Bühnenaufführung organisieren: die praktische Checkliste
Eine Bühnenaufführung steht und fällt mit klaren Zuständigkeiten und einem festen Zeitplan. Zuerst klärst du Veranstaltungsort, Rollen, Texte und Anmeldungen; danach folgen Proben, Kostüme, Requisiten, Bühnenbild und Technik. Plane die komplette Generalprobe nicht erst am Vortag ein: Sie zeigt, ob Ton, Licht, Umbauten und Einlass wirklich zusammenpassen. Auch scheinbare Kleinigkeiten wie Namensschilder, Gästeliste, Garderobe und gedruckte Programme werden am Veranstaltungstag schnell zu Engpässen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Veranstaltungsortdaten bestätigen
Reservierungen vornehmen
Textdateien sammeln
Rollenverteilung bestätigen
2 Personen
Probenplan verteilen
Dekorentwurf ausarbeiten
2 Personen
Requisitenliste erstellen
2 Personen
Kostüme inventarisieren
2 Personen
Musikdateien sammeln
Lichtkonzept ausarbeiten
2 Personen
Beschallungskonzept ausarbeiten
2 Personen
Programm zusammenstellen
Programme ausdrucken
2 Personen
Namensschilder erstellen
Tickets und Gästeliste drucken
Bühnenbilder bauen
4 Personen
Bühnendekoration streichen
3 Personen
Requisiten sammeln
2 Personen
Kostüme anprobieren
3 Personen
Kostüme reparieren
2 Personen
Technik durchgehen
4 Personen
Komplette Generalprobe
12 Personen
Publikumsinformationen prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien bereitstellen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Technik ausladen
4 Personen
Dekoration ausladen
4 Personen
Bühnenboden prüfen
2 Personen
Dekor aufbauen
5 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Catering-Tisch aufbauen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Technik testen
3 Personen
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
Kostüme bereitlegen
2 Personen
Requisiten bereitstellen
2 Personen
Make-up und Haare machen
3 Personen
Schauspieler Probespielen lassen
2 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Tickets kontrollieren
2 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausenraum aufräumen
2 Personen
Aufführung begleiten
4 Personen
Publikumsfragen entgegennehmen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Abendvorstellung vorbereiten
4 Personen
Abendpublikum empfangen
4 Personen
Abendtickets kontrollieren
2 Personen
Abendvorstellung begleiten
4 Personen
Getränke nach dem Feiern servieren
3 Personen
Publikum verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Requisiten aufräumen
3 Personen
Kostüme einsammeln
2 Personen
Technik ausschalten
3 Personen
Dekoration sicher abbauen
5 Personen
Stühle wieder aufstellen
4 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PublikumssitzeAnz. 120
- TischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 12
- KleiderständerAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 4
- HockerAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Laptop
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
Beleuchtung
- LED-TheaterspotsAnz. 6
- LichtstativeAnz. 4
- Lichtcontroller
- Ersatz-LED-LampenAnz. 8
Dekoration
- HintergrundvorhangAnz. 2
- Schwarze TücherAnz. 6
- DekorplattenAnz. 6
- Dekorative PflanzenAnz. 8
- Dekorative GemäldeAnz. 4
- KlebehakenAnz. 20
- TischdeckenAnz. 8
- ProgrammschilderAnz. 6
- WegweiserAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 20
- BlumenarrangementsAnz. 6
- KraftpapierAnz. 2
- AcrylfarbeAnz. 12
- PinselAnz. 12
- AbdeckbandAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
- SeilAnz. 2
- KabelkanäleAnz. 12
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- ScherenAnz. 6
- VerpackungsbandAnz. 6
- TackerAnz. 2
- ErsatzbatterienAnz. 24
Geschirr
- GläserAnz. 140
- KaffeetassenAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- SchälchenAnz. 12
- ServierschalenAnz. 10
Reinigung
- Staubsauger
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- ToilettenbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Kostüme
- Grundausstattung für VerkleidungenAnz. 20
- KostümaccessoiresAnz. 30
- KleiderhüllenAnz. 20
- KleiderdampferAnz. 2
Make-up
- Theater-Make-up-SetsAnz. 6
- Make-up-SchwämmeAnz. 24
- Make-up-PinselAnz. 12
- Make-up-EntfernerAnz. 4
- HaarsprayAnz. 4
- SpiegelAnz. 6
Requisiten
- TischlampenAnz. 3
- Geschirr für DekoAnz. 12
- Bücher für die DekorationAnz. 15
- Dekorative VasenAnz. 4
- KofferAnz. 4
- HandtaschenAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 4
- NotizbücherAnz. 10
- StifteAnz. 20
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 4
- Rutschfeste MattenAnz. 8
- KabelmattenAnz. 12
- Feuerdecke
- WarnwestenAnz. 6
Büro
- A4-PapierAnz. 2
- KugelschreiberAnz. 20
- MarkerAnz. 12
- KlemmbretterAnz. 6
- NotizblöckeAnz. 10
Tipps
- Bestätige Veranstaltungsort, Sitzplätze und Reservierungen spätestens 14 Tage vor der Aufführung. Kläre dabei auch, wie viele Publikumssitze, Klappstühle und Tische tatsächlich vorhanden sind.
- Sammle Text- und Musikdateien in einem gemeinsamen Ordner und verteile den Probenplan mindestens 7 Tage vor der ersten Probe. So wissen alle, wann Rollen, Umbauten und Technik gebraucht werden.
- Inventarisiere Kostüme und Requisiten mindestens 10 Tage vorher. Plane für jedes Kostüm eine Anprobe und halte Reparaturen sowie fehlende Teile schriftlich fest, statt sie erst beim Aufbau zu suchen.
- Teste Beschallung und Licht mit dem Laptop, Mischpult, Funkmikrofonen und LED-Theaterspots mindestens 3 Tage vor der Aufführung. Beschrifte Audiokabel, Verlängerungskabel und Lichtstative; Gaffer Tape gehört griffbereit an den Technikplatz.
- Führe die komplette Generalprobe mit Bühnenbild, Hintergrundvorhang, Dekoration, Kostümwechseln und Einlass durch. Drucke Programme, Namensschilder, Tickets und Gästeliste erst nach der letzten bestätigten Rollen- und Programmänderung.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Bühnenaufführung organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Rollenverteilung und Einladungen. Spätestens 3 Wochen vor dem Termin sollten Probenplan, Texte, Musik und Technik-Konzept feststehen.
- Wann sollte die Generalprobe einer Bühnenaufführung stattfinden?
- Plane die komplette Generalprobe 1 bis 2 Tage vor der Aufführung ein, möglichst im echten Veranstaltungsort. Sie sollte mit Kostümen, Requisiten, Licht, Ton, Bühnenbild und allen Umbauten durchlaufen werden.
- Wie viele Funkmikrofone braucht eine Bühnenaufführung?
- Das hängt von den gleichzeitig sprechenden Rollen und den Umbauten ab; plane mindestens ein Mikrofon pro gleichzeitig benötigtem Kanal. Prüfe zusätzlich 1 Ersatzlösung, etwa ein weiteres Mikrofon oder ein kabelgebundenes Mikrofon.
- Wann druckt man Tickets und Programme für eine Bühnenaufführung?
- Drucke Tickets, Gästeliste und Programme nach der letzten verbindlichen Änderung, meist 3 bis 5 Tage vor der Aufführung. Halte einige zusätzliche Exemplare für Nachmeldungen und beschädigte Ausdrucke zurück.
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