Einkaufsliste für die Caravan-Messe

Bei einer Caravan-Messe brauchst du mehr als Prospekte und Stellwände: Besucherregistrierung, Standtechnik, Verpflegung und die Versorgung der Aussteller müssen am Veranstaltungstag funktionieren. Plane Getränke und Geschirr nach Besucherzahl und Veranstaltungsdauer, nicht nach Gefühl. Besonders häufig fehlen Verlängerungskabel, gekühlte Getränke, Namensschilder oder eine Reserve für Kartenzahlungen. Diese Einkaufsliste hilft dir, die Ausstattung rechtzeitig zu prüfen und gesammelt zum Gelände zu bringen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BiertischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
Registrierungstheke
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 8
StandwändeAnz. 20
ProspektständerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
SonnenschirmeAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 3
DruckerAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
HandmikrofoneAnz. 2
Aktive LautsprecherAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

FirmenbannerAnz. 8
FahnenAnz. 12
TischdeckenAnz. 16
PflanzenAnz. 20
BallonbögenAnz. 4
PosterrrahmenAnz. 12
WegweiserAnz. 16
KreidetafelnAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-SpotsAnz. 10
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 3
BesensetsAnz. 3
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 30
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
KühlmattenAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 6 Kilo
- Teebeutel - 300 Stück
- Schwarzer Tee - 100 Beutel
- Kräutertee - 100 Beutel
- Grüner Tee - 100 zakjes
- Zucker - 4 Kilo
- Süßstoff - 300 Stück
- Milch - 25 liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Zitronensaft - 2 Flaschen
- Stilles Mineralwasser - 120 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 80 Flaschen
- Cola - 30 Flaschen
- Cola Zero - 30 Flaschen
- Sinas - 20 Flaschen
- Tonic - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Packungen
- Orangensaft - 12 Packungen
- Bier - 8 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 4 Kisten
- Pappbecher - 400 Stück
- Papierservietten - 1000 Stück
- Mini-Croissants - 250 Stück
- Mini-Brötchen - 300 Stück
- Mehrkornbrot - 8 Brote
- Weiße Brötchen - 80 Stück
- Vollkornbrötchen - 80 Stück
- Junger Käse - 5 Kilo
- Brie - 3 Kilo
- Hinterkochschinken - 3 kilo
- Hähnchenaufschnitt - 3 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Erdbeermarmelade - 2 Gläser
- Gurken - 20 Stück
- Tomaten - 6 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Trauben - 8 kilo
- Äpfel - 80 Stück
- Bananen - 60 Stück
- Paprikachips - 20 Tüten
- Naturchips - 20 Tüten
- Knabbereien - 15 Packungen
- Oliven - 5 Gläser
- Gemischte Nüsse - 4 Kilo
- Glutenfreie Cracker - 6 Packungen
- Vegane Aufstriche - 6 Becher
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Backpapier - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 150 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Spülmaschinentabs - 100 Stück
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 3 Flaschen
- Desinfektionsspray - 3 Flaschen

Büro

BesucherbadgesAnz. 600
Standnummern-BadgesAnz. 100
BadgehalterAnz. 700
LanyardsAnz. 700
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 40
MarkerAnz. 20
NotizblöckeAnz. 20
KlebebandAnz. 12
ScherenAnz. 8
TackerAnz. 4
KlammerboxenAnz. 8
EtikettenAnz. 500
PräsentationsmappenAnz. 40
UmschlägeAnz. 200
DruckerpapierAnz. 5
KassenbonrollenAnz. 12
BroschürenAnz. 1500
MesseprogrammeAnz. 700
RoutenpläneAnz. 500
FragekartenAnz. 300
Whiteboards mit MarkernAnz. 6

Sicherheit

KegelAnz. 24
AbsperrbandAnz. 6
KabelmattenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 12

Tipps

Plane pro erwarteter Person zwei bis drei Getränke für die ersten zwei Stunden und zusätzlich Wasser für Aussteller und Helfer ein. Kühlboxen oder Kühlschränke sollten spätestens am Vortag einsatzbereit sein.
Rechne beim Geschirr mit mindestens einem zusätzlichen Satz pro zehn Personen. Für Kaffee brauchst du neben Tassen auch Thermoskannen, Servierlöffel und eine Möglichkeit, Milch und andere Zutaten kühl zu halten.
Sieh bei jedem Stand mindestens ein Verlängerungskabel und eine geprüfte Stromverbindung vor. Teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Lautsprecher, Drucker und Kartenlesegeräte spätestens am Tag vor der Messe.
Packe für die Registrierung Ersatzmaterial ein: zusätzliche Namensschilder, Stifte, Ladegeräte und mindestens ein weiteres Tablet oder eine manuelle Papierliste. So bleibt der Einlass auch bei einem Geräteausfall offen.
Bestelle Werbematerial und drucke Lageplan sowie Programm nicht erst am Aufbautag. Plane mindestens eine Woche für Bestellung, Korrekturen und Lieferung ein und bringe empfindliche Technik getrennt von Standwänden und Mobiliar zum Veranstaltungsort.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für eine Caravan-Messe?: Kalkuliere für die ersten zwei Stunden zwei bis drei Getränke pro Person, davon mindestens die Hälfte Wasser. Für Aussteller und Helfer solltest du zusätzlich etwa zwei Getränke pro Person einplanen.
Wie viel Geschirr brauche ich für die Messeverpflegung?: Plane pro erwarteter Person einen Teller, ein Besteckset und ein Glas beziehungsweise eine Tasse ein. Kaufe oder leihe zusätzlich rund 10 Prozent Reserve, damit benutztes Geschirr nicht sofort gespült werden muss.
Wann muss ich Standmaterial und Werbemittel bestellen?: Bestelle Banner, Prospekte und gedruckte Pläne mindestens eine Woche vor der Caravan-Messe. Standwände, Mobiliar und technische Geräte sollten spätestens am Vortag kontrolliert und zum Aufbau bereitgestellt werden.
Welche Technik darf ich für die Caravan-Messe nicht vergessen?: Neben Laptop, Tablets und Kartenlesegeräten brauchst du Verlängerungskabel, Ladegeräte und eine Ersatzlösung für die Registrierung. Teste Drucker, Lautsprecher, Mikrofone und Stromanschlüsse spätestens 24 Stunden vorher.

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