Organiser une marche aux timbres, étape par étape

Une marche aux timbres réussie repose d’abord sur un lieu confirmé et un plan précis des stands. Il faut ensuite gérer les inscriptions des exposants, informer les visiteurs et préparer l’accueil sans attendre la dernière semaine. Les détails qui posent le plus souvent problème sont les besoins alimentaires, les branchements, la monnaie et la circulation dans la salle. Voici l’ordre pratique pour tout mettre en place, du premier contact avec les exposants à l’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et l’ouverture
2
Inviter les exposants
3
Envoyer l’annonce aux visiteurs
4
Traiter les inscriptions
5
Confirmer les exposants
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Réserver des tables sur le lieu
8
Préparer le plan du stand
2 personnes
9
Attribuer les emplacements
10
Informer les exposants
11
Publier les informations aux visiteurs
12
Préparer les badges nominatifs
13
Imprimer la liste des exposants
14
Imprimer les plans
15
Créer les panneaux d’itinéraire et de stand
16
Préparer la monnaie
17
Tester le terminal de paiement
18
Vérifier les stocks
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Trier les matériaux
2 personnes
21
Installer les machines à café
2 personnes
22
Récupérer les clés d’accès

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Inspecter le lieu
2 personnes
25
Balisage des itinéraires de circulation
2 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Dresser les tables
3 personnes
29
Installer l’entrée et la signalétique
2 personnes
30
Installer la table d'inscription
2 personnes
31
Aménager le point café et boissons
2 personnes
32
Accueillir les exposants
3 personnes
33
Enregistrer les exposants
2 personnes
34
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
35
Accueillir les visiteurs
2 personnes
36
Distribuer les informations et les plans
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
39
Vérifier les tables et les parcours de circulation
40
Vider les poubelles
41
Accompagner les visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

42
Clôturer la caisse
2 personnes
43
Faire le check-out des exposants
2 personnes
44
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
45
Emballer le matériel
3 personnes
46
Faire la vaisselle
2 personnes
47
Nettoyer le lieu
3 personnes
48
Rassembler les déchets
2 personnes
49
Fermer le lieu
2 personnes
50
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
51
Ranger le stock restant
52
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 50
Table d’accueil
Tabouretsqté 4
Vitrines de tableqté 12
Albums de timbresqté 20

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Terminal de paiement
Caisses à monnaieqté 2
Lampes grossissantesqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Bureau

Badges nominatifsqté 50
Stylos à billeqté 20
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Presse-papiersqté 4
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 50

Décoration

Bannière de l'événement
Nappesqté 24
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer le lieu, ses horaires d’ouverture et l’accès aux clés. Prévoyez une vérification sur place avant l’arrivée des exposants pour repérer les contraintes de circulation et les prises disponibles.
Traitez les inscriptions en deux temps : recueillez les besoins des exposants, puis attribuez les emplacements une fois le plan des tables établi. Envoyez le plan définitif et les informations pratiques au moins 7 jours avant la marche.
Préparez l’accueil séparément de l’espace d’exposition : table d’accueil, badges nominatifs, liste imprimée des exposants et plans doivent être regroupés au même endroit. Cela évite de chercher les noms et les emplacements au moment de l’ouverture.
Testez le terminal de paiement et préparez les caisses à monnaie avant l’installation. Faites aussi l’inventaire des albums, vitrines, présentoirs et lampes grossissantes afin de ne pas découvrir un manque le jour même.
Organisez l’installation dans l’ordre suivant : balisage des itinéraires, tables et chaises, éclairage et rallonges, stands, puis boissons. Installez les machines à café et les bouilloires seulement après avoir sécurisé les multiprises et les zones de passage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marche aux timbres ?: Prévoyez au moins 4 semaines pour inviter les exposants, traiter les inscriptions et communiquer les informations aux visiteurs. Gardez les 7 derniers jours pour finaliser le plan des stands, les impressions et les besoins matériels.
Quand faut-il confirmer les exposants d’une marche aux timbres ?: Confirmez les exposants dès que les inscriptions sont vérifiées, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Envoyez ensuite leur emplacement, les horaires d’arrivée et les consignes pratiques au plus tard 7 jours avant.
Que faut-il prévoir pour le paiement lors d’une marche aux timbres ?: Prévoyez un terminal de paiement testé, au moins une caisse à monnaie et la monnaie nécessaire pour les premières ventes. Effectuez le test du terminal la veille et contrôlez les espèces ainsi que les rouleaux ou accessoires disponibles.
Quand installer les tables et les stands ?: Commencez l’installation dès l’ouverture du lieu, après avoir inspecté la salle et posé le balisage. Comptez généralement 2 à 3 heures pour disposer les tables, les chaises, les vitrines, l’éclairage, les plans et les panneaux avant l’arrivée du public.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.