Musicalaufführung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Musicalaufführung braucht mehr als Proben und ein fertiges Drehbuch. Du musst Aufführungstermin, Spielort, Ticketverkauf und Publikumsinformationen früh festlegen und kurz vor dem Termin Technik, Kostüme und Requisiten prüfen. Plane außerdem genügend Zeit für Aufbau, Soundcheck und den Einlass ein. Die Checkliste führt dich durch die 76 Aufgaben und 70 benötigten Gegenstände – von der ersten Reservierung bis zum fertigen Bühnenbild.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Aufführung festlegen
2 Personen
Location reservieren
Proberaum reservieren
Vorstellungsplan erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm drucken
2 Personen
Publikumsinformationen versenden
Letzte Probe durchführen
12 Personen
Kostüme prüfen
3 Personen
Requisiten kontrollieren
3 Personen
Dekorationsteile prüfen
3 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
Publikumsliste drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Kostüme zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
Requisiten zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
Technik zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Bühnenfläche freiräumen
3 Personen
Bühne und Spielfläche aufbauen
4 Personen
Dekor aufbauen
4 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Eingangstheke aufstellen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Licht anschließen
3 Personen
Ton anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Musik und Cues testen
2 Personen
Kostüme bereitlegen
3 Personen
Maskenbild und Schminke bereitlegen
2 Personen
Cast empfangen
2 Personen
Technische Generalprobe durchführen
10 Personen
Cast zum Umkleiden schicken
3 Personen
Publikumseingang öffnen
4 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
Vorstellung eröffnen
Ersten Akt spielen
15 Personen
Pausengetränke servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
4 Personen
Publikum zurückrufen
2 Personen
Zweiten Akt spielen
15 Personen
Applausmoment begleiten
2 Personen
Castfoto machen
2 Personen
Publikum verabschieden
3 Personen
Garderobe ausgeben
2 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Cast-Mahlzeit servieren
4 Personen
Abendvorstellung vorbereiten
8 Personen
Abendpublikum empfangen
4 Personen
Abendvorstellung spielen
15 Personen
Abendpause organisieren
5 Personen
Das Abendpublikum verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Technik ausschalten
3 Personen
Dekoration abbauen
4 Personen
Requisiten sammeln
3 Personen
Kostüme einsammeln
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Umkleiden reinigen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
Kostüme waschen
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 170
KlappischeAnz. 8
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 3
GarderobenbügelAnz. 180
Hocker für die BesetzungAnz. 12

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop für Musik
DI-Box
Monitorlautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
ArbeitslichtAnz. 3
Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Dekoration

HintergrundtuchAnz. 2
DekorplattenAnz. 8
Dekorative StoffeAnz. 6
KunstpflanzenAnz. 8
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
Programmtafel
KunstblumenAnz. 20
StimmungslichterAnz. 4
KabelbinderAnz. 100
Doppelseitiges KlebebandAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
TortenplattenAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 80
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Kostüme

Kleiderständer für KostümeAnz. 4
KleiderhüllenAnz. 30
SicherheitsnadelnAnz. 2
KleiderrollerAnz. 4
NähsetsAnz. 2
ErsatzstrumpfhosenAnz. 8

Requisiten

HandrequisitenAnz. 25
AufbewahrungsboxenAnz. 12
NamensschilderAnz. 50

Reinigung

Staubsauger
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
EimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 3
BatterienAnz. 2
AntirutschbandAnz. 2

Papierwaren

ProgrammhefteAnz. 180
EinlassbänderAnz. 200
StifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 4
Druckpapier

Tipps

Lege Aufführungstermin und Vorstellungsplan fest, bevor du Einladungen verschickst oder den Ticketverkauf öffnest. So können Publikum und Mitwirkende mit konkreten Uhrzeiten planen.
Reserviere neben dem Veranstaltungsort auch einen Proberaum. Für die letzte Probe solltest du genug Zeit einplanen, um Musikdateien, Funkmikrofone, Lautsprecher und Monitorlautsprecher gemeinsam zu testen.
Prüfe Kostüme, Requisiten und Dekoration spätestens bei der letzten Probe vollständig. Fehlende Teile lassen sich kurz vor dem Auftritt oft nicht mehr ersetzen oder anpassen.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Bühne und Spielfläche, Dekor, Licht und Ton müssen vor dem Publikumstest fertig sein. Verlängerungskabel, Gaffer Tape und Arbeitslicht werden dabei häufig erst vor Ort vermisst.
Drucke Publikumsliste und Programm nicht erst am Aufführungstag. Rechne für die Publikumsliste mindestens ein Exemplar am Einlass und drucke Programme passend zur erwarteten Besucherzahl plus etwa 10 Prozent Reserve.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Musicalaufführung organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Spielort, Probenraum und Vorstellungsplan. Ticketverkauf und Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor der Aufführung starten.
Was muss man am Tag der Musicalaufführung zuerst erledigen?: Öffne den Veranstaltungsort zuerst und schaffe Bühnenfläche und Spielfläche frei. Plane anschließend mindestens 2 bis 3 Stunden für Bühne, Dekor, Licht, Ton und einen kurzen Techniktest ein.
Wie viele Mikrofone braucht eine Musicalaufführung?: Die benötigte Zahl hängt von Besetzung und Szenenwechseln ab; plane mindestens ein Mikrofon pro gleichzeitig sprechender Person plus 1 bis 2 Ersatzmikrofone ein. Teste jedes Funkmikrofon spätestens 60 Minuten vor dem Einlass.
Wann sollte man Programme und Publikumsinformationen drucken?: Drucke das Programm spätestens 3 bis 5 Tage vor der Aufführung, sobald Ablauf und Besetzung feststehen. Publikumsinformationen mit Einlasszeit, Anfahrt und wichtigen Hinweisen solltest du 5 bis 7 Tage vorher versenden.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.