Eine Briefmarkenbörse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Briefmarkenbörse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Termin und Saal fest, plane danach die Tischaufteilung und öffne die Anmeldung für Aussteller. Sobald die Zusagen vorliegen, folgen Sitzplätze, Namensschilder, Besucherinformationen und Werbung. In den letzten Tagen prüfst du Getränke, Kasse, Formulare und Beschilderung; am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan für Tische, Stühle und Registrierung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Saal reservieren
2
Messetermin festlegen
3
Saalaufteilung zeichnen
4
Ausstellerliste erstellen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Tischplätze zuweisen
2 Personen
10
Aussteller bestätigen
11
Besucherinformationen veröffentlichen
12
Werbung aufhängen
2 Personen
13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
14
Tischnummerierung erstellen
15
Beschilderung drucken
16
Anmeldeformulare ausdrucken
17
Bestand prüfen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Catering bereitstellen
2 Personen
21
Kasse vorbereiten
2 Personen
22
Material transportieren
3 Personen
23
Saal kontrollieren
2 Personen
24
Tische aufstellen
4 Personen
25
Stühle aufstellen
3 Personen
26
Tischdecken auflegen
3 Personen
27
Vitrinen aufstellen
3 Personen
28
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
29
Beschilderung anbringen
2 Personen
30
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
31
Beleuchtung anschließen
2 Personen
32
Technik prüfen

Event

33
Aussteller empfangen
3 Personen
34
Aussteller zu den Tischen weisen
2 Personen
35
Eingang besetzen
2 Personen
36
Besucher begrüßen
2 Personen
37
Programm verteilen
38
Kaffee servieren
2 Personen
39
Getränke nachfüllen
2 Personen
40
Snacks auffüllen
2 Personen
41
Rundgänge durch den Saal machen
2 Personen
42
Besucherfragen beantworten
2 Personen
43
Verlorene Gegenstände erfassen
44
Letzte Besucher informieren
2 Personen
45
Aussteller auschecken
2 Personen

Nachbereitung

46
Geld und Abrechnung abschließen
2 Personen
47
Vitrinen leeren
3 Personen
48
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
49
Materialien einladen
3 Personen
50
Abfall sammeln
3 Personen
51
Saal reinigen
3 Personen
52
Geschirr abwaschen
2 Personen
53
Veranstaltungsort abschließen
54
Materialien zurückgeben
2 Personen
55
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
56
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

AusstellungstischeAnz. 20
StühleAnz. 50
Registrierungstisch
VitrinenschränkeAnz. 4
TischdeckenAnz. 20

Ausstattung

KühlboxenAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
LupeAnz. 12
SchreibtischlampenAnz. 8
Geldkassette

Geschirr

KaffeebecherAnz. 60
TrinkgläserAnz. 60
KuchenplattenAnz. 50
TeelöffelAnz. 60
ServierzangenAnz. 4

Büro

NamensschilderAnz. 40
TischnummernkartenAnz. 20
AnmeldeformulareAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 150
StifteAnz. 12
PreisschilderAnz. 200
KlebebandAnz. 6
SchreibblöckeAnz. 6
UmschlägeAnz. 100

Dekoration

WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
BriefmarkenbilderAnz. 20

Küche

ThermoskannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 2

Reinigung

BesenAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Saal mindestens 8 bis 12 Wochen vorher und zeichne die Tischaufteilung maßstabgetreu ein. Plane neben den Ausstellungstischen auch Platz für Registrierung, Vitrinenschränke, Laufwege und Stromanschlüsse ein.
Öffne die Ausstelleranmeldung spätestens 6 Wochen vor dem Termin. Fordere dabei Essenswünsche und den gewünschten Tischbedarf ab und verschicke die endgültige Bestätigung mindestens 10 Tage vor der Börse.
Bereite Beschriftungen nicht erst am Vorabend vor: Erstelle Tischnummernkarten, Namensschilder, Preisschilder und Wegweiser mindestens 7 Tage vorher. Drucke zusätzlich etwa 10 Prozent Reserveformulare und Programmhefte.
Plane Getränke und Catering nach der Ausstellerzahl, nicht nur nach der erwarteten Besucherzahl. Für das erste Veranstaltungsstunde rechnest du mit etwa 2 bis 3 Getränken pro anwesender Person und kühlst die Getränke spätestens am Vorabend.
Teile den Aufbau in feste Zeitblöcke ein: Tische und Stühle zuerst, Registrierung danach, Beschilderung und Beleuchtung zum Schluss. Kontrolliere vor dem Einlass Kasse, Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und alle Ausstellerunterlagen mit einer Person zu zweit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Briefmarkenbörse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Saalreservierung und Termin. Die Ausstelleranmeldung sollte etwa 6 Wochen vor der Börse öffnen, damit du Tischplätze und Bestätigungen rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wie viele Tische braucht man für eine Briefmarkenbörse?: Das hängt von der Zahl der Aussteller und der Tischgröße ab. Plane pro Aussteller den vereinbarten Tischbedarf ein und ergänze mindestens 10 Prozent freie Fläche für Laufwege, Registrierung und unvorhergesehene Änderungen.
Was muss man am Tag vor der Briefmarkenbörse vorbereiten?: Kühle die Getränke, stelle Catering und Geschirr bereit und sortiere Namensschilder, Tischnummern und Anmeldeformulare. Prüfe außerdem Kasse, Beschilderung, Verlängerungskabel und den Transport; diese Kontrolle dauert bei einer mittelgroßen Börse meist 60 bis 90 Minuten.
Wann sollte die Ausstellerbestätigung verschickt werden?: Verschicke die verbindliche Bestätigung spätestens 10 Tage vor dem Termin. Nenne darin Tischplatz, Aufbauzeit, Zugang, Park- oder Transporthinweise sowie die Frist für Änderungen bei Ernährungswünschen.

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