Eine Buchmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Buchmesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum und Ort fest, kläre danach Aussteller, Standflächen und das Programm. Erst wenn Anmeldungen, Präsentationen und der Lageplan stehen, lohnen sich Einladungen, Werbung und der Einkauf. Plane außerdem früh, wie Eintritt, Technik, Büchertransport und die Betreuung am Eingang funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Teilnehmende Buchverkäufer ansprechen
2 Personen
3
Tische und Stände zuweisen
2 Personen
4
Programm zusammenstellen
2 Personen
5
Autoren und Referenten einladen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Reservierungen bestätigen
2 Personen
10
Lageplan für Stände erstellen
2 Personen
11
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
12
Armbänder und Tickets zählen
13
Bezahlmethode für den Eintritt regeln
2 Personen
14
Anweisungen für Buchverkäufer verschicken
15
Werbung in sozialen Medien posten
16
Parkinformationen veröffentlichen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Namensschilder vorbereiten
19
Buchpräsentationen bestätigen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Buchstandbetreiber informieren
23
Eingangstheke vorbereiten
2 Personen
24
Dekoration sortieren
2 Personen
25
Bücher zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Stände nach Grundriss aufbauen
6 Personen
30
Bücher nach Genre auslegen
8 Personen
31
Preise und Angebote platzieren
4 Personen
32
Einlass- und Informationsschalter einrichten
2 Personen
33
Leseecke einrichten
3 Personen
34
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Wegweiser aufhängen
2 Personen
37
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Snacks vorbereiten
3 Personen
40
Präsentationstechnik testen
2 Personen
41
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

42
Eingangstheke besetzen
2 Personen
43
Besucher empfangen
2 Personen
44
Programmhefte verteilen
45
Buchverkäufer unterstützen
2 Personen
46
Büchertische ordentlich halten
3 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
48
Snacks servieren
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Mülleimer leeren
2 Personen
51
Leseecke aufräumen
52
Autor empfangen
53
Buchpräsentation begleiten
2 Personen
54
Fragerunde moderieren
55
Signieren ermöglichen
2 Personen
56
Zweite Präsentation begleiten
2 Personen
57
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
58
Verkaufstische schließen
4 Personen

Nachbereitung

59
Nicht verkaufte Bücher einsammeln
6 Personen
60
Bücher wieder in Kartons packen
6 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
63
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Präsentationsraum abbauen
3 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Fundsachen sammeln
69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
71
Besucherfragen beantworten
72
Zahlungs- und Einlassverwaltung abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
KlappischeAnz. 4
StehtischeAnz. 4
BücherregaleAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
BarhockerAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 3
LaptopsAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 3
DolliesAnz. 4

Präsentation

FlipchartsAnz. 2
Flipchart-MarkerAnz. 12
BuchständerAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6

Dekoration

BuchgirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 24
Dekorative LampenAnz. 10
VasenAnz. 8

Registrierung

EinlassschalterAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
ArmbänderAnz. 150
TischnummernschilderAnz. 30
StifteAnz. 30
KassenbonhefteAnz. 4
WechselgeldkassenAnz. 2

Beschilderung

InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12
Ständer für SchilderAnz. 12

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6
BrotkörbeAnz. 4
ZangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 16
Einkäufe

Tipps

Kläre Datum, Ort und Standkapazität mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. So weißt du, wie viele Buchverkäufer du ansprechen kannst und ob Tische, Regale und Sitzplätze ausreichen.
Fordere von Ausstellern spätestens 3 Wochen vor der Messe verbindliche Rückmeldungen an. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und verschicke anschließend Standnummer, Lageplan, Aufbauzeit und Zahlungsinformationen gesammelt.
Bestätige Autoren, Referenten und Buchpräsentationen mindestens 4 Wochen vorher. Für jede Präsentation sollten 15 bis 30 Minuten eingeplant sowie Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofon getestet werden.
Bereite den Einlass am Vortag vor: Zähle Tickets und Armbänder, lade Kartenlesegeräte und lege Namensschilder, Klemmbretter und Anweisungen bereit. Eine klar besetzte Eingangstheke verhindert Rückfragen beim Start.
Plane den Aufbau mit mindestens 2 Stunden Reserve. Bücher, Dekoration, Preisschilder, Kabeltrommeln und Verlängerungskabel werden oft zu spät an den Veranstaltungsort gebracht; ein beschrifteter Transportplan spart am Messetag Zeit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Buchmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Für größere Messen mit vielen Ausstellern, Autoren und Präsentationen sind 3 bis 6 Monate realistischer.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Buchmesse?: Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stände, Bücherregale, Technik und Beschilderung ein. Bei vielen Ausstellern oder einem komplizierten Lageplan solltest du 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass beginnen.
Wann sollte man die Aussteller zur Buchmesse einladen?: Verschicke die erste Einladung 6 bis 8 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von etwa 3 Wochen. Den endgültigen Standplan und die Aufbauanweisungen solltest du spätestens 7 Tage vor der Messe senden.
Wie viele Helfer braucht man für eine Buchmesse?: Für eine kleine Buchmesse solltest du mindestens 4 Helfer einteilen: zwei am Eingang, eine Person für Technik und Programm sowie eine Ansprechperson für Aussteller. Bei mehr als 20 Ständen oder mehreren Präsentationen sind 6 bis 8 Helfer sinnvoll.

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