Checklist para organizar una presentación de libro
Una presentación de libro combina una charla breve, invitados, ejemplares disponibles y un espacio preparado para recibirlos. Esta checklist reúne 45 tareas y 46 materiales, desde confirmar la fecha y el programa hasta probar el micrófono y montar la mesa de libros. Úsala por etapas: primero cierra autor, lugar e inscripciones; después prepara catering, libros y materiales; el día del evento revisa la sala, el sonido y la recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Confirmar autor y programa
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Reservar el catering
Comprobar el stock de libros
Preparar los libros
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir texto de presentación
Imprimir la lista de asistencia
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas
3 personas
Montar la mesa de presentación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de libros
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Guiar a los visitantes a sus asientos
2 personas
Coordinar la presentación
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Vender libros
2 personas
Hacer firmar libros
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Empacar el stock de libros
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar la sala
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 8
- Mesas con mantelcant. 2
- Librería
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 90
- Copas de vinocant. 80
- Platoscant. 100
- Tenedores de postrecant. 100
- Cucharillas de cafécant. 90
- Cubiertos de serviciocant. 8
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Termoscant. 6
- Bandejascant. 12
- Bandejas de serviciocant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Clic de presentación
Decoración
- Mantelcant. 10
- Póster de presentación del libro
- Cartel de bienvenida
- Arreglos floralescant. 4
- Portatarjetas de nombrecant. 6
- Juego de bolígrafoscant. 4
- Tableros de corchocant. 2
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
Presentación
- Ejemplares del librocant. 100
- Marcapáginascant. 100
- Terminal de pago
- Cajita para efectivo
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar, el autor y el programa antes de enviar las invitaciones. Así podrás indicar una hora concreta, gestionar las inscripciones y preguntar por preferencias dietéticas desde el principio.
- Confirma las inscripciones con varios días de margen y calcula las raciones según el número final. No esperes al día anterior para reservar el catering ni para hacer la compra.
- Comprueba el stock de libros antes de anunciar la presentación. Prepara los ejemplares y monta la mesa de libros antes de que lleguen los asistentes, con una superficie despejada y fácil de localizar.
- Llega con tiempo para abrir la sala, colocar sillas y mesas y preparar la mesa de presentación. Reserva al menos 60 minutos para montar el espacio si también debes instalar proyector, pantalla y sonido.
- Prueba el micrófono, los altavoces, el portátil y el proyector antes de recibir al público. Lleva conectados los cables alargadores, las regletas y el clic de presentación para detectar fallos mientras todavía hay tiempo de corregirlos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una presentación de libro?
- Empieza a cerrar fecha, ubicación, autor y programa entre 3 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones cuando esos datos estén confirmados y revisa las inscripciones varios días antes del evento.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering para una presentación de libro?
- Reserva el catering después de tener una primera previsión de asistentes, idealmente entre 7 y 14 días antes. Confirma el número final y las preferencias dietéticas entre 2 y 3 días antes.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para preparar la sala?
- Calcula al menos 60 minutos para abrir la ubicación, comprobar la sala, colocar sillas y mesas y montar la mesa de presentación. Añade otros 30 minutos si debes conectar y probar proyector, pantalla, micrófono y altavoces.
- ¿Cuándo hay que preparar los libros y la mesa de venta?
- Comprueba el stock y prepara los libros como mínimo 2 o 3 días antes. Monta la mesa de libros durante el montaje final, antes de que lleguen los invitados, para evitar hacerlo mientras empieza la presentación.
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