Zo organiseer je een overzichtelijke postzegelmarkt

Een postzegelmarkt staat of valt met een goede indeling en duidelijke afspraken met standhouders. Begin met de locatie, openingstijden en beschikbare tafels; nodig daarna standhouders uit en leg hun standplaats vast. Werk vervolgens de bezoekersinformatie, plattegrond en bewegwijzering uit. Reserveer tijd voor betalingen, koffie, verlichting en het klaarzetten van albums en vitrines. Op de dag zelf controleer je eerst de ruimte, looproutes en techniek voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en opening bevestigen
2
Standhouders uitnodigen
3
Bezoekersaankondiging versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Standhouders bevestigen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Tafels bij locatie reserveren
8
Standindeling maken
2 personen
9
Standplaatsen toewijzen
10
Standhouders informeren
11
Bezoekersinformatie publiceren
12
Naambadges voorbereiden
13
Standhouderslijst afdrukken
14
Plattegronden afdrukken
15
Route- en standborden maken
16
Wisselgeld voorbereiden
17
Betaalterminal testen
18
Voorraad controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen sorteren
2 personen
21
Koffieapparaten klaarzetten
2 personen
22
Toegangssleutels ophalen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Locatie inspecteren
2 personen
25
Looproutes afzetten
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Tafels aankleden
3 personen
29
Ingang en bewegwijzering plaatsen
2 personen
30
Registratietafel inrichten
2 personen
31
Koffie- en drankpunt inrichten
2 personen
32
Standhouders ontvangen
3 personen
33
Standhouders registreren
2 personen
34
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
35
Bezoekers verwelkomen
2 personen
36
Informatie en plattegronden uitdelen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Dranken bijvullen
39
Tafels en looproutes controleren
40
Afvalbakken legen
41
Bezoekers uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

42
Kassa afsluiten
2 personen
43
Standhouders uitchecken
2 personen
44
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
45
Materialen inpakken
3 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Afval verzamelen
2 personen
49
Locatie afsluiten
2 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen
51
Overgebleven voorraad opbergen
52
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 50
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 4
Tafelvitrinesaantal 12
Postzegelalbumsaantal 20

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 80
Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Betaalterminal
Geldkistjesaantal 2
Vergrootlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Kantoor

Naambadgesaantal 50
Balpennenaantal 20
Plakbandrollenaantal 6
Scharenaantal 4
Klembordenaantal 4
Prijskaartstandaardsaantal 50

Decoratie

Evenementbanner
Tafelkledenaantal 24
Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de locatie en openingstijden voordat je standhouders uitnodigt. Vraag meteen hoeveel tafels beschikbaar zijn en of je toegangssleutels vooraf moet ophalen; zonder die informatie kun je geen betrouwbare standindeling maken.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht met naam, contactgegevens, tafelbehoefte en dieetwensen. Bevestig standhouders pas nadat hun standplaats is toegewezen en stuur de plattegrond en praktische bezoekersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf.
Maak de standindeling op schaal en houd looproutes vrij rond klaptafels, tafelvitrines en de ontvangsttafel. Druk minimaal één plattegrond voor de entree af en plaats route- en pijlborden op elk belangrijk kruispunt.
Test de betaalterminal en controleer geldkistjes en wisselgeld vóór het openen. Neem daarnaast een reserveoplossing voor betalingen mee; een lege terminalbatterij of ontbrekende stekkerdoos valt meestal pas op wanneer de eerste aankoop wordt afgerekend.
Plan minstens 60 minuten voor de opening in voor inspectie en opbouw. Zet koffieapparaten, waterkokers, bekers en glazen klaar, controleer verlengkabels en ledlampen en geef standhouders naambadges en een duidelijke plek voor hun materialen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik standhouders uitnodigen voor een postzegelmarkt?: Nodig standhouders bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf uit. Zo houd je nog 2 weken over om aanmeldingen te verwerken, plaatsen toe te wijzen en de definitieve informatie te versturen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een postzegelmarkt op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor de opbouw en controle, en 90 minuten als je veel tafels, vitrines of bewegwijzering moet plaatsen. Open de locatie eerst, inspecteer de ruimte en zet daarna pas de standplaatsen uit.
Wanneer maak je de standindeling van een postzegelmarkt?: Maak de eerste indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn en de tafels bij de locatie zijn bevestigd. Stuur de definitieve standplaats en plattegrond uiterlijk 3 dagen voor de markt naar alle standhouders.
Hoeveel wisselgeld heb je nodig op een postzegelmarkt?: Dat hangt af van de verwachte verkoop, maar zorg minimaal voor voldoende kleine biljetten en munten om de eerste 2 uur te kunnen wisselen. Controleer dit vóór vertrek en leg het wisselgeld apart in een geldkistje.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.