Checklist pour organiser une présentation de livre
Une présentation de livre réussie repose sur une préparation en plusieurs étapes : confirmer le lieu et le programme, gérer les inscriptions, puis préparer la salle et les livres. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment. Prévoyez aussi un responsable pour l’accueil, la sonorisation et le service traiteur le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Confirmer l’auteur et le programme
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Réserver le catering
Vérifier le stock de livres
Préparer les livres
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer le texte de présentation
Imprimer la liste de présence
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la table des livres
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Événement
Accueil des visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Guider les visiteurs vers les places assises
2 personnes
Animer la présentation
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Vendre des livres
2 personnes
Faire dédicacer les livres
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
Emballer le stock de livres
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 90
- Tablesqté 8
- Tables nappéesqté 2
- Bibliothèque
- Tabouretsqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 90
- Verres à eauqté 90
- Verres à vinqté 80
- Assiettesqté 100
- Fourchettes à gâteauqté 100
- Cuillères à caféqté 90
- Couverts de serviceqté 8
- Carafes d’eauqté 8
Cuisine
- Thermosqté 6
- Saladiersqté 12
- Plateaux de serviceqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphoneqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Pied de microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Cliqueur de présentation
Décoration
- Nappeqté 10
- Panneau de présentation du livre
- Panneau d’accueil
- Compositions floralesqté 4
- Porte-nomsqté 6
- Sets de stylosqté 4
- Panneaux d’affichageqté 2
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
Présentation
- Exemplaires du livreqté 100
- Marque-pagesqté 100
- Terminal de paiement
- Caisse à espèces
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires avant de réserver le traiteur. Prévoyez une date limite d’inscription d’au moins 7 jours avant la présentation.
- Vérifiez le stock de livres avant d’installer la table de présentation. Gardez les exemplaires prêts à vendre ou à dédicacer dans un espace séparé de la table destinée à l’accueil.
- Testez le microphone, les haut-parleurs, l’ordinateur et le vidéoprojecteur avant l’arrivée du public. Faites le test avec le texte de présentation réellement utilisé et prévoyez les rallonges et multiprises nécessaires.
- Préparez les badges nominatifs et la liste de présence au plus tard la veille. Classez les badges par ordre alphabétique ou par inscription afin de réduire l’attente à l’entrée.
- Ouvrez le lieu suffisamment tôt pour vérifier la salle, installer les chaises et les tables, puis mettre en place le service traiteur. Comptez au moins 90 minutes entre l’ouverture et le début de la présentation.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une présentation de livre ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer l’auteur, le lieu et le programme, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de réserver le traiteur.
- Quand envoyer les invitations pour une présentation de livre ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 7 jours avant. Vous pourrez ainsi confirmer les participants et adapter les besoins alimentaires et les quantités du traiteur.
- Combien de temps faut-il prévoir pour préparer la salle ?
- Réservez au moins 90 minutes avant l’accueil du public. Il faut vérifier la salle, installer les chaises et les tables, tester le microphone et la projection, puis préparer la table des livres et le service traiteur.
- Que faut-il vérifier la veille d’une présentation de livre ?
- Vérifiez le stock de livres, les badges, la liste de présence, le texte de présentation et tout le matériel technique. Contrôlez aussi que les boissons peuvent être refroidies à temps et que les besoins alimentaires transmis au traiteur sont bien enregistrés.
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