Briefmarkenmarkt organisieren: So gehst du vor
Bei einem Briefmarkenmarkt entscheidet die Standplanung früh über den späteren Ablauf. Kläre zuerst Öffnungszeiten und Raum, lade Standbetreiber ein und bestätige ihre Plätze erst, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Danach folgen Standaufteilung, Besucherinformationen und die Vorbereitung von Empfang, Zahlung und Beschilderung. Am Veranstaltungstag brauchst du vor der Öffnung Zeit für Aufbau, eine Ortskontrolle und freie Laufwege.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location und Öffnung bestätigen
- 2
Standbetreiber einladen
- 3
Besucherankündigung versenden
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Standbetreiber bestätigen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Tische am Veranstaltungsort reservieren
- 8
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 9
Standplätze zuweisen
- 10
Standbetreiber informieren
- 11
Besucherinformationen veröffentlichen
- 12
Namensschilder vorbereiten
- 13
Liste der Standbetreiber drucken
- 14
Lagepläne ausdrucken
- 15
Routen- und Standschilder erstellen
- 16
Wechselgeld vorbereiten
- 17
Bezahlterminal testen
- 18
Bestand prüfen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Materialien sortieren
2 Personen
- 21
Kaffeemaschinen bereitstellen
2 Personen
- 22
Zugangsschlüssel abholen
Event
- 23
Location öffnen
2 Personen
- 24
Location inspizieren
2 Personen
- 25
Laufstrecken absperren
2 Personen
- 26
Tische aufstellen
4 Personen
- 27
Stühle aufstellen
3 Personen
- 28
Tische eindecken
3 Personen
- 29
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
- 30
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 31
Kaffee- und Getränkestand einrichten
2 Personen
- 32
Aussteller empfangen
3 Personen
- 33
Standbetreiber registrieren
2 Personen
- 34
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 35
Besucher begrüßen
2 Personen
- 36
Informationen und Karten verteilen
- 37
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 38
Getränke nachfüllen
- 39
Tische und Laufwege kontrollieren
- 40
Mülleimer leeren
- 41
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Kasse abschließen
2 Personen
- 43
Standbetreiber auschecken
2 Personen
- 44
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 45
Materialien einpacken
3 Personen
- 46
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 47
Location reinigen
3 Personen
- 48
Abfall sammeln
2 Personen
- 49
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 50
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 51
Übrig gebliebenes Material verstauen
- 52
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 24
- StühleAnz. 50
- Empfangstisch
- HockerAnz. 4
- TischvitrinenAnz. 12
- BriefmarkenalbenAnz. 20
Geschirr
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 80
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServiertablettsAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- Kartenterminal
- GeldkassettenAnz. 2
- LupenlampenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Büro
- NamensschilderAnz. 50
- KugelschreiberAnz. 20
- KlebebandrollenAnz. 6
- ScherenAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 4
- PreisschildständerAnz. 50
Dekoration
- Eventbanner
- TischdeckenAnz. 24
- WegweiserAnz. 12
- WegweiserAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Standaufteilung erst nach Ablauf der Anmeldefrist. Weise jedem Stand einen festen Platz zu und verschicke die Einteilung spätestens 7 Tage vor dem Markt.
- Sammle bei der Anmeldung auch Ernährungswünsche und bestätige Standbetreiber schriftlich. So fehlen am Veranstaltungstag weder Verpflegung noch wichtige Kontaktdaten.
- Bereite Lagepläne, Wegweiser und Namensschilder mindestens 2 Tage vorher vor. Drucke zusätzlich eine Liste aller Standbetreiber für den Empfang aus.
- Teste Kartenterminal und Kaffeemaschinen am Vortag. Lege Wechselgeld in Geldkassetten bereit und prüfe, ob Verlängerungskabel und LED-Lampen am Aufbauort funktionieren.
- Hole Zugangsschlüssel rechtzeitig ab und sei mindestens 90 Minuten vor der Öffnung vor Ort. Kontrolliere dann Tische, Vitrinen, Stromversorgung und abgesperrte Laufwege, bevor Besucher eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Briefmarkenmarkt organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Raum- und Öffnungszeitenbestätigung. Lade danach die Standbetreiber ein und setze eine Anmeldefrist etwa 3 Wochen vor dem Markt.
- Wann sollte die Standaufteilung für einen Briefmarkenmarkt fertig sein?
- Erstelle sie nach Ende der Anmeldungen und verschicke die Platzzuweisungen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. So können Standbetreiber ihre Alben, Tischvitrinen und Anreise planen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Briefmarkenmarkts?
- Plane mindestens 90 Minuten vor der Öffnung ein, bei vielen Ständen besser 2 Stunden. Darin enthalten sind Tischaufbau, Beschilderung, Empfang, Techniktest und die Kontrolle der Laufwege.
- Was muss man am Tag vor dem Briefmarkenmarkt prüfen?
- Prüfe am Vortag die Bestände, das Kartenterminal, Wechselgeld, Kaffeemaschinen und Verlängerungskabel. Drucke außerdem Standbetreiberliste und Lagepläne aus und sortiere Namensschilder, Klebeband und Stifte.
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