Buchmesse-Einkaufsliste: Was du wirklich brauchst

Für eine Buchmesse brauchst du mehr als Tische und Bücherregale. Plane Ausstattung für Verkaufsstände, Präsentationen, Einlass und Verpflegung getrennt, damit am Veranstaltungstag nichts zwischen Kisten gesucht werden muss. Besonders häufig fehlen Verlängerungskabel, Kartenlesegeräte und ausreichend Namensschilder. Die vorhandene Liste mit 58 Gegenständen hilft dir, Einkauf, Leihmaterial und Transport rechtzeitig zu organisieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
KlappischeAnz. 4
StehtischeAnz. 4
BücherregaleAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
BarhockerAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 3
LaptopsAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 3
DolliesAnz. 4

Präsentation

FlipchartsAnz. 2
Flipchart-MarkerAnz. 12
BuchständerAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6

Dekoration

BuchgirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 24
Dekorative LampenAnz. 10
VasenAnz. 8

Registrierung

EinlassschalterAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
ArmbänderAnz. 150
TischnummernschilderAnz. 30
StifteAnz. 30
KassenbonhefteAnz. 4
WechselgeldkassenAnz. 2

Beschilderung

InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12
Ständer für SchilderAnz. 12

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6
BrotkörbeAnz. 4
ZangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 16
Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Kilo
- Schwarzer Tee - 200 Beutel
- Kräutertee - 100 Beutel
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Sprudelwasser - 24 Flaschen
- Stilles Wasser - 36 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Orangensaft - 8 Liter
- Apfelsaft - 8 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Honig - 2 Gläser
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Papierservietten - 500 Stück
- Mini-Croissants - 100 Stück
- Mini-Muffins - 100 Stück
- Mini-Apfelberge - 80 Stück
- Hummus - 1 Kilo
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Glutenfreie Kekse - 4 Packungen
- Vegane Kekse - 6 Packungen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Allzweckreiniger - 2 Liter
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Spülmittel - 1 Flasche
- Schwämmchen - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsgel - 4 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen

Tipps

Plane pro Verkaufsstand mindestens einen Tisch oder Klapptisch und ergänze Bücherregale beziehungsweise Buchständer dort, wo viele Titel sichtbar präsentiert werden sollen. Weise das Mobiliar spätestens eine Woche vorher verbindlich zu.
Rechne bei Kaffee und Wasser nicht nur mit den angemeldeten Gästen, sondern auch mit Buchverkäufern, Autoren und Helfern. Stelle für jede erwartete Person mindestens einen Becher oder eine Tasse bereit und halte zusätzlich 10 Prozent Reserve vor.
Prüfe die Technik zwei bis drei Tage vor der Messe: Kartenlesegeräte, Laptops, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone müssen zusammen funktionieren. Plane je Technikbereich mindestens ein Verlängerungskabel und eine Kabeltrommel ein.
Lege Präsentationsmaterial nicht in eine gemeinsame Kiste mit der Dekoration. Buchständer, Flipcharts, Marker und Klemmbretter werden beim Aufbau zuerst gebraucht; sortiere sie nach Programmpunkt und beschrifte die Kisten.
Organisiere den Transport der Bücher und des Mobiliars mit Dollies oder ähnlichen Transporthilfen. Lege Kühlboxen, Servierplatten, Teller und Besteck am Vortag bereit, damit der Einkauf am Veranstaltungsmorgen nicht mit dem Standaufbau kollidiert.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Buchmesse?: Du brauchst Ausstattung für Stände, Einlass, Präsentationen und Verpflegung: unter anderem Tische, Bücherregale, Buchständer, Kartenlesegeräte, Präsentationstechnik sowie Geschirr. Prüfe die vollständige Einkaufsliste spätestens eine Woche vor dem Termin.
Wie viele Tische brauche ich pro Buchverkäufer?: Plane zunächst mindestens einen Tisch oder Klapptisch pro Buchverkäufer ein. Bei größeren Sortimenten solltest du zusätzliche Tische oder Bücherregale nach der Standfläche und der Zahl der angebotenen Titel einplanen.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Buchmesse?: Halte für jede erwartete Person mindestens einen Becher oder eine Tasse sowie einen Teller und ein Besteckset bereit, plus 10 Prozent Reserve. Für Kaffee, Wasser und Snacks brauchst du außerdem Servierplatten oder Servierschalen.
Wann sollte ich die Technik für die Buchmesse prüfen?: Teste Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone, Laptops und Kartenlesegeräte zwei bis drei Tage vorher. Kontrolliere dabei auch Verlängerungskabel und Kabeltrommeln und lege Ersatzlösungen für den Präsentationstag bereit.

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