del escenario
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar la presentación
Montar la mesa de recepción
2 personas
Comprobar los baños
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar briefing al equipo de catering
3 personas
Evento
Recibir a los invitados
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar el programa
Coordinar los discursos
2 personas
Reproducir la presentación
Entregar el regalo
3 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir el postre
3 personas
Anunciar el discurso de despedida
Guiar el discurso de despedida
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Devolver los materiales prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
Compartir fotos con el concejal
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 90
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de recepción
- Mesa de oradores
- Percheroscant. 3
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Cuchillos de cenacant. 100
- Tenedores de cenacant. 100
- Cucharonescant. 12
- Bandejas para servircant. 12
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Contenedores frigoríficoscant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
Decoración
- Mantelescant. 10
- Porta-servilletascant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Globoscant. 80
- Cinta para globoscant. 2
- Marcos de fotoscant. 8
- Libro de recuerdos
- Bolígrafoscant. 6
- Papel de regalocant. 2
- Cintacant. 2
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 6
- Lámparas LEDcant. 4
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Otros
- Tarjetas de nombrecant. 90
- Señales de rutacant. 4
- Folletos del programacant. 100
- Atril de presentación
- Bolígrafos para invitadoscant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la lista de invitados, el lugar y las inscripciones. Recoge las preferencias dietéticas antes de confirmar el menú con el catering, porque los cambios de última hora suelen afectar a las cantidades y al servicio.
- Pide los discursos y confirma a los ponentes con antelación suficiente para montar un programa realista. Reserva bloques concretos para recepción, intervenciones, presentación de fotos y entrega del regalo.
- Haz una prueba técnica completa antes del acto: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos inalámbricos, cables y regletas. Comprueba también que el audio funcione desde la posición prevista para el invitado de honor.
- Prepara la sala siguiendo el recorrido de los asistentes: mesa de recepción, percheros, tarjetas con nombres, señales de ruta y distribución de mesas. Deja despejados los accesos y coloca la mesa de oradores donde no bloquee la proyección.
- No dejes para el último momento las bebidas, el café y los materiales impresos. Enfría las bebidas con tiempo, cuenta programas y tarjetas, y firma la tarjeta del regalo antes de que empiece la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para la despedida del concejal?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del acto. Fija una fecha de respuesta al menos 10 días antes, para poder confirmar las inscripciones, las preferencias dietéticas y el número final al catering.
- ¿Cuándo se debe confirmar el catering de la despedida?
- Confirma el catering aproximadamente 2 semanas antes, cuando ya tengas la mayoría de las inscripciones. Revisa de nuevo cantidades y restricciones alimentarias entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica?
- Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los invitados. Comprueba cada micrófono, la presentación de fotos, el proyector, los altavoces y los cables de repuesto.
- ¿Cuándo hay que preparar el regalo para el concejal?
- Gestiona el regalo al menos 2 semanas antes y deja la tarjeta firmada como máximo el día anterior. Así evitas buscar firmas durante la recepción o interrumpir el momento de la entrega.
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