Qué necesitas para organizar una feria de caravanas
Una feria de caravanas necesita más que vehículos y expositores: el registro, la señalización, la electricidad y el catering deben estar listos antes de que llegue el primer visitante. Esta lista reúne el material para los puestos, la recepción, las demostraciones y las zonas comunes. Calcula las cantidades según el número de expositores y visitantes previstos, y comprueba el acceso al terreno antes de transportar mesas, paneles y caravanas.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de cervezacant. 12
- Sillas plegablescant. 80
- Mostrador de registro
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesas altascant. 8
- Paredes para standscant. 20
- Expositores para folletoscant. 12
- Percheroscant. 4
- Sombrillascant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neverascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Portátilcant. 2
- Tabletscant. 4
- Datáfonoscant. 3
- Impresorascant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Micrófonos de manocant. 2
- Altavoces activoscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 8
- Termoscant. 8
- Bandejas de servircant. 12
Decoración
- Banners de empresacant. 8
- Banderascant. 12
- Mantelescant. 16
- Plantascant. 20
- Arcos de globoscant. 4
- Marcos para pósterescant. 12
- Carteles direccionalescant. 16
- Pizarrascant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 12
- Focos LEDcant. 10
- Linternas a pilascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Pinzas de basuracant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 6
- Paños de microfibracant. 30
- Guantes de limpiezacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de toallascant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
- Bandejas de comidacant. 12
Catering
- Compras
- Granos de café - 6 kilo
- Bolsitas de té - 300 unidades
- Té negro - 100 bolsitas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Té verde - 100 bolsitas
- Azúcar - 4 kilo
- Edulcorantes - 300 unidades
- Leche - 25 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Zumo de limón - 2 botellas
- Agua mineral sin gas - 120 botellas
- Agua mineral con gas - 80 botellas
- Cola - 30 botellas
- Cola Zero - 30 botellas
- Naranja - 20 botellas
- Tónica - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 paquetes
- Zumo de naranja - 12 paquetes
- Cerveza - 8 cajas
- Cerveza sin alcohol - 4 cajas
- Vasos de papel - 400 unidades
- Servilletas de papel - 1000 unidades
- Mini croissants - 250 unidades
- Mini bollitos - 300 unidades
- Pan multicereales - 8 barras
- Pistolas blancas - 80 unidades
- Panes de trigo integral - 80 unidades
- Queso joven - 5 kilos
- Brie - 3 kilo
- Jamón cocido - 3 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Pepinos - 20 piezas
- Tomates - 6 kilos
- Pimientos - 3 kilo
- Uvas - 8 kilos
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 20 bolsas
- Patatas fritas naturales - 20 bolsas
- Snacks salados - 15 bolsas
- Aceitunas - 5 botes
- Frutos secos mixtos - 4 kilos
- Crackers sin gluten - 6 paquetes
- Untables veganos - 6 tarrinas
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 150 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 100 unidades
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 3 botellas
- Spray desinfectante - 3 botellas
Oficina
- Credenciales para visitantescant. 600
- Credenciales de expositorescant. 100
- Portabadgescant. 700
- Cordones identificativoscant. 700
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 40
- Rotuladores fosforescentescant. 20
- Bloc de notascant. 20
- Cinta adhesivacant. 12
- Tijerascant. 8
- Grapadorascant. 4
- Cajas de grapascant. 8
- Etiquetascant. 500
- Carpetas de presentacióncant. 40
- Sobrescant. 200
- Papel para impresoracant. 5
- Rollos de reciboscant. 12
- Folletoscant. 1500
- Programas de feriacant. 700
- Mapas de rutacant. 500
- Tarjetas de encuestacant. 300
- Pizarras de rotuladorcant. 6
Seguridad
- Conoscant. 24
- Cinta de balizamientocant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Linternascant. 6
- Guantes de trabajocant. 12
- Chalecos reflectantescant. 8
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 4
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
Consejos
- Prepara el material de registro con al menos 2 tablets o equipos de reserva, además del portátil y los datáfonos. Una impresora y tarjetas de nombre listas evitan colas durante la primera hora.
- Calcula una mesa o mostrador de registro por cada 150 visitantes previstos y coloca los expositores de folletos junto a la entrada. Imprime el plano y el programa antes del día del montaje.
- Para el café, cuenta con 2 tazas por visitante durante una jornada de 4 horas y añade termos de reserva. Las máquinas de café, teteras, neveras y vasos suelen olvidarse cuando el catering se contrata por separado.
- Lleva un cable alargador y una regleta por cada puesto que necesite corriente, más un 10 % de unidades de reserva. Comprueba los puntos eléctricos del recinto antes de fijar la distribución de los stands.
- Monta las mesas, sillas, paredes de stand y sombrillas como mínimo 3 horas antes de abrir. Deja libres las entradas para colocar las caravanas y verifica que los walkie-talkies, micrófonos y altavoces funcionen antes de recibir al público.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una feria de caravanas?
- Calcula 2 sillas por puesto y añade un 10 % de reserva. Para 20 expositores, prepara al menos 44 sillas, sin contar las necesarias para el registro o el catering.
- ¿Cuánto café y cuántos vasos hacen falta?
- Para una feria de 4 horas, calcula aproximadamente 2 cafés por visitante. Compra o lleva vasos y tazas para esa cantidad más un 15 % adicional, porque las bebidas se reponen durante todo el evento.
- ¿Cuándo debo preparar el material de los expositores?
- Reúne folletos, banners, paneles y material de demostración al menos 7 días antes. Comprueba cada puesto 24 horas antes del montaje y separa el material por expositor para evitar entregas equivocadas.
- ¿Cuántos cables alargadores necesito para los stands?
- Cuenta un cable alargador y una regleta por cada puesto con equipos eléctricos. Añade al menos un 10 % de reserva y prueba todas las conexiones antes de colocar las caravanas.
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